7 načinov za povečanje produktivnosti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Vsem nam pogosto primanjkuje motivacije za dokončanje pomembne naloge. Pogosto sami namerno odlašamo z dokončanjem te ali one naloge preprosto zato, ker je ne želimo opraviti. Posledično se zmanjšata naša učinkovitost in produktivnost. Kako ravnati s tem, vam bomo povedali v tem članku.

Leta 1915 je Albert Einstein predstavil svojo briljantno in revolucionarno teorijo relativnosti. V treh letih pred tem se je v celoti posvetil ustvarjanju te teorije, ne da bi ga kaj drugega motilo.

Ne spodbujam vas, da porabite tri leta za ustvarjanje enega projekta, vendar je ta metoda osredotočanja res učinkovita.

To je bil majhen izlet v preteklost, zdaj pa se obrnimo na sodobno realnost: danes je težnja po »manjšem delu« postala precej priljubljena. Kot že ime pove, to področje zajema tehnike, ki jih je mogoče uporabiti za doseganje večjih rezultatov z manj truda.

Danes želim z vami deliti nekaj teh tehnik. Upamo, da vam bodo pomagali doseči najboljše rezultate v najkrajšem možnem času.

1. Paretov zakon ali načelo 20/80

Na splošno je to načelo oblikovano na naslednji način: 20% prizadevanj daje 80% rezultata, preostalih 80% prizadevanj pa le 20% rezultata. Zakon 20/80 se uporablja na skoraj vseh področjih življenja. Na primer, po tem zakonu 20 % kriminalcev stori 80 % kaznivih dejanj.

Poznavanje pravilne uporabe Paretovega zakona vam bo pomagalo ne le v vašem poklicnem življenju, ampak tudi v vsakdanjem življenju. To je priročen majhen trik, ki vam lahko pomaga napovedati izid. Na primer, če ste odhajajoča oseba, potem imate najverjetneje veliko prijateljev. Pomislite, kdo od teh ljudi vam bo priskočil na pomoč v težki situaciji. Verjetno jih bo malo, le nekaj okoli razvpitih 20%. To je vredno upoštevati in poskušati ohraniti stik s temi 20 %, namesto da bi izgubljali čas z virtualnimi prijatelji.

Kako deluje

Po Paretovem zakonu bi morali opraviti vsa nepomembna opravila, ko je vaša produktivnost nizka. Veliko ljudi se na primer takoj, ko zjutraj pride v službo, ne more takoj vključiti v delovni proces. Poklepetati morajo s kolegi, spiti skodelico kave ali narediti kaj drugega, kar jim bo pomagalo, da se razpoložijo za delo.

Le tako bodo lahko produktivno delali. Pomembno je dati prednost delovnim nalogam. Poskusite opraviti pomembne naloge v času dneva, ko je vaša uspešnost na visoki ravni.

2. Tri pomembne naloge

Mnogi ljudje ustvarijo seznam opravil, ki jim pomaga organizirati potek dela. Seveda smo se v 21. stoletju že oddaljili od pisanja prihajajočih afer na papir, za to imamo pametne telefone in računalnike.

Predlagam, da upoštevate eno preprosto pravilo: vsako jutro si namenite pet minut, da zapišete svoje tri najpomembnejše naloge dneva. Nato vse svoje napore usmerite v dokončanje tega kratkega seznama.

Je odlična alternativa tistim neskončno dolgim seznamom opravil, ki jih običajno radi pišemo. Koga se hecamo, saj jim niti teden dni ne bo dovolj, kaj šele en dan. Osredotočite se na te tri glavne naloge in če jih opravite pred časom, lahko začnete delati nekaj drugega.

Ta preprosta, a močna navada lahko dejansko poveča vašo produktivnost.

3. Delajte manj filozofije

Filozofija Naredi manj je v sodobnem življenju zelo priljubljena. Različni avtorji predlagajo različne pristope. Na primer, Mark Lesser je na podlagi zen budizma napisal Doseči več z manj.

Njegov manifest »naredi manj« se začne z zavračanjem trditve, da zmanjšanje delovne obremenitve dela zaposlene lene in negativno vpliva na njihovo produktivnost. Ko opravljamo manj nalog, lahko uživamo v svojih dosežkih.

Mark Lesser priporoča, da si med delovnim dnem vzamete nekaj minut za meditacijo. Tako si izenačite dihanje, prišli boste k sebi, razbremenili stres in se lahko bolje osredotočili na nalogo, ki jo imate.

Ne pozabite dati prednost. Najprej opravite pomembne naloge, nato pa nadaljujte s tistimi z nizko prioriteto. Ne preobremenjujte se z veliko nalogami: bolje je narediti manj, vendar kakovostno in z veseljem, kot več, vendar brez navdušenja.

