Kako spraviti stvari v red in slediti vsem: popoln vodnik po sistemu GTD

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Od teorije do predloge za pomoč pri načrtovanju katerega koli projekta.

Zakaj je GTD dober?

Težava storitev produktivnosti je v tem, da se vsak postavlja kot prostor, kjer lahko rešuje vse težave, shranjuje informacije, komunicira. Večina storitev zahteva, da jim določite prednost in ukrepate.

Toda le redki se lahko osredotočijo na opravljanje pomembnih nalog in niso pozorni na vse vrste malenkosti: nujna opravila, prošnje kolegov, prijateljev ali znancev. Ko je nalog veliko, jih je težko opraviti. Zato morate v praksi uporabljati več storitev za vodenje zadev. Ko je treba opraviti veliko stvari, se začnemo zamenjevati v teh storitvah in seznamih in jih sčasoma prenehamo uporabljati.

Metodologija Getting Things Done (GTD) zagotavlja univerzalni načrt za izgradnjo enotnega sistema, v katerem lahko rešite kateri koli problem. Lahko se boste sprostili in brez skrbi, saj boste prepričani, da ne boste ničesar pozabili. Sistem bo ob pravem času opozoril, kaj je treba storiti in na kaj se osredotočiti.

Zakaj torej toliko ljudi dela neproduktivno?

Ljudje začnejo delati neproduktivno, ko je veliko projektov, primerov in nalog. Težko držijo vse to v glavi, kaj šele dajo prednost. Zato se bodisi nič ne naredi, bodisi se naredi tisto, kar je najlažje, pomembne zadeve pa se odložijo na pozneje. Pojavi se še en problem: ko je bilo treba včeraj rešiti nujne naloge.

Poleg tega se oseba začne hitreje utrujati, postane razdražljiva. Nenehno teče kot veverica v kolesu rutine, res pomembni, denarni in strateški projekti pa ostajajo ob strani.

Sistem Getting Things Done, ki ga je David Allen opisal v knjigi, ki je izšla leta 2001 in je postala svetovna uspešnica, bo pomagal pri soočanju s to situacijo.

Povejte mi o osnovnih konceptih GTD, ki jih morate poznati

Rutina - to so tista dejanja, misli in skrbi, ki motijo, odvračajo in zapravljajo energijo. Dokler rutina ni prevedena v opravila, je ni mogoče nadzorovati. Večkratno razmišljanje o istih problemih je neučinkovita uporaba ustvarjalne energije, ki ustvarja frustracije in stres.

Cilj GTD je osvoboditi glavo rutine in odstraniti notranji stres.

Človeški operativni spomin- območje možganov, kjer se nahaja kratkoročni spomin. Tu običajno postavimo trenutne nedokončane posle, dane obljube drugim ljudem in druge misli, ki nas motijo. Na žalost obstaja omejitev količine rutine, ki jo lahko shranite, da vaši možgani pravilno delujejo. Če je vaš RAM poln, vas zmotijo majhne naloge in pozabite na svoje cilje, kar vodi v stres.

Orodja za zbiranje informacij- kam grejo informacije in kam zabeležite, kaj je treba narediti. Na primer:

• organizatorji;
• zvezki;
• E-naslov;
• koledar;
• diktafon.

Košarica "Prejeto"- en sam repozitorij za rutino, ki jo spremenite v naloge in naloge. Eno najpomembnejših pravil za delo s svojo mapo Prejeto je, da jo redno čistite.

Preprosta dejanja - dejanja v enem koraku, ki trajajo manj kot dve minuti. V praksi je za takšne zadeve bolj priročno nameniti pet minut.

Projekt - naloga, ki zahteva več kot en korak za dokončanje. O projektu je treba pustiti opomnik in opisati prve korake za njegovo izvedbo. Posledično se projekt spremeni v preprosto dejanje, ki ga lahko dokončate v naslednjih petih minutah in dobite končni rezultat.

Projekt mora vsebovati povezavo do kartice ali datoteke, ki opisuje podrobnosti: odgovorna oseba, roki, kategorija (npr. »Marketing«, »Legal«, »Razvoj«), povezave do manjših kartic z nalogami. To strukturo je priročno organizirati v Trellu.

Seznam konteksta - seznam nalog, ki jih je priročno izvajati pod določenimi pogoji. Na primer, na kontekstnem seznamu »Nakupi« bo seznam stvari in izdelkov, ki jih je treba kupiti v trgovini. Seznam klicev lahko vsebuje seznam klicev, ki jih lahko opravite, ko ste prosti.

Priročno je narediti posamezne kontekstualne sezname za ljudi, s katerimi delate in komunicirate. Ko se srečate z določeno osebo, lahko hitro odprete seznam in rešite potrebne težave.

