Kako biti produktiven v odprtem prostoru

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Življenjski heker je ugotovil, kako ustaviti pisarniške bitke, ko je za nekatere dušeno, drugi pa pihajo, zmanjšati hrup in spremeniti odprt prostor v prijeten prostor za učinkovito delo.

Zakaj je odprt prostor slab

Pisarne odprtega prostora so poznane že iz časov inženirjev Henryja Forda in so še vedno ena najbolj priljubljenih oblik načrtovanja. Številne študije dokazujejo, da je ta format preživel svojo uporabnost: delovna učinkovitost je nižja kot v kabinetnih pisarnah, zaposleni pa se hitreje utrudijo in delajo slabše.

Glavne težave z odprtim prostorom:

1. Hrup, ki ga povzročajo ljudje in stroji.
2. Nevarnost širjenja okužbe, če kdo od "odgovornih" kolegov pride v ordinacijo bolan.
3. Neuspeh pri doseganju stanja poteka dela zaradi pogostih prekinitev in sestankov.

Če najbolje delate zjutraj ali zvečer, ko večina vaših sodelavcev ni v službi, v dveh urah pa naredite tisto, česar niste storili v ostalih šestih, si podrobneje oglejte naša priporočila.

Odhod iz pisarne

Fleksibilen delovni čas

Če oblika vašega dela dopušča, uporabite prilagodljiv urnik. Nekaterim je bolje in bolj priročno delati zjutraj, ko večina njihovih sodelavcev še ni v službi, drugi pa se zbudijo pozno popoldne.

Sledite svojim bioritmom.

O takšnem urniku se je težko dogovoriti z nadrejenimi, a se splača vsaj poskusiti. Če je naloga opravljena, kakšna je razlika v katerem časovnem obdobju?

Praksa založbe, kjer sem delal, je pokazala učinkovitost tega pristopa. Samo zaposleni, ki so bili vezani na storitve za stranke in prodajalce, so imeli jasen začetek in konec delovnega dne. Uredniški, promocijski in drugi oddelki so formalno začeli delovati ob 10. uri, vendar so tudi znotraj enega oddelka veljali odlikovanja za sove in škrjanke.

Prehod na delno oddaljeno

Izkušnje 37Signals, podjetja, ki ga skoraj v celoti sestavljajo oddaljeni zaposleni, so dokazale, da je pomembno, da ljudje učinkovito delajo, da preko spleta prečkajo več kot štiri ure