4. Paradižnikova tehnika

Tehniko paradižnika je predlagal Francesco Cirillo. Tehnika se imenuje paradižnik, ker je njen avtor prvotno uporabil kuhinjski časovnik v obliki paradižnika za merjenje časa.

Tehnika temelji na principu 25-minutnega dela na določeni nalogi brez prekinitve, po tem pa si je nujno treba vzeti odmor.

Kako deluje

1. Poglejte svoj seznam opravil in z njega izberite naloge z najvišjo prioriteto.
2. Nato nastavite časovnik na 25 minut in začnite delati brez motenj, dokler ne zaslišite piska časovnika. Vsako 25-minutno časovno obdobje se imenuje "paradižnik".
3. Nato si vzemite pet minut odmora in ponovno vklopite časovnik.
4. Po štirih "paradižnikih" (torej vsaki dve uri) si vzemite daljši odmor 15-20 minut.
5. Če vaša naloga traja več kot pet "paradižnikov", jo lahko razdelite na več delov.

Ta tehnika vam pomaga pri nalogah višje prioritete, izboljša osredotočenost in vam pomaga pri boljši koncentraciji.

5. Mit o večopravilnosti

Večopravilnost nas sploh ne naredi bolj produktivne, je mit. Pravzaprav, ko se osredotočimo na več nalog hkrati, to negativno vpliva na našo produktivnost in koncentracijo.

Ne glede na to, kako dobro se boste navadili večopravilnosti, bo vaša produktivnost veliko manjša, kot če bi se od začetka do konca odločili osredotočiti na eno samo nalogo.

David Meyer, profesor na Univerzi v Michiganu

Učinkovito opravljanje več nalog hkrati je možno le v nekaterih posebnih primerih. Recimo, ko nekaj naredite samodejno, na primer istočasno hodite in govorite. Hoja je samodejna dejavnost in ne zahteva, da se osredotočite nanjo. Dobro znana prispodoba to dobro ponazarja:

Nekoč je mravlja na gozdni poti srečala stonogo, ki je veselo in spokojno tekla proti njemu. Mravlja je vprašala stonogo: »Kako tako spretno premikaš vseh svojih 40 nog? Kako se ti uspe tako enostavno in hitro premikati? Stonoga je za trenutek razmišljala in … se ni mogla več pomakniti!

Če želite naloge opravljati bolj produktivno, se je bolje osredotočiti na eno nalogo, jo dokončati od začetka do konca in šele nato preiti na druge.

6. Informativna prehrana

Dandanes je preobremenitev možganov z informacijami tako enostavno kot vročinski udar v puščavi Sahara. In celo simptomi so podobni: motnje spanja, raztresena pozornost in zapoznela reakcija. Naši možgani so preobremenjeni z informacijskim hrupom. V sodobnem svetu ljudje nenehno iščemo novice, čeprav nas že povsod obkrožajo.

V tem primeru Timothy Ferris, avtor knjige Kako delati štiri ure na teden in hkrati ne bivati v pisarni »od klica do klica«, živeti kjer koli in se obogateti, ljudem svetuje, naj gredo na informacijska dieta. Mislite, da so vam vsa elektronska pošta, blogi, časopisi in revije, ki jih berete, res pomembni? Ali res morate preživeti toliko časa na družbenih omrežjih in televiziji?

Poskusite vsaj za en teden dobiti čim manj za vas popolnoma nepotrebnih informacij in poglejte, kako to vpliva na vašo produktivnost.

7. Živite po urniku

Vprašajte katero koli uspešno osebo, ko se zbudi, in najverjetneje boste slišali, da ta oseba vstane zgodaj. Precej preprosto je: zjutraj ni veliko motenj, zato se lahko osredotočimo na svoje prioritete.

Ne pozabite, da je čas za počitek in čas za delo. Narišite jasne meje med enim in drugim. Začnite tako, da prenehate poslovati takoj, ko začutite, da morate počivati.

Bolje je živeti z načrtom kot brez njega

Parkinsonov zakon pravi, da "delo zapolni čas, ki mu je namenjen." To pomeni, da če se na primer odločite, da boste poročilo napisali v enem tednu, ga boste pisali ves teden. Parkinsonov zakon velja predvsem za stvari, ki nam niso všeč in jih ne želimo početi. Mnogi od nas so nagnjeni k temu, da primere čim bolj raztegnejo. Če pa vsako nalogo postavite v togo škatlo, vam bo to omogočilo veliko bolj učinkovito obravnavo primerov. Ko imaš roke, se trudiš, da vse opraviš pravočasno, zato je to odlična motivacija.