Skrivnosti produktivnosti od ustvarjalca priljubljene storitve za upravljanje opravil Todoist

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Avtor Todoist Amir Salihefendic je razvil lasten sistem produktivnosti, ki mu že 9 let pomaga pri doseganju ciljev brez stresa. Danes bo Amir govoril o svojem sistemu in njegovi integraciji s Todoistom.

Večina ljudi si ne prizadeva racionalizirati svojega delovnega procesa, pusti stvari, da gredo same od sebe in upajo na najboljše. Če pa imate sistem, lahko manevrirate med številnimi nalogami, daste prednost in se ne počutite preobremenjeni.

Svoj sistem produktivnosti sem poimenoval Sistemist. Izumil sem ga - in Todoist temelji na njem - leta 2007. Takrat sem živel v hostlu v Aarhusu (Danska) in študiral računalništvo. Imel sem dve honorarni zaposlitvi in veliko osebnih projektov. Počutila sem se preobremenjeno in neorganizirano. Vse se je spremenilo, ko je prišla na misel sistemistična ideja.

Kaj mi je ta sistem pomagal doseči?

1. Ustanovite Doist Ltd. in razviti izdelek, ki ljudem omogoča doseganje neverjetnih rezultatov.
2. Uspešno združiti naloge ustanovitelja in izvršnega direktorja. Za vse imam čas in se ne počutim preobremenjenega. Podjetje zaposluje 50 ljudi in komaj kdo od njih me je videl izčrpanega.
3. Vsak dan prepoznajte prednostne vidike poteka dela in se vedno spomnite pomembnih e-poštnih sporočil, sestankov in projektov.
4. Uživajte v življenju zunaj službe: preživljanje časa z ženo, potovanja, samoizobraževanje in šport, zdravstvena oskrba.

Ravnovesje med delom in zasebnim življenjem je ključ do osebne učinkovitosti.

Sistemist najbolje deluje v povezavi s Todoistom. Lahko pa uporabite katere koli druge programe in storitve za upravljanje opravil. Osnovna načela sistema so veliko pomembnejša od posebnih orodij.

6 Sistemističnih načel

1. Nanesite povsod

Sistem je sistem, da ga uporabljamo povsod in povsod. Do razporejevalnika morate imeti dostop iz katere koli naprave in kjer koli.

Trdo smo delali, da je Todoist na voljo po vsem svetu. Priporočam, da jo (ali drugo podobno aplikacijo) takoj namestite na vse naprave in platforme, ki jih imate: telefon, tablico, prenosnik, brskalnike itd.

2. Uporabite v vsem

Sistem deluje, če zajema vse vidike osebnega in poklicnega življenja. To vam bo dalo svobodo. Nadzirali boste vse pomembno in ne boste več pozabili na stvari, kot je srečanje s stranko ali nakup darila za ljubljeno osebo.

Skoraj vse moje dejavnosti so poenostavljene. Natančneje, sistematiziral sem:

1. Prihajajoči dogodki (sestanki znotraj in zunaj podjetja).
2. Kompleksni projekti, razdrobljeni na številne majhne faze.
3. Ponavljajoče se naloge za nadzor dolgoročnih projektov.
4. E-pošta (če na pismo ne morem odgovoriti takoj, ga s pomočjo prevedem v nalogo).
5. Poročila o napakah, če je njihovo odpravljanje vezano na mene.
6. Seznam izdaj (v skupni rabi s kolegi).
7. Nakupovalni seznam (v skupni rabi z mojo ženo).
8. Spletne strani, na katerih ne morem takoj ukrepati. Na primer stran z izdelkom na Amazon.com (še se nisem odločila, ali bom kupila ali ne), stran s filmom v IMDb, ki si jo želim ogledati, ali članek, ki ga želim prebrati pozneje. Za vse to uporabljam.
9. Zdravstvene naloge (tedenska telovadnica in tek).