Kako uporabljam koledar?

V koledar je treba vpisati naslednje:

• dejanja, ki jih je treba izvesti ob določenem času (sestanki, poslovni sestanki, seminarji);
• akcije, ki jih je treba izvesti na določen dan (zaključiti projekt do določenega datuma, sodelovati na konferenci);
• informacije o določenih datumih (obletnice, rojstni dnevi, prazniki).

Za spremljanje vseh teh stvari uporabljam Google Koledar. Ta storitev je priročna, ker:

• dostopen tako iz telefona kot iz računalnika;
• na enem zaslonu je mogoče hkrati prikazati več koledarjev;
• na pametnem telefonu so opomniki.

Če ste nekaj dodali na koledar, to storite ali prestavite na drug datum. Koledarja vam ni treba obremenjevati s seznamom opravil, ki se redno prestavlja iz dneva v dan. Za takšne sezname obstajajo ločene rešitve.

Če morate ob določenem času redno klicati stranke, dobavitelje ali izvajalce, je za to bolje uporabiti CRM sistem.

Katere sezname bi morali ustvariti?

Seznami prednostnih ukrepov

Sestavljanje tedenskega poročila, pregled spletne strani konkurenta, čiščenje nabiralnika v poštnem nabiralniku, izdelava tehnične naloge za oblikovalce - vsa ta dejanja trajajo več kot dve minuti, vendar jih ni mogoče prenesti na nikogar. Takšne stvari uvrščamo na sezname prednostnih akcij in jih izvajamo čez dan.

Pravila za delo s takšnimi seznami:

• Seznamov ne bi smelo biti veliko, dovolj sta dva ali trije. Na primer osebno, službeno, družinsko. Če imate opravilo s seznama za določen dan, nastavite opomnik v koledarju.
• Naloge na tem seznamu je priročno označiti glede na kontekst: »Na poti«, »Za računalnikom«, »Preberite«, »Kupite«, »Obljube«. Opravila imajo lahko eno ali več oznak. Naloga »Sprehodi psa« bi se na primer nanašala na projekt »Osebni« in oznako »Obljube«.
• Preden na seznam dodate opravilo, razmislite, ali ga sploh morate opraviti. Če je odgovor pritrdilen, se odločite, ali morate osebno dokončati primer. Konec koncev lahko podrejenemu pošljete glasovno sporočilo in ga pooblastite. Naloge, ki ste jih dodelili, bodo označene z "Dodeljeno". Vseboval bo primere iz delovnega in osebnega seznama.
• Redno pregledujte sezname. Naredite to, ko imate prosto minuto. Premaknite navzgor naloge, ki jih je treba najprej opraviti.
• Očistite sezname opravil vsaj enkrat na mesec.

Seznam "Nekega dne"

Ta seznam bo vključeval stvari, ki ne zahtevajo aktivnega delovanja. Lahko je:

• knjige, plošče, video treningi, ki jih želite kupiti;
• uporabne veščine, ki jih želite obvladati;
• kraji, ki jih želite obiskati;
• stvari, ki jih želite kupiti.

Občasno morate pregledovati ta seznam, si zapisovati in jih spremeniti v cilje, na katerih se bo izvajalo delo.

Kako shranjujete referenčne informacije, ki vam bodo koristile v prihodnosti?

Te informacije ne zahtevajo nobenega ukrepanja. Glavna merila za shranjevanje teh informacij:

• Priročno iskanje po naslovih, oznakah, kratkih opisih.
• Enostavnost postavljanja informacij v skladišče.
• Intuitivna struktura shranjevanja informacij. Ko pridejo novi podatki, morate hitro izbrati kategorijo in podkategorijo, kamor jih želite postaviti.
• Razpoložljivost shrambe iz katere koli naprave.

Ali obstajajo obvezni rituali GTD?

Ja, več jih je.

Zbiranje vseh informacij v košarici »Prejeto«

Obstaja veliko orodij za zbiranje informacij. A vse to bi se moralo zliti na eno mesto, s katerim boste še naprej sodelovali.

Praznjenje koša Prejeto

Enkrat ali dvakrat na teden boste morali pregledati seznam Prejeto in razvrstiti zbrane po mapah ali bližnjicah. Ta ritual naj postane navada, ki se oblikuje iz razumljivega algoritma dejanj in njihovega sistematičnega ponavljanja.

Imeti morate preprost načrt po korakih, kako tedensko čistite svoj sistem opravil. Ustvarite koledar, v katerem boste označili dneve, ko so bili primeri obravnavani. Dodelite si nagrado, če na primer v 30 dneh vsaj 20 izpraznite mapo Prejeto in prečrtate dneve na koledarju.

