6 učinkovitih tehnik poslovne komunikacije

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Ne glede na to, na katerem področju delate, je vaša karierna rast zelo odvisna od tega, kako dobro komunicirate z ljudmi.

1. Pazi na govorico telesa

Glede na raziskave je govorica telesa odgovorna za približno 55 % tega, kako drugi razlagajo vaše čustveno stanje. Zato je pomembno ne le verbalno, ampak tudi neverbalno izraziti pozitiven odnos in željo po sodelovanju. Navsezadnje nihče ne želi delati z agresivnimi ali preveč kritičnimi ljudmi.

• Ne pozabite vzpostaviti očesnega stika, ko se pogovarjate z nekom. Toda občasno se obrnite stran, sicer se vam morda zdi, da poskušate psihično pritisniti na sogovornika.
• Ko z vami razpravljate o težavi, izrazite zanimanje in radovednost. Na primer nagubanje čela ali naslon brade na roko.
• Ostanite pokonci in sproščeni. Uporabite kretnje, da bolje razložite svoje stališče, in se izogibajte prekrižanju rok na prsih, da se izognete videzu zaprtega.
• Poskusite biti vzporedni s sogovornikom. Če želite to narediti, med pogovorom sedite iz oči v oči.

2. Najprej poskusite razumeti sogovornika

Marsikdo posluša samo zato, da bi kaj odgovoril ali da bi se odločil, kako jim bo to, kar je povedal sogovornik, koristilo. Namesto tega med pogovorom pomislite, kaj vam sogovornik v resnici želi povedati. To vam bo pomagalo bolje razumeti njegove potrebe. Njihovo poznavanje vam lahko pomaga pri oblikovanju ustreznega odziva, ki bo pomagal zgraditi zaupanje.

Sogovornik bo imel občutek, da vam je njegovo mnenje res mar, da ga razumete bolje kot drugi. Bolj bo pozitiven do vas in bolj verjetno bo sodeloval z vami v prihodnosti. Na koncu vam bo to pomagalo hitreje in brez nepotrebnih konfliktov dobiti želeno, obenem pa pomagati, da se druga oseba počuti dobro.

3. Postavljajte odprta vprašanja

Ljudje se pogosto zadržijo in ne izrazijo svojih misli. Če želite zgraditi zaupljive odnose, morate ugotoviti resnične motive in želje sogovornika. Vprašanja oblikujte tako, da lahko v odgovoru rečete več kot »da« ali »ne«. In ne pozabite omeniti, da sogovornika zaradi njegovega odgovora ne boste sodili.

Na primer, sodelavci pogosto delijo svojo razdraženost zaradi problema. Če jim želite pomagati, morate postaviti odprto vprašanje: "Kaj je treba spremeniti, da bo situacija boljša?" To bo pomagalo preusmeriti fokus s samega problema na rešitev.

Po tem postavite dodatna vprašanja, na primer: "Kaj točno mislite?" To vam bo pomagalo, da se poglobite v težavo in poiščete temeljni vzrok težave, kar pomeni, da boste za svoje sodelavce bolj dragoceni in okrepili svoj odnos z njimi.

4. Bodite pošteni

Seveda ne gre toliko za način komunikacije, kot za osnovno življenjsko načelo. Ljudje ne zaupajo tistim, ki se obnašajo sumničavo ali nečesa ne povedo. Pri službeni komunikaciji je še posebej pomembno, da ne lažete in ne skrivate pomembnih informacij pred sodelavci. V nasprotnem primeru učinkovito timsko delo ne bo delovalo.

Ljudje okoli vas bodo z vami ravnali bolje in vas bolj spoštovali, če boste do njih iskreni, tudi če boste morali za to priznati svojo napako. Vendar še vedno upoštevajte mero. Nekatere besede so morda iskrene, a žaljive.

5. Pravilno izrazite svoje mnenje

Če zastopate stališča drugih, lahko oblikujete svoje, tako da so sprejemljivi za druge. To ne pomeni, da se morate prilagajati drugim. Samo postavite tako, da druge osebe ne užalite.

Na primer, vaš šef vpraša, kaj menite o novi strategiji razvoja. In vam, na primer, ni všeč, vidite številne negativne posledice, ki jih šef ne opazi. Ko ste mu postavili nekaj odprtih vprašanj, ste ugotovili, da se vaši pogledi ne ujemajo. Šef je s to strategijo zelo zadovoljen in verjame, da bo delovala.

Namesto da bi rekli: »Mislim, da je to ogabna ideja, ima preveč šibkih točk«, poskusite svoje mnenje oblikovati tako, da v pogovor vnesete nekaj koristnega. Če načrt samo kritizirate, se bo šef verjetno razjezil in ne bo mogel sprejeti konstruktivnih pripomb.

Bolje je reči: »Razumem, kaj vas je vodilo, ko ste naredili ta načrt. In to nam lahko resnično koristi v prihodnosti. Mene pa nekatere točke malo skrbijo, s podobnimi težavami sem se že srečal. Vas zanima moje mnenje? Vaš šef bo videl, da sodelujete in ne le kritizirate, in bo vaše besede vzel resno.

6. Bodite pripravljeni na prilagajanje

Vsak govori in razume sogovornika na različne načine, pri čemer se zanaša na svoje področje delovanja, stopnjo izobrazbe in kulturo. Zato, ko človeku iz druge sfere nekaj razlagate, ne uporabljajte žargonskih besed in izrazov. Navedite preprosto analogijo in govorite v preprostem jeziku.

To je zelo pomembno, saj boste v svoji karieri morali sodelovati z ljudmi s povsem različnih področij. Če jih ne boste izpolnili, se lahko pojavijo številni nesporazumi in napake. In jasnost in medsebojno razumevanje sta temelja učinkovitega dela celotne ekipe.