7 pravil poslovne komunikacije v messengerjih

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Kako se obnašati v klepetih, da ne bi izgubili obraza pred stranko in ne uokvirili kolegov.

1. Messengerja ne uporabljajte kot edinega komunikacijskega kanala

Klepet je za učinkovitost. Priročno je hitro razjasniti tiste delovne točke, ki ne morejo čakati. Vendar ne bi smeli prevesti vse delovne korespondence v messenger: ključna sporočila se v njem izgubijo (in včasih tudi izbrišejo), v razpravo o tem vprašanju pa so pogosto vključeni ljudje, ki niso odgovorni za sprejemanje odločitev. To samo otežuje komunikacijo.

2. Ne sprejemajte resnih odločitev v dopisovanju

Kljub široki uporabi instant messengerjev tako v malih kot v mednarodnih podjetjih poslovni bonton tega kanala še ne uvršča med uradne. Torej, v primeru sporne situacije bo resnica za tistega, ki je dogovor zagotovil po elektronski pošti.

Uporabite svoj službeni e-poštni naslov za beleženje dogovorov, doseženih v WhatsApp ali Telegram, in usklajevanje nadaljnjih dejanj.

Drug argument v prid temu priporočilu je, da so dokumenti shranjeni v pošti bolj zanesljivo, če je potrebno, boste hitro našli potrebne informacije. Medtem ko boste morda izključeni iz klepeta, sam messenger pa bo lahko jutri blokiran.

3. Pišite na kratko in do bistva

Uporabniki Messengerja ne marajo dolgih sporočil, po katerih se je treba neskončno pomikati.

Svoje misli oblikujte jasno in nedvoumno ter se držite pravila »ena misel, eno sporočilo«. Bodite lakonski, ne izražajte se figurativno in se izogibajte parazitskim besedam. To zamaši korespondenco. Namesto da bi nekaj dolgo opisovali, pošljite primer – povezavo ali sliko. Tako bo vaš sogovornik takoj razumel, o čem govori govor.

4. Sledite slogu svojih objav

Delovno dopisovanje v messengerju ne pomeni tako neformalne komunikacije, ki si jo lahko privoščite s svojo najboljšo prijateljico ali mamo. Ko ustvarite klepet ali dialog, ne smete pošiljati kopice emotikonov in uporabljati besed, ki jih vaši sogovorniki morda ne poznajo (na primer ASAP ali "naprej").

Za lažji prehod z osebne na službeno komunikacijo razdelite korespondenco po messengerjih. Telegram se torej lahko uporablja za službeno komunikacijo, WhatsApp pa za osebno.

5. Bodite previdni pri čustvenih simbolih

Emotikoni v poslovnem dopisovanju so že dolgo predmet burne razprave. Če pa govorimo o splošnih pravilih, je tukaj vse precej preprosto.

Če ste pravkar srečali osebo in je niste videli osebno, ji ne pošiljajte emotikonov: morda ne bo cenil in vaša nadaljnja komunikacija se ne bo izvedla na najboljši način.

Ko pišete s kolegom ali stranko, ki jo že dolgo poznate in razumete, kako se odziva na sporočila, bodo čustveni simboli primerni. Vendar je tukaj še vedno bolje narediti s standardnim naborom, nalepke z Yegorjem Letovim in karikature znanih politikov pa je bolje pustiti za prijatelje.

6. Ne bojte se pogosto uporabljati vprašaja

Glavna naloga dopisovanja v messengerju je hitro dobiti odgovore na aktualna vprašanja. Hkrati mnogi pogosto podrobno opišejo bistvo vprašanja, vendar ne pojasnijo, kaj želijo dobiti od kolegov ali stranke.

Postavljajte vprašanja, uporabljajte vprašaj. To bo pritegnilo pozornost druge osebe na sporočilo in jo spodbudilo, da vam čim prej odgovori.

7. Preverite T9

Samopopravek se izogne velikim črkovalnim napakam, vendar včasih deluje proti vam. Če namesto besede »proktolog« pošljete »proktolog«, prejemniki ne bodo takoj razumeli pomena. In tisti, ki niso preveč humorni, bodo sploh užaljeni.

Kadar koli je mogoče, uporabite namizne različice sporočil. Pred pošiljanjem sporočila lahko hitro preverite napake in jih po potrebi popravite.