Leo Babauta: mojih 10 e-poštnih navad

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

© fotografija

E-pošta je lahko odlično delovno orodje ali pa se spremeni v nadležen vir odlašanja in tako ga uporabljate sami. Bil je čas, ko sem vložil zahtevek za popoln stečaj svojega e-pošte, zdaj pa ga vsak dan preverjam 2-3 krat na dan, vendar gre hitro in učinkovito.

Razvil sem več navad, ki mi pomagajo zelo učinkovito delati s svojo pošto in se bolje osredotočiti na druga pomembna dela. In če sem iskren, je moj nabiralnik končno prazen in počutim se odlično. V tem članku bom navedel 10 svojih navad. Sploh ne pomeni, da jim moraš slepo slediti, želim samo pokazati svojo pot in na njeni podlagi si lahko utreš svojo. Torej, tukaj so navade, ki delujejo zame:

Redkeje glejte pošto

Nabiralnika ne držim odprtega ves dan. In to redko pogledam. Prišel sem do zaključka, da če se v mojem nabiralniku nabere 20-30 pisem, se svet ne bo sesul, hkrati pa mi bo enostavno hitro obdelati točno to količino. Pozor! Pravim proces, ne branje. Odprem svojo mapo »Prejeto«, da razpršim sporočila v druge mape, ne pa da jih preberem in pustim kar tam.

Raztresite v mape

Odprem svojo pošto in začnem sprejemati hitre odločitve: brisanje ali arhiviranje, takojšnje branje in odgovor (če traja manj kot 2 minuti) ali arhiviranje, pošiljanje hitrega odgovora in nato arhiviranje, dodajanje na seznam opravil, da to storim pozneje (označite z zvezdico in nato arhivirajte). Vsekakor pa v nabiralniku ne sme ostati NIČ.

Takoj dodajte vse v koledar

Če mi pride pismo z datumom, ki si ga moram zapomniti, ga takoj vpišem v koledar. Osebno srečanje ali pogovor po Skypu, vadba ali nekaj, česar se moram spomniti šele po enem tednu – vse se takoj pošlje v koledar. Zdaj je to moja najboljša navada, dovedena je do avtomatizma in zahvaljujoč njej le redko na kaj pozabim.

Uporabite "vroče tipke"

Uporabljam Gmail, ki ponuja različne bližnjice na tipkovnici za mojo pošto. Pravzaprav sem potreboval le nekaj minut, da sem se jih naučil, nato pa si mišični spomin zapomni tipke.

Tukaj so bližnjice, ki jih uporabljam:

"Gi" - vrnitev v mapo Prejeto;

"E" - arhiv;

"#" - izbriši;

"C" - ustvarite novo sporočilo;

"R" - odgovor;

"F" - naprej;

"A" - odgovorite vsem;

"Gs" - pojdite na označeno;

"Tab + Return" - ko ustvarim sporočilo, ga takoj pošljem in arhiviram.

Nastavitev uporabljam tudi, ko po brisanju ali arhiviranju sporočila samodejno preidem na naslednje brez vrnitve v mapo Prejeto, to omogoča hitro premikanje po sporočilih.

Pišite kratke črke

Moj odgovor na pismo je običajno 1-3 stavki. Redko pišem pisma, daljša od 5 stavkov. In za to mora obstajati dober razlog. Če moram res veliko pisati, bi to raje naredil v Google Dokumentih in delil s pravo osebo. Kratko pismo pomeni hiter odgovor prejemnika, saj se človeku ni treba prebijati skozi džunglo vaše zgovornosti, da bi zajelo in prevzelo ključne informacije.

Hitro dodajte opravila na seznam opravil

Nekateri uporabljajo mapo »Prejeto« kot seznam opravil, vendar ni primeren za to in tukaj je razlog:

1. Naloge, ki jih je treba opraviti, se mešajo z drugimi črkami in jih je potem težko ujeti iz množice.

2. Zgodba v pismu ne vsebuje vedno določenega vodnika za ukrepanje, vendar si na podlagi pisma lahko zastavite nalogo. Ko ga boste dokončali, boste morali ponovno prebrati pismo, da se spomnite, kakšno nalogo ste si zastavili po branju.

3. Vsakič, ko pogledate v pošto, da bi ujeli drugo opravilo, naletite na nova sporočila, ki pritegnejo vašo pozornost in odvrnejo pozornost od glavnih nalog ter motijo vaš delovni ritem.

Preprost in priročen seznam opravil je navaden besedilni dokument, kamor lahko v samo nekaj klikih dodate opravila iz e-pošte. In med delom bo tak list bolj učinkovito orodje, saj vam ni treba ves čas gledati v mapo »Prejeto«.

V mapo Prejeto shranite samo neprebrana sporočila

To je trik za napredne uporabnike. Vdrl sem v svoj Gmailov nabiralnik tako, da ne more več shraniti prebranih sporočil. To pomeni, da če odprem pismo in ga ne spustim v nobeno drugo mapo, bo preprosto izginilo. To me motivira, da se takoj odločim, kaj bom s tem pismom, sicer ga bom preprosto izgubil. Zahvaljujoč tej posebni nastavitvi se v mojem nabiralniku ne kopičijo odprta sporočila, ki postopoma postanejo smeti.

Odložite za branje

Pogosto mi pošljejo povezave do člankov. Takoj jih pošljem na Instapaper, da jih preberem pozneje. Zato poskušam porabiti manj časa za pošto, saj imam poleg nje še toliko zanimivih stvari za branje.

Neusmiljeno filtrirajte

Ko se v mojem nabiralniku pojavi pismo, ki ga ne bi rad videl, ga takoj obravnavam. Nisem len, da se odjavim s poštnega seznama ali namestim filter za tega pošiljatelja. In to bistveno zmanjša pretok dohodne e-pošte. Do pisem, ki zamašijo moj nabiralnik, sem neusmiljen in to pravilo velja tudi za ljudi, ki me preveč motijo.

Zaprite pošto na koncu obdelave pisem

Razstavljena sporočila - zaprite pošto in ne odpirajte več ur, dokler ni spet zadostnega števila črk.

Pridobiti nekaj dobrih e-poštnih navad je dobra stvar. Takoj boste opazili, kako bolj umirjeni ste postali pri opravljanju pomembnejših nalog in se znebili vsiljivega preverjanja e-pošte vsakih 10 minut. Vaša glava bo prosta za sveže misli, takoj ko bo vaš nabiralnik brez nepotrebnih e-poštnih sporočil. Vso srečo!