Revizija seznama prednostnih akcij in seznama "Nekega dne", določanje prioritet

Pri pregledovanju seznamov je pomembno, da pravilno določite prioritete in ste realni glede svojih prednosti. To je potrebno, da se ne preobremenjujete z obsežnimi nalogami in ne trpite zaradi spoznanja svoje neučinkovitosti.

Uničenje nepotrebnih košar

Pogosto se med komunikacijo s sodelavci in partnerji pojavijo novi poštni predali, dokumenti in seznami.

Vaša naloga je, da čim bolj avtomatizirate vse, da se podatki stekajo v mapo Prejeto.

Lahko je poštni nabiralnik ali elektronski planer. Za avtomatizacijo in preusmeritev informacij sta primerni storitvi IFTTT in Zapier. Koš za zbiranje informacij bi moralo biti manj.

Kako delati s košarico Prejeto in razvrščati nabrane primere?

Najprej izvlecite nalogo, primer ali podatke iz mape »Prejeto« in odgovorite na vprašanje: »Kaj je to? Ali res moraš nekaj narediti?"

Če vam ni treba storiti ničesar, imate dve možnosti. Če so smeti, ki niso več uporabne, jih zavržete. Če so koristne informacije, jih dajte v arhiv. Strukturiran mora biti po kategorijah in oznakah, tako da je enostavno najti tisto, kar iščete.

Če morate nekaj narediti z informacijami, so na voljo tri možnosti:

1. Izpolnite zahtevano. Če je dejanje pomembno in ne bo trajalo več kot 2-5 minut.

2. Delegirati nekomu. Če dejanje traja več kot dve minuti, razmislite, ali ga lahko prenesete na nekoga.

Ko delegirate nekomu, je treba napisati naslednje:

• končni rezultat;
• načrt dela (pot do cilja);
• rok za dokončanje naloge;
• datum kontrole in rezultat, ki mora biti zanjo pripravljen (vmesni ali končni).

3. Odložite za prihodnost. Pri tem navedite:

• želeni rezultat;
• najbližji naslednji ukrep, ki ga je treba izvesti. Ne pozabite: nemogoče je dokončati projekt kot celoto, lahko naredite le določene preproste korake, ki vas bodo približali končnemu rezultatu;
• rok. Če ni natančnega časovnega okvira, dodajte dejanje na seznam »Nekega dne«.

Lahko pošljete sporočila sebi, da jih prejmete na določen dan. Za to sta primerni tako »Google Koledar« z opomnikom na pravi dan kot poštna aplikacija Boomerang, ki vam bo ob določenem času poslala e-pošto.

Kako načrtovati svoje delo?

Vse delo lahko razdelimo na tri korake:

1. Izvedba načrtovanega vnaprej. Lahko so strateško pomembne stvari, ki vas približajo vašemu cilju, ali rutina, ki jo je treba le opraviti.
2. Opravljanje dela, kot se nepričakovano zdi. Takrat čez dan prispejo naloge kolegov, menedžerjev, pisma strank.
3. Načrtovanje nadaljnjega dela: priprava in revizija seznamov, določanje prioritet. Ta točka ne bi smela trajati predolgo, da bi načrtovali zaradi načrtovanja.

Praksa načrtovanja primerov in nalog (memo book) je opisana v knjigi Davida Allena.

David Allen, svetovalec za osebno uspešnost in upravljanje časa, avtor metodologije produktivnosti GTD

Za spominsko knjigo potrebujete 43 map: 31 označenih s številkami od 1 do 31, še 12 z imenom mesecev. Dnevne mape so na voljo od jutri naprej. Za mapo s številko 31 je mapa za naslednji mesec, za njo pa mape s preostalimi meseci.

Vsebina mape za naslednji dan se dnevno prenaša v koš, nato pa se mapa postavi za zadnjo od dnevnih map (kot da bi bila prenesena v naslednji mesec). Ko sprostite mapo 31 za tekoči mesec, bo za njo mapa z imenom novega meseca, ki ji sledijo mape z dnevi novega meseca. Prav tako se mapa s trenutnim mesecem, ko je potekel, prenese v naslednje leto.

V določeni mapi morate shraniti dokumente, ki zahtevajo določena dejanja (obrazec, ki ga je treba izpolniti, pismo za pošiljanje).

Da bi sistem deloval, ga je treba dnevno posodabljati. Če pozabite posodobiti mapo jutrišnjega dne, ne morete zaupati sistemu. Zamujene bodo pomembne informacije, ki jih bo treba obravnavati na druge načine.

Če odhajate za več dni, morate pred odhodom preveriti mape za dneve, v katerih boste odsotni.

