David Allen: Kako spraviti svoje življenje v red

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

David govori o pretoku informacij okoli nas in o tem, kako se soočiti z informacijskimi preobremenitvami, če res obstajajo.

Stavim, David, da se večina ljudi, ki berejo ta članek, zdaj počutijo zataknjene v poslu – pošta, besedilna sporočila, telefonski klici – 24 ur na dan. Ali je stres danes prevzel druge oblike?

Ljudje se zdaj počutijo preobremenjene, ker ne doživljajo pravega stresa, ki so ga naši predniki doživeli v dokaj dolgem obdobju zgodovine. Glavni cilj je bil preživeti. In kar je zanimivo, ravno taka krizna situacija je povzročila, da se je človek obnašal bolj umirjeno: hitro zbira in obdeluje informacije, hitro sprejema odločitve in posluša svojo intuicijo. Osredotočili so se le na eno stvar – preživeti za vsako ceno!

Ko pa si prikrajšan za to krizo, te svet okoli tebe začne preplavljati z malenkostmi, si v središču poplave: davki so se povečali, mraz je mučil, tiskalnik žveči papir … In vse te smeti iz naših elektronskih naprav 24 ur na dan, 7 dni v tednu!

Da bi se spopadli s tem tokom, moramo ponovno pridobiti sposobnost hitrega sprejemanja odločitev in dodeljevanja omejenih sredstev. Na splošno se od antičnih časov ni nič spremenilo. Razlika je le v tem, koliko odločitev morajo ljudje zdaj sprejeti.

Če se ne morete osredotočiti na nekaj, se morate naučiti razločevati, kaj vam je zdaj pomembno v vašem svetu. Kako damo prednost vsem smeti, ki nas obdajajo? Potrebujete miselne zemljevide, ki vas vodijo. Obstajati bi moral zemljevid, ki vam pove, kaj bi morali početi v naslednjih treh letih in kaj v naslednjih treh minutah. In to so različne karte. V bistvu lahko tudi vaš koledar odlično opravi delo. Glavna stvar je, da odgovori na vprašanje: na kaj naj bom zdaj pozoren?

Katera orodja uporabljate za večjo produktivnost?

Uporabljam Lotus Notes, ker ga uporabljamo kot podjetniško aplikacijo. Moj prijatelj Eric Mack je razvil razširitev, ki mi omogoča priročno uporabo svojega koledarja, pošte in seznama opravil tukaj. Vse to je sinhronizirano z mojim BlackBerryjem, ker te funkcije še nismo konfigurirali za iPhone, vendar poskušamo ta nesporazum čim prej odpraviti.

Uporabljam TheBrain in MindManager. Razlikujejo se po funkcionalnosti in služijo za reševanje bistveno različnih težav.

Kaj drugega? Imam tudi majhen zvezek. Ideje se včasih ujamejo na najbolj nepričakovanih mestih in jih morate nujno zapisati. Zato ostaja papir v mojem življenju kot najlažji način, da kaj hitro popravim.

Še naprej pa iščem nova orodja, ki mi bodo pomagala upravljati svoj čas in možganske vire. Moj iPad se je na primer začel postopoma spreminjati iz igrače v precej funkcionalen pripomoček. Je pa še vedno zelo okorna, všeč mi je le ena aplikacija od Adobeja, v kateri lahko rišeš najpreprostejše oblike. Z njim se lahko igrate, vendar še ne more nadomestiti navadne table. Tako da sem glede tega daleč od visoke tehnologije. Uporabljam tudi Microsoft Office. Delam na Macu, vendar imam Parallels.

Kaj pa pravi, neelektronski instrumenti?

Oh, imam pravo košaro, kamor dam vse svoje zapiske. To je moj rešitelj, to je košarica z imenom "Nočem razmišljati o vsem tem zdaj." Glavna stvar je, da se ne pozabite vrniti v to košaro, dokler tam ni vse plesnivo. In čeprav samo 80% svojih zapiskov vržem ven, mi to zelo dobro osvobodi glavo: vrgel sem jo v košaro in pozabil, nato sem se vrnil in se odločil, ali je to potrebno ali ne.

Vsekakor bi bilo lepo vse to narediti elektronsko. Vendar obstaja težava, ki jo je mogoče opisati takole: izven oči - iz glave! Fizična prava košara se vam nenehno postavlja pred očmi in zlahka pozabite na elektronsko smeti. Poznam veliko ljudi, ki so seznanjeni z visoko tehnologijo, pa se vendarle vračajo na papir, saj je to veliko bolj očitno. Imeti morate močno voljo in samodisciplino, da se vrnete k temu, kar leži nekje v računalniku.

