Kako poslati zaposlene na službena potovanja brez papirja: osebne izkušnje

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Povemo vam o glavnih težavah pri poslovnih potovanjih in razložimo, kako jih lahko rešite.

Problem # 1. Počasen sistem odobritve

Vsako potovanje je kup dopisovanja, v katerem nastopam kot posrednik. Pošiljanje sporočil zahteva veliko časa, poleg tega obstaja možnost, da se zmedete in naredite napake, še posebej, če leti več ljudi.

Enkrat sem narobe razumel zaposlenega in se dogovoril za vozovnico za napačen let. Bilo je nepovratno, zato je moralo podjetje porabiti denar za drugo vozovnico s pravilnim datumom in izgubiti približno 10 tisoč rubljev.

Kako rešiti težavo

Kratek: avtomatizirati proces.

Storitve za spletno rezervacijo potovanj se spopadajo s to nalogo - preizkusil sem jo. Uporablja se lahko za načrtovanje poslovnih potovanj, nakup letalskih in železniških vozovnic ter rezervacijo hotelov. Za povezavo in uporabo storitve vam ni treba plačati.

Storitev lahko uporabljajo ne samo vodja in vodja pisarne, temveč tudi vsi zaposleni v podjetju. Število uporabnikov ni omejeno, zato sem podatke vseh fantov, ki hodijo na službena potovanja, takoj naložil na Lifehackerjev profil na OneTwoTrip for Business. Dodate ga lahko ročno ali iz datotek XLS in CSV. Če želite to narediti, je v razdelku »Zaposleni« gumb »Uvozi«.

Ko dodate uporabnika, lahko takoj vnesete podatke ruskega in tujih potnih listov, da jih ne bi vsakič znova izpolnjevali.

Za vsakega zaposlenega lahko nastavite omejitev potovanja in omejite pravice dostopa. Na primer, nastavite omejitev za eno naročilo in izberite hotel do treh zvezdic. Ko zaposleni odide, je njegov profil blokiran. V svoj osebni račun ne bo mogel vstopiti, ostala pa bo celotna zgodovina in poročanje o njem.

To mi je močno poenostavilo delo: zaposleni se lahko s svojim geslom prijavi v svoj osebni račun, izbere želeni let in hotel ter jih rezervira brez plačila. Če se želite dogovoriti o vstopnicah, vam Telegramu ni treba pošiljati posnetkov zaslona: direktor kot skrbnik vidi rezervacije in naročila vseh zaposlenih v razdelku »Naročila«.

Problem # 2. Visoki stroški

Potovanja poskušamo načrtovati vnaprej, da bi lahko kupili karte ceneje. Res je, to se vedno ne izide.

Kako rešiti težavo

Kratek: prihranite pri vstopnicah in hotelih z nakupom prek spletne storitve potovanja.

OneTwoTrip for Business zagotavlja, da so letalske karte enake ali cenejše kot za posameznike.

Prihranki so doseženi z visokim prometom in neposrednim sklepanjem pogodb z letalskimi prevozniki in hoteli.

Stran ponuja približno 2 milijona možnosti namestitve za različne proračune: hoteli, apartmaji, hostli. Več kot 1000 najbolj priljubljenih ima svoje odnose z OneTwoTrip for Business. Če predmet, ki ga naročnik potrebuje, ni v sistemu, lahko storitev na zahtevo z njim sklene pogodbo.

Če so načrti potrjeni in potovanje odobreno, lahko vstopnice kupite v dveh klikih. Če ne, samo prekličite rezervacijo. Vse kartice zvestobe letalske družbe so veljavne, tako da lahko še naprej nabirate milje. Storitev organizira promocije z bankami: na primer lahko vrne vračilo denarja z bonusi za nakupe s poslovno kartico.