3. Velike naloge razdelite na izvedljive majhne

Majhno nalogo je lažje izvesti. Zato vedno razdelite velike projekte na majhna podopravila, ki jih je mogoče dokončati v eni uri (ali manj). Najprej vam bo pomagal razumeti, koliko časa potrebujete za to ali ono. In drugič, videli boste napredek.

Pomembno je, da je naloga izvedljiva. Morate biti sposobni izvajati tisto, kar ste dali na svoj seznam opravil.

4. Dajte prednost

Vsak dan opravim 15 do 25 nalog. Trenutno so najpomembnejši.

V Todoistu je enostavno določiti prednost. Takole naredim:

1. Ne pozabite določiti roka, do katerega mora biti zadeva končana. Pomembne naloge si zastavim za danes ali jutri, nepomembne izpišem za prihodnost.
2. Navajam stopnje prioritete. V Todoistu so štirje. Storitev samodejno razvrsti opravila glede na pomembnost.
3. Da bi dodatno poudaril pomen naloge, uporabljam oznake, kot je @high_impact. Z njimi je priročno spremljati, koliko pomembnih opravil je opravljenih na dan.

5. Vsak dan izpraznite svoj seznam opravil

Preden sem začel uporabljati pravilo 0 prejeto, je bila moja e-pošta kaotična. Vsakič, ko sem moral očistiti ruševine, sem se počutil grozno.

Za upravljanje opravil uporabljam podobno pravilo – »0 opravil na seznamu opravil«.

Če niste imeli časa narediti vsega, kar ste načrtovali za dan, preostalih nalog ne odlagajte na naslednji dan. Namesto tega ponastavite seznam opravil in ustvarite nov načrt. To vam bo omogočilo pregled, razumevanje, kje ste, in ponovno določitev prioritet.

6. Vedno pridobite povratne informacije

Večina sistemov za upravljanje časa se osredotoča na to, kar je treba narediti, in ne na tisto, kar je že bilo storjeno. Toda kaj je smisel, če ne vidite svojega napredka in ne razumete, kako produktivni ste?

Zato smo ustvarili. Omogoča vam sledenje, vizualizacijo in izboljšanje osebne uspešnosti.

Todoist Karma je kot mini-igra: dokončate naloge, dosežete točke in vidite, kako rastejo barvne karte. To je zelo razburljivo, še posebej za začetnike v upravljanju časa. Da bo še bolj zanimivo, si lahko zastavite ne le dnevne, ampak tudi tedenske cilje, rezultate pa delite na družbenih omrežjih in s tem povečate stopnjo odgovornosti.

Dodatni nasveti

Delo z e-pošto

1. Preverite svojo e-pošto dvakrat na dan. Na primer zjutraj in popoldan.
2. Ciljajte na prazen nabiralnik.
3. Če je mogoče, takoj odgovorite na pismo. Če ne, ga prevedite v nalogo, obvezno navedite rok in prednost.
4. Izklopite obvestila na vseh napravah. To vam bo pomagalo preprečiti motnje.

Delo z glasniki

Messengerji so ubijalci produktivnosti, so trzajoči in moteči. Raziskave kažejo, da povprečni pisarniški delavec v povprečju porabi več kot dve uri na dan za motnje in odmore. To pomeni, da se delovni teden poveča za več kot 10 ur, ker se obseg dela ne zmanjšuje.

1. Združite dopisovanje v messengerjih z brskanjem po internetu. Ko morate samo delati (napisati poročilo, narisati postavitev itd.), zaprite aplikacije za klepet.
2. Obdelaj sporočila v paketih: odprl messenger, prebral vse, odgovoril vsem in ga znova zaprl.
3. Onemogočite obvestila programa Messenger na svojem mobilnem telefonu.

Po besedah Salihefendika mu ta sistem pomaga, da je osredotočen, pri razumu in zdravju.

V komentarje napišite, kaj mislite o Systemistu, in delite tudi svoje skrivnosti produktivnosti.