Kako pravilno delegirati delovne naloge

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Kategorična naročila, nepozornost na interese zaposlenih in pomanjkanje hvaležnosti niso najučinkovitejši pristop k porazdelitvi nalog v ekipi.

Dober vodja ni tisti, ki vse nosi na svojih ramenih, ampak tisti, ki zna sestaviti močno učinkovito ekipo in kompetentno razporediti odgovornosti, tudi nenačrtovane.

Delegiranje, torej delegiranje nalog z enega zaposlenega na drugega, pomaga povečati stopnjo angažiranosti v ekipi, menedžerji, ki jim to uspe, pa svojim podjetjem v povprečju prinesejo 33 % več prihodkov kot drugi.

Toda samo reči "naredi to" je napačno. Ton naročanja, slabo načrtovano opravilo, pomanjkanje razlage - vse to lahko povzroči zavrnitev in posledično na koncu ni najboljši rezultat.

Strokovnjakinja Harvard Business School Lauren Landry je spregovorila o pravilih, ki bodo pomagala učinkovito delegirati in izboljšati uspešnost.

1. Ocenite sposobnosti zaposlenih

Obstajajo naloge, ki jih ni mogoče prenesti. Na primer, so sestavni del vaših odgovornosti. Ali pa drug zaposleni nima znanja in kvalifikacij za opravljanje tovrstnih nalog. Ali, nasprotno, so veliko enostavnejši od tistih, ki jih običajno počne. Na primer, prositi vodjo prodaje ali revizorja, naj najde mojstra za popravilo pisarniškega aparata za kavo, bi bilo milo rečeno neprimerno.

Na splošno se morate vprašati, preden nekomu nekaj zaupate:

• Ali se bo človek spopadel s to nalogo? Ali ima dovolj časa ali bo to oviralo njegove druge obveznosti?
• Ali bo imel zaposleni dovolj znanja in veščin? Ali pa ga morate tako dolgo posodabljati, da je lažje narediti sami ali poiskati drugega specialista? Recimo, da morate sestaviti poročilo o delu ekipe na projektu, a kolega, ki mu želite to zaupati, tega še nikoli ni storil, kar pomeni, da se bo posel premikal počasi, s škripanjem in lahko je treba vse ponoviti.
• Ali bo ta naloga zaposlenemu pomagala izboljšati nekaj veščin, pridobiti izkušnje? To je neobvezno, vendar bi bilo lepo.
• Ali obstaja uslužbenec, ki bi to bolje obvladal?

2. Poskusite ugoditi interesom in potrebam vseh

Na primer, morate organizirati team building za celotno ekipo, vendar za to ni posebnega zaposlenega. A obstaja oseba, ki je močna v komunikaciji in bi si želela pridobiti izkušnje pri organizaciji dogodkov, usposabljanju in upravljanju osebja. To nalogo mu lahko ponudite.

Ali pa podjetje začasno ostane brez specialista za SMM, vendar se najde nekdo, ki dobro pozna algoritme družbenih omrežij in ne bi imel nič proti, da bi se preizkusil v marketingu.

Seveda to ni vedno mogoče. Obstajajo dolgočasne naloge, ki jih nihče ne mara. A vseeno ne bo odveč kritično oceniti ekipo in razmisliti, komu bi nova naloga lahko koristila.

3. Pravilno nastavite nalogo

Ko nagovarjate zaposlenega, pojasnite, zakaj mu želite nalogo zaupati, kako je lahko koristno za podjetje in zanj osebno. Vsekakor pohvalite in naštejte njegove prednosti, ki so vplivale na vašo izbiro. Bodi prijazen.

Povejte nam podrobno o nalogi. Imejte jasen cilj in časovnico. Navedite vse zahtevane dokumente in druge podatke. Zelo dobro bo, če so vsi potrebni materiali jasni in strukturirani, tako da zaposlenemu ne bo treba veliko ur ugotavljati, kaj je kaj.

4. Zagotovite normalno komunikacijo in udobno vzdušje

Dajte osebi vedeti, da ste vedno tam, da pomagate, predlagate, odgovorite na vprašanja. Opozorite, da se bo, če iz nekega razloga ne bo kos ali zamudil roka, lahko pogovoril z vami in skupaj boste nekaj izmislili.

Vprašajte, kaj potrebuje za dokončanje naloge. Morda mu boste morali posredovati dodatne informacije ali ga na primer osvoboditi tekočih zadev.

Pomembno je, da ostanete prijazni, da se zaposleni ne obotavlja, da vas kontaktira, če gre kaj narobe.

5. Bodite na varni strani

Ko nalogo opravite sami, imate popoln nadzor nad situacijo. Če nekdo drug prevzame delo, lahko nastane milijon težav, ki lahko povzročijo slabe rezultate ali zamude rokov.

Vnaprej razmislite, kaj boste storili v primeru neugodnega razvoja dogodkov. Bodite pripravljeni, da nalogo prevzamete sami ali jo hitro oddate nekomu drugemu.

Te situacije ne poskušajte obravnavati kot neuspeh, temveč kot izkušnjo, ki vam bo pomagala bolje razumeti svojo ekipo, njene zmogljivosti in raven organizacije.

6. Bodite potrpežljivi

Da, obstajajo stvari, ki jih je hitreje narediti sam, kot pa komu zaupati, nato pa si porabiti čas za odgovarjanje na vprašanja in spremljanje rezultata.

Pomembno si je zapomniti, da niste človeški orkester in za učinkovito delo morate razviti svojo ekipo, dati zaposlenim priložnost, da naredijo nekaj novega, postanejo bolj kompetentni, se učijo, tudi iz svojih napak.

To pomeni, da morate biti potrpežljivi, če nekdo postavlja preveč vprašanj ali se z nalogo spopada počasneje, kot ste pričakovali.

7. Podajte in prosite za povratne informacije

Ko je naloga opravljena, delavcu ne pozabite povedati, kako ocenjujete njegovo delo: kaj vam je bilo všeč in za kaj ste ga pripravljeni pohvaliti, katere točke bi lahko izboljšali, kaj je treba za to narediti in kaj iskati v prihodnost.

Bodite pravilni. Ne preklinjajte, ne povzdigujte glasu, ne razvrednotejte in ne kritizirajte brez razloga. Začnite s pohvalo in nato nežno govorite o tem, na čem je treba delati.

Če je bila naloga za osebo nova in težka, ga vprašajte, kako je delal na njej. Kaj je bilo lahko in kaj ne, kaj je bilo zanimivo in kaj sploh ni bilo všeč, kako sam ocenjuje rezultat, kaj bi rad izboljšal in kako namerava to narediti.

8. Ne pozabite reči hvala

Pa ne samo ena na ena, ampak tudi javno, še posebej, če naloga ni bila lahka. Pohvalite osebo pred celotno ekipo, dajte mu dodaten prost dan, označite za najboljšega zaposlenega, če podjetje to prakticira.

Prav tako si ne bi smeli prilastiti sadov dela nekoga drugega. Namesto da bi rekli »organiziral sem team building« ali »pripravil sem poročilo«, je bolje poudariti, da ste vse skupaj pripravili in je vaš sodelavec veliko pomagal. Ljudje cenijo priznanje za njihove zasluge, zaradi česar so bolj vključeni in zvesti podjetju.