6 seznamov, s katerimi boste bolj produktivni

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Vaši možgani niso skladišče, ampak orodje za razmišljanje. »Če delate z veliko nalogami, vam lahko seznami pomagajo doseči svoj cilj,« pravi Paula Rizzo, avtorica List Thinking. Kako uporabiti sezname, da boste bolj produktivni, uspešni in manj pod stresom. Tukaj je šest seznamov, za katere meni, da boste bolj produktivni.

1. Določen seznam nalog za danes

V resnici ne razmišljamo o seznamu opravil za ta dan, toda po Rizzovem mnenju bi moral biti specifičen. Vanj bi morali vnesti le primere, za katere imate čas in sredstva. Velike projekte je treba razdeliti na posebne naloge.

Prvi korak pri izdelavi teh seznamov je načrtovanje. Preden odidete iz službe, napišite seznam opravil za jutri. Določite glavne naloge, naredite načrt za dopisovanje in telefonske klice. Ko boste zjutraj prispeli v službo, boste imeli pripravljen načrt.

Paula svetuje razdelitev nalog na različne ravni produktivnosti. Najpomembnejše naloge je na primer najbolje opraviti, ko je produktivnost najboljša, na primer zjutraj. In preprostejša opravila, kot je delo z e-pošto ali klicanje strank, je najbolje pustiti za popoldne.

Če ob koncu dneva nekatere naloge ostanejo neizpolnjene, se vprašajte, ali ste imeli dovolj časa in sredstev, da jih dokončate. Ali pa je bolje, da jih prenesete na nekoga drugega? »Ne pretepli se zaradi neuspeha,« svetuje Rizzo. Če zmorete opraviti preostale naloge, jih preprosto prestavite na jutri. Če zanje nimate časa ali sredstev, jih pooblastite.

2. Seznam prenesenih nalog

Uspešni ljudje so vedno. »Samo zato, ker zmoreš, še ne pomeni, da moraš to storiti,« ugotavlja Rizzo. Poraba časa za umazano delo ni vedno učinkovita.

Paula Rizzo vam svetuje, da pogledate svoj seznam opravil in se vprašate: "Ali sem jaz edina oseba, ki to zmore?" Vse naloge, ki ste jih prenesli, je treba hraniti na posebnem seznamu.

3. Seznam dolgoročnih ciljev

Seznam dolgoročnih ciljev vam bo pomagal doseči več. »Tudi če ste prepričani, da se tem sanjam ni usojeno uresničiti, si jih vseeno zapišite,« pravi Paula Rizzo. Raziskave kažejo, da obstaja 33 % večja možnost za dokončanje določenih nalog. Naredite takšen seznam zase in za podjetje, v katerem delate.

4. Seznam prednosti in slabosti

Ko morate sprejeti pomembno odločitev, naredite seznam vseh prednosti in slabosti. Ta seznam je treba skrbno premisliti. Vendar pa to, da ste številčno prekašani, ne pomeni, da morate sprejeti pozitivno odločitev. Če ste v dvomih, zapustite seznam in se vrnite nanj jutri: svež pogled vam bo pomagal narediti pravo izbiro.

Velik plus takega seznama je možnost, da ga delite in izveste mnenja drugih. Lahko ga pošljete svojim prijateljem ali kolegom. Kot pravi pregovor, ena glava je dobra, dve pa boljši, zato se ne bojte vprašati za mnenje ljudi, ki jim zaupate.

5. Seznam projektov

Če delate z nekom v skupini, je vredno narediti ločen seznam projektov, ki podrobno opisuje vloge in odgovornosti vsakega člana ekipe. Kot pravi Rizzo, to pomaga preprečiti drobne spore glede področij odgovornosti in odpravlja potrebo po razlagi vsake od njegovih odgovornosti.

6. Seznam tem za pogovor

Če imate kmalu sestanek ali telefonski klic, morate vnaprej ustvariti seznam, ki bo odražal teme prihajajočega pogovora. "Ti seznami naredijo pogajanja učinkovitejša, saj so teme za razpravo vedno pri roki," pravi Paula.

Dobro za sestavljanje seznamov. Sezname v njem je mogoče združiti v mape, kar je zelo priročno.