Zdaj se veliko govori o tem, da smo podvrženi preobremenitvi z informacijami. Kaj lahko rečete o tem?

Kaj je informacijska preobremenitev? Če je res, bi lahko stopil v knjižnico in padel mrtev. Ali pa pojdite na internet in eksplodirajte in se razpršite na majhne koščke.

Pravzaprav je prostor, ki je najbolj nasičen z informacijami, hkrati tudi najbolj sproščujoč – to je narava. Toliko različnih slik, zvokov in vonjev nas obdaja. Mimogrede, ste že slišali za senzorično pomanjkanje? Lahko se kar zmešaš, če vsega tega dolgo ne čutiš.

Tukaj je poanta drugačna. V naravi je veliko stvari, ki nosijo informacije, a le nekatere izmed njih so za nas resnično pomembne, na primer: živali, jagode ali koprive. Težava elektronske pošte ni v tem, da vsebuje veliko informacij, ampak v tem, da moramo na podlagi teh informacij ukrepati ali sprejeti kakšno odločitev. In ko prejmete pismo, ne glede na to, od koga: od bratranca ali od šefa, se, preden ga odprete, pripravljate na dejstvo, da bodo od vas potrebna dejanja. Že brskate po možnostih, kaj lahko vsebuje to pismo: "to je lahko pomembno, zelo pomembno, zaradi tega bom spremenil svoje načrte …" Zdaj te misli pomnožite s številom pisem, ki jih prejmete na dan.

Poleg tega so razpršene misli in nezmožnost koncentracije dejavnik stresa in močna zavora za uspešnost. V službi razmišljaš o gospodinjskih opravilih, doma pa o službi. Ste povsod in niste nikjer. In ves dan vas spremlja dolgočasen občutek tesnobe.

Spet se ni nič kaj dosti spremenilo, razen pogostosti, s katero se to dogaja. V 72 urah lahko z vami prejmemo toliko informacij, ki bodo spremenile naš fokus in prioritete, ki jih naši starši niso prejeli v enem mesecu. Leta 1912 je nekdo o telefonu govoril na enak način, kot pravijo o elektronski pošti: »o, to bo uničilo kakovost življenja«, »pogovori bodo postali površni in nepomembni«, »vsem bo le motil«! Zveni znano, kajne?

In leta 1983 je človek z majhnim dnevnikom v žepu veljal za geek produktivnosti.

Naša revija je objavila številne članke o možnem vplivu tehnologije na človeško znanje in sposobnost mišljenja. Na primer: "Ali nas Google dela neumne?" Kako se po vašem mnenju spreminjata človeška modrost in sposobnost razmišljanja na bolje ali na slabše?

No, verjetno ste imeli v otroštvu enciklopedije. In celo berete jih v upanju, da boste izvedeli več o svetu. Kaj se je spremenilo, razen tega, da je postal dostop do znanja ogromnokrat lažji? Živimo v odličnem času, zdi se mi čudovito, da lahko tako zlahka komuniciramo, medtem ko smo na različnih koncih sveta.

Samo pomislite na uspeh, ki bi ga človek lahko dosegel s procesorjem v glavi! Seveda pod pogojem, da bo edini. Toda če ostanete zadnja oseba na Zemlji, sploh ne boste več potrebovali načrtovalcev ali GTD.

Prosim, odgovorite na glavno vprašanje, kaj je najpomembnejše, da si človek zapomni, da lahko čuti popoln nadzor nad svojim življenjem?

Vse bi bilo treba naložiti iz vaših možganov na zunanje medije. Ne vem, kaj bi lahko bilo lažje! Zabeležite, kaj je pomembno (tudi potencialno), razjasnite, kaj vam te stvari pomenijo, in shranite rezultate, da se lahko vedno vrnete korak nazaj in stvari pogledate širše.

V bistvu je vse povezano z eno stvar: prenehajte uporabljati svoje možgane kot prostor za zbiranje in organiziranje vseh informacij, ki vas zanimajo. Če poskušate vse to obdržati v glavi, boste tam kmalu našli živi pesek, v katerega bo vse v trenutku potonilo. Sanjam o veličastni prihodnosti, ko bomo lahko popolnoma osvobodili glavo smeti in svoj um posvetili izključno modrim mislim.