Problem # 3. Dolgo izdajanje vozovnic in zaračunavanje

Ko so karte in hotel dogovorjeni z upraviteljem, se obrnem na letalsko družbo in hotel, da dobim račun za plačilo. Vsaka organizacija ima svoja plačilna pravila za pravne osebe: nekje morate pisati na e-pošto, nekje morate izpolniti Excelovo datoteko s podatki o podjetju, nekje - obrazec na spletnem mestu. Zgodilo se je, da sem moral večkrat klicati na telefonsko številko, da bi dobil dokumente. To vzame veliko časa, izdaja vstopnic pa včasih traja več dni. Nekatera podjetja pravnim osebam sploh ne izdajajo računov. V takih primerih se morate odpovedati nakupu in poiskati drug let ali hotel.

Kako rešiti težavo

Kratek:plačati vozovnice in hotel z enim računom na spletni strani službe za organizacijo službenih potovanj.

Na OneTwoTrip for Business lahko jaz in drugi zaposleni, ki imajo ustrezen dostop, rezerviramo in plačamo vozovnice in hotele tako enostavno kot posamezniki. Celoten postopek traja 2-3 minute: vnesete svoj osebni račun, izpolnite datum in cilj ter izberete želeni let. Podatkov o potnem listu in številke bonus kartice vam ni treba vnašati, samodejno se naložijo, ko s seznama izberete zaposlenega.

Poleg tega lahko ustvarite zapleten načrt poti ali organizirate svoje potovanje bolj prilagodljivo. Letite na primer en dan z različnimi letalskimi družbami: zjutraj iz Uljanovska v Moskvo z Aeroflotom in zvečer nazaj na Pobedo. To je dovoljeno, ker lahko spletna storitev v enem naročilu »zlepi« karte različnih letalskih družb. Če potovanje organizirate sami, bi v tem primeru trajalo več časa: korespondenca z dvema letalskima prevoznikoma, dva računa za plačilo, dvakrat več zaključnih dokumentov.

Vstopnice in hotel lahko plačate na dva načina: z depozitom in s poslovno bančno kartico. Uporabljam polog - dopolniti ga morate vnaprej za poljuben znesek z računom iz razdelka "Račun". Nakup se izvede takoj, in ne samo v delovnem času banke.

Za kakršno koli težavo se lahko obrnete na službo za podporo. Dela 24 ur na dan in bo nudila pomoč, tudi če pride do višje sile zvečer ali ob vikendih.

Problem št. 4. Zapiranje dokumentov

Poslovno potovanje se ne konča z nakupom vstopnic in hotelskimi rezervacijami. Za pripravo zaključnih dokumentov je potrebno veliko več truda. Zahtevati jih je treba ločeno pri letalskem prevozniku in hotelu, ki jih pošljeta izključno v papirni obliki. Pogosto pošiljke ne prispejo po pošti in se izgubijo. To se razkrije v obdobju poročanja, zato morate nujno poiskati kontakt nekoga, ki lahko podvoji zaključne dokumente.

Kako rešiti težavo

Kratek:zaupati oblikovanje zaključnih dokumentov OneTwoTrip for Business.

V OneTwoTrip for Business z računi in poročili je vse veliko bolj preprosto. Vsak mesec prejmemo akt za vse storitve in račun za hotele z DDV, vsako četrtletje - akt o uskladitvi. Vsi računi in poročila so shranjeni v razdelku »Dokumenti«. Nastavite lahko, kdo od zaposlenih ima dostop do njih - tajnik, računovodja, vodja. Dokumenti nimajo omejitev glede obdobja shranjevanja v vašem osebnem računu in so na voljo kadarkoli.

Kaj je bistvo

Organizacija poslovnih potovanj prihrani denar in čas. Storitev vam omogoča:

• zavrniti dolgo dopisovanje z letalskimi prevozniki in hoteli;
• uskladite potovanja neposredno z glavo;
• rezervirajte najbolj donosne možnosti letov in nastanitve;
• izdaja vozovnic in hotel v 2-3 minutah na enem mestu;
• plačati vstopnice brez čakanja na račun;
• poenostaviti pripravo in shranjevanje zaključnih dokumentov.