Neočiten, a delujoč način za zmanjšanje časa pošiljanja pošte

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če želite optimizirati čas, ki ga porabite za delo s pošto, ne poskušajte svojih e-poštnih sporočil urediti v popolnem redu. Vse je veliko bolj preprosto, pravi uslužbenka MailChimp. Nekaj preprostih korakov - in potrebovali boste le eno uro in pol na dan, da se ukvarjate z vsemi črkami.

Jon Smith iz skupine za podporo MailChimp je s poskusi in napakami ugotovil popolno formulo e-pošte. Najprej je ustvaril veliko map, nato izbrisal vsako posebej, vendar nobeden od teh pristopov ni deloval. In potem je prišel do povsem drugega sistema.

Kljub temu, da so odgovori na pisma skoraj osrednjega pomena za njegovo delo, mu je uspelo skrajšati čas za različna dejanja s pošto na uro in pol na dan. Ugotovil je, da tudi ko je nabiralnik poln pisem, lahko nekaj preprostih dejanj obrne stvari.

Za kaj ne smete izgubljati časa

Kot pravi John, je sprva poskušal razvrstiti črke in ustvaril vse vrste map: za sporočila šefa, za informacije o različnih projektih, sporočila, na katerih je bilo treba ukrepati, itd. Verjel je, da bi mu to moralo pomagati prihraniti čas. Toda v resnici je začel več časa porabiti za zapomnitev svojega klasifikacijskega sistema in manj časa za samo delo.

Na primer, od svojega šefa sem prejel sporočilo o projektu, na katerem sem delal, in to sporočilo je zahtevalo tudi določene ukrepe. V katero mapo naj se postavi? In kakšna je bila verjetnost, da se pozneje spomnim, kje naj iščem to pismo?

John Smith

Zato se je John odločil, da se znebi vseh map, v njegovi pošti pa je zavladal popoln kaos. Pomanjkanje sistema ni bilo nič boljše od preveč zapletenega sistema. Potem se je John odločil, da še enkrat premisli o svojem pristopu k delu s pošto. Odločil se je, da pisem ne razvrsti po temi, temveč po vrsti dejanja, ki jih je treba izvesti. Tukaj je opisano, kako to storiti.

Ne kompliciraj preveč

V mapi Prejeto pustite samo sporočila, na katera morate odgovoriti. Najpomembnejše, če jih ne morete takoj ugotoviti, jih označite kot neprebrane.

Morda se vam bo to zdelo nelogično, kajti najbolj pereče stvari je treba opraviti čim hitreje. Je in včasih je res treba takoj odgovoriti na takšna sporočila. A z označevanjem pomembnih sporočil kot neprebranih jih zagotovo ne boste izgubili v splošni množici. Poleg tega vam na ta način ni treba premikati teh e-poštnih sporočil: ostanejo v vaši mapi Prejeto in pritegnejo pozornost, dokler jih ne dosežete.

Trudim se, da se v mojem nabiralniku naenkrat ne nabere več kot 60–70 sporočil. Točno to je število črk, ki jih zlahka obvladam v eni seji.

John Smith

Ustvarite si redni urnik pošiljanja

John vsako jutro nameni eno uro za čiščenje nabiralnika. Kot že omenjeno, nujna sporočila pogosto pusti "neprebrana". John hitro brska po glasilih in internih komunikacijah podjetja ter se v tej uri odzove na toliko nenujnih sporočil, kolikor jih zmore.

Ko se ura za pošiljanje izteče, John Smith nabiralnika ne zapre, ampak mu posveča veliko manj pozornosti. Ko prispejo nova sporočila, hitro pregleda njihovo vsebino in imena pošiljateljev, da jim določi prednost. Če je na sporočilo mogoče odgovoriti, ne da bi dlje časa prekinili druge dejavnosti, John to stori. Ampak ne začne več pošiljati.

Proti koncu delovnega dne si Janez nameni še 30 minut, da jih nameni izključno delu s pošto. V tem času se ukvarja s pismi, ki od njega zahtevajo, da sprejme kakršno koli dejanje: da odobri, napiše podroben odgovor ali sprejme kakršno koli odločitev. Takrat je pozoren na sporočila, ki jih je označil kot neprebrana.

Lahko bi porabil veliko več časa za delo s pošto, vendar mi takšne časovne omejitve pomagajo, da se bolje osredotočim in sem bolj produktiven.

John Smith

Razvrstite e-pošto po vrsti odgovora

Za nekatera sporočila je John še vedno ustvaril ločene mape. Določene črke, ki jih ne označuje kot neprebrane, razdeli le v dve smeri. Sporočila, ki zahtevajo kakršno koli dejanje ali odgovor sodelavca (ni nujno nujno), Janez shrani v mapo "To Do". Gre za e-poštna sporočila, ki jih je mogoče obravnavati naslednji dan ali pozneje v tednu.

Še manj nujna pisma Janez premakne v mapo »Preberi«. Poleg tega uporablja posebne filtre, ki samodejno umestijo glasilo v to mapo. Namestitev filtrov traja le nekaj minut, vendar vam bo ta preprost korak kasneje prihranil veliko časa in truda.

Če uporabite to metodo, boste dobili tri aktivne mape, ki se razlikujejo po nujnosti odzivanja na sporočila: Prejeto z neprebranimi sporočili, Opravila in Prebrano.

Arhivirajte sporočila

Za vse ostalo John Smith uporablja funkcijo arhiviranja sporočil. To mu pomaga očistiti poštni predal in glavo nepotrebnih opravil.

Takoj, ko preberem sporočilo in sprejmem potrebne ukrepe, pa naj gre za novice podjetja ali glasilo, na katerega sem se naročil, ga arhiviram.

John Smith

Če sporočilo vsebuje pomembne informacije, ki bi jih Janez rad obdržal za nadaljnjo uporabo, arhivirano sporočilo označi z zvezdico, da ga je mogoče hitreje najti.

Bodite še posebej previdni, ko se odločate za brisanje objave

John redko uporablja funkcijo brisanja sporočila. To je lekcija, ki se ga je naučil iz resnične prakse. Nekega dne je John izbrisal sporočilo od kolega, ki je vsebovalo informacije, ki se mu takrat niso zdele pomembne. Potem ko je ta zaposleni zapustil podjetje, je John potreboval informacije iz tega pisma. Potem je spoznal, da je v težavah.

Po tem sem začel brisati le tista pisma, ki mi v prihodnosti zagotovo ne bodo koristila. Ne bodite užaljeni, dragi kolegi, ki mi pošiljate ljubke gifke z mačkami, ampak to so sporočila, ki končajo v "Smetnjaku".

John Smith

Da bi prišel do tega sistema, je John Smith preizkusil veliko različnih pristopov, ki zanj niso bili dovolj učinkoviti. Preizkušal je metode, ki so jih uporabljali drugi ljudje, a zelo kmalu je ugotovil, da mora poskusiti nekaj drugega. John je prišel do zaključka, da vsak sistem deluje le, če se dobro prilega pogojem vašega dela.

Preizkusite to metodo ali poiščite nekaj svojega. Morda boste našli način, kako porabiti še manj časa za pošto.