Kako ga organizirati v praksi ob upoštevanju sodobnih sistemov načrtovanja:

1. Namesto nepozabne knjige uporabite organizator s seznami opravil za vsak dan in vanj vnesite opravila za trenutni dan. Sestanke in časovno vezane zadeve je treba najprej zabeležiti in nastaviti opomnike tako, da jih sistem vnaprej obvesti.
2. Ustvarite datoteko s seznamom opravil za en mesec. To je seznam, kaj želite narediti v tem času. Zadeve ji dodajaš ves mesec. Pregled nalog je treba opraviti enkrat na teden. Ko načrtujete svoje najpomembnejše naloge, razporedite teden za tednom, da boste razumeli svoje prioritete. Izvajali jih boste v prvi vrsti, sicer bo ves čas namenjen majhnim in nujnim zadevam.
3. Ustvarite datoteko z načrti za leto. Pregledati ga je treba enkrat mesečno. Primeri iz te datoteke se prenesejo v mesečne načrte.
4. Naredite načrte za leto na podlagi dolgoročnih ciljev za 3-5 let. Te stvari je bolje predpisati bodisi ob koncu leta, bodisi med dopustom, ko glava ni obremenjena z vsakodnevnimi opravili.

Te štiri točke David Allen imenuje sistem naravnega načrtovanja. Ta sistem vam omogoča, da se premaknete do ciljev, ki so za vas pomembni, in ne izgubljate časa za rutino.

Ali obstaja načrt za vse, ki ga je mogoče uporabiti za načrtovanje katerega koli projekta?

Oh seveda. David Allen ga imenuje model naravnega načrtovanja. Sestavljen je iz več korakov.

Korak 1. Cilj in slika idealnega rezultata

Določite cilj ali idealen končni rezultat, predstavljajte si, da ste ga dosegli.

Opišite ga z vsemi kriteriji za uspeh (denar, ljudje, priznanje). Bolj podrobno kot opišete končni rezultat, močnejša bo motivacija, še posebej v trenutkih, ko morate izvesti določena dejanja, a za to ni časa.

2. korak. Načela

Opišite načela, ki jih boste upoštevali, ko boste dosegli svoj cilj. Na primer: "Ljudem bom dal popolno svobodo delovanja, če bodo … (ostali znotraj proračuna, dokončali projekt pred določenim rokom)." Vprašajte se: »Katera dejanja lahko ovirajo moje dejavnosti? Kako jih lahko preprečim?"

Načela so jasna in zagotavljajo zanesljivo vodilo za vodenje dejavnosti.

Korak 3. Brainstorming

Razmislite, medtem ko si zapisujete vse različne ideje, ki vam pridejo na misel.

Ključna načela brainstorminga:

• ne obsojaj;
• ne spori;
• ne ocenjevati;
• ne kritiziraj;
• razmišljajte o količini, ne o kakovosti;
• stranska analiza in organizacija.

4. korak. Načrt projekta v obliki seznama

Organizirajte svoje rezultate razmišljanja v seznam opravil. Začnite načrtovati na koncu in se vrnite nazaj. Tako boste lažje načrtovali in identificirali prvi korak k vašemu cilju. Primer načrtovanja od konca:

Namen (idealen rezultat): Govorim špansko in razumem ljudi.

Zakaj je to: Želim komunicirati brez sodelovanja prevajalcev med poslovnimi pogajanji s španskimi partnerji in svobodno komunicirati z drugimi med počitnicami v Španiji.

Koraki do cilja:

• En korak do cilja: našel sem maternega govorca španskega jezika in se dvakrat na teden pogovarjal z njim.
• En korak pred: opravil sem izpit iz znanja jezika B1.
• En korak pred: opravil sem preizkus znanja A1.
• Še en korak pred tem: osemkrat na mesec sem obiskoval tečaj španščine in opravil vso domačo nalogo.
• Korak pred tem: vpisal sem se na tečaj španščine in plačal en mesec študija.
• En korak prej: zbrala sem informacije o tečajih španščine in naredila primerjalno tabelo.
• Prvi korak: Na koledarju sem načrtoval čas, ko zbiram informacije o tečajih španščine.

Ko ekipa dela na eni nalogi in mora celoten načrt organizirati na enem mestu, je priročno uporabiti Ganttov grafikon. Prvi stolpec v njej so etape na poti do cilja, drugi stolpec so odgovorni. Nadalje bodo stolpci s časovnim obdobjem. Celice bodo vsebovale status določene faze, na primer "Načrtovano", "V teku", "Končano", "Preloženo".

GTD in sistem naravnega načrtovanja se lahko zdita zastrašujoča. Ko pa ga prilagodite sebi in ga začnete redno uporabljati, boste začutili, da je vse veliko lažje, kot se zdi na prvi pogled.