Kako pravilno združiti naloge, da boste v koraku z vsem

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Povečajte produktivnost s pospravljanjem seznama opravil.

Vsi že dolgo vedo, da večopravilnost ni tako dobra stvar: preprečuje nam, da bi se učinkovito osredotočili na eno stvar.

Stvar je v tem, da preklapljanje z ene naloge na drugo vzame veliko časa - to potrjujejo študije Večopravilnost: stroški preklopa. Ljudje delajo najučinkoviteje, ko vstopijo v stanje toka: popolnoma osredotočeni na eno dejavnost, ne da bi jih motilo kaj drugega.

Žal ni vedno mogoče ujeti toka, saj smo nenehno preplavljeni s kopico različnih stvari, ki zahtevajo našo pozornost. Vendar pa obstaja en trik, ki vam omogoča, da zmanjšate izgubo časa in energije pri preklapljanju med različnimi dejavnostmi. Imenuje se zbiranje opravil.

Bistvo te tehnike je naslednje: združite naloge iste vrste v tako imenovane pakete in jih nato izvajate v velikem obsegu. To je preprosto.

Zakaj je koristno združevanje nalog v skupine

Najlažje je delati stvari v naključnem vrstnem redu: ni se vam treba obremenjevati z načrtovanjem, določanjem prioritet in drugimi dolgočasnimi stvarmi. Nečesa ste se spomnili – in to ste storili. In potem smo prešli na naslednjo nalogo.

Vendar ta pristop ni zelo koristen za vašo sposobnost osredotočanja. Glede na študijo The True Cost Of Multi-Tasking, objavljeno v Psychology Today, oseba izgubi do 40 % svoje produktivnosti, ko preklaplja med nepovezanimi opravili.

Z drugimi besedami, če najprej napišete poročilo, nato začnete odgovarjati na e-pošto, nato razvrstite papirnate dokumente in se nato znova vrnete k poročilu, nato pa vsakič izgubljate čas za osredotočanje na novo nalogo, ki ni podobna prejšnji. Tom DeMarco, avtor knjige The Human Factors: Successful Projects and Teams, trdi, da lahko ta "menjava prestav" traja do 15 minut ali več.

Paketno združevanje nalog olajša prehod z ene dejavnosti na drugo. Bolj ko so vaše naloge podobne, lažje je, ko končate eno, prevzeti naslednjo.

Kako uporabljati paketno obdelavo

1. Ustvarite seznam opravil

Najprej zapišite, kaj nameravate narediti, na preprost seznam, vrstico za vrstico. To lahko storite na papirju ali uporabite številne aplikacije za upravljanje opravil. Glavna stvar je popraviti vse. Idealno je, če si vsak dan (ali vsaj enkrat na teden) vzamete nekaj časa za načrtovanje.

2. Naloge razdelite v kategorije

Zdaj, ko je seznam pripravljen, vse njegove elemente razdelite v kategorije. Lahko so različni - izberite, kar želite. Glavna stvar je, da je priročno in vizualno.

Na primer, v razdelku »Pogajanja« zbirajte opravila, kot so »Odgovori na e-poštna sporočila« ali »Pokliči kolege«, v razdelku »Besedilo« pa »Napišite članek« in »Uredite«. Ustvarite ločene kategorije za gospodinjska opravila, delovna opravila, nakupovanje in drugo. Po tako urejenem seznamu bo lažje krmariti.

Druga možnost je zbiranje nalog v paketih glede na kraj, kjer naj se izvajajo. Vse nakupe na primer povežite z lokacijo »Supermarket«, delovna opravila pa z lokacijo »Pisarna« itd. Na ta način, če se znajdete v bližini trgovine, si lahko ogledate svoj seznam opravil in takoj vidite vse nakupe, ki jih potrebujete.

3. Blokirajte čas

Paketna obdelava nalog se odlično obnese v povezavi s tako imenovano tehniko časovnega blokiranja. Ko seznam razdelite na kategorije, vsaki kategoriji dodelite določen čas dneva. In dodajte ustrezen blok v svoj koledar. V enem časovnem bloku počnite samo stvari iz ene kategorije in ignorirajte druge.

Druga možnost je, da priljubljeno tehniko Pomodoro povežete z dodeljevanjem nalog. 25 minut se ukvarjate z neprekinjenimi opravili iz enega paketa. Nato počivajte 5 minut. Nato ponovite cikel z drugo skupino primerov.

4. Upoštevajte svojo največjo produktivnost

Odločite se, v katerem času dneva ste najbolj produktivni. Večina ljudi ima to jutro, obstajajo pa tudi nočne sove, ki se v temi lažje osredotočijo. Poiščite svoj vrh produktivnosti in v njem poskusite opraviti naloge iz kategorij najvišje prioritete.

5. Odpravite motnje

Ko začnete izvajati naslednjo skupino opravil, poskrbite, da vas ne zmoti nenamerno obvestilo ali telefonski klic. Za preverjanje pametnega telefona si lahko namenite poseben čas. Medtem ko se lotevate nalog iz ene kategorije, ne razmišljajte o ostalih.

Katere naloge je mogoče združiti

Pravzaprav na splošno kateri koli. Scott Young, pisatelj, programer, podjetnik in velik oboževalec paketne obdelave, navaja nekaj primerov:

• E-naslov. Tim Ferris, avtor knjige Kako delati 4 ure na teden, včasih prejme 300 e-poštnih sporočil na uro. In kljub takšnemu obsegu jim odgovarja le enkrat na dan, posebej za to pa si nameni čas.
• Branje. Branje nekaj vmes je skoraj neuporabno, saj se tako ali tako ne boste veliko spomnili. Raje sami določite, kdaj vam je bolj priročno, da informacije vzamete premišljeno, in si rezervirajte ta čas za branje.
• Telefonski klici. Zapišite imena ljudi, ki jih morate poklicati, in njihove telefonske številke na en seznam. Nato pokličite vse kandidate na seznamu hkrati. Prvič, telefonski pogovori vas ne bodo več motili. Drugič, izbrali boste lahko čas dneva, ko bodo ljudje najmanj zaposleni in se bodo lahko pogovarjali z vami.
• Rekreacija in zabava. Prenesite vso zabavo - filme, računalniške igre, sprehode - na konec dneva. To vas bo motiviralo, da čim prej končate z delom in se boste lažje sprostili, saj veste, da je za danes že vse narejeno na novo.
• Nakupovalni izleti. Preden odidete od doma, zberite vse naloge, nakupe in opravke na kup in jih dokončajte naenkrat. Hkrati lahko na primer obiščete supermarket, pošto in kemično čistilnico. Prihranite ne le čas, ampak tudi bencin.
• Dopisovanje na družbenih omrežjih. Vzemite si eno uro zvečer za spletni klepet. Preostanek časa pa naj bodo obvestila strank družbenih medijev onemogočena.
• Kuhanje hrane. Verjetno je, da nenehno nimate dovolj časa, da bi vsak dan nekaj kuhali. Na srečo nam je civilizacija predstavila takšno enoto, kot je mikrovalovna pečica. Vzemite si 1–2 dni za pripravo hrane za naslednji teden in jo nato samo pogrejte.
• Popravilo. Končno se zberite in opravite vsa ta majhna opravila po hiši, ki so že tako dolgo čakala na svoje. Zamenjajte pregorele žarnice, popravite kljuko in pipo za kapljanje.
• Razmišljanja. Ali ves čas razmišljate, poskušate nekaj načrtovati, rešiti kakšne težave, pa vam nič ne uspe? Scott Young svetuje celo takšno stvar, kot je razmišljanje, da se opravi ob strogo določenem času. Navadite se, da vsak teden 2-3 ure načrtujete, kaj boste počeli in katere cilje želite doseči.

Da, in glede tega je seriranje nalog tudi naloga. Zato si vzemite poseben čas, po možnosti zvečer, za razporeditev predmetov na vašem seznamu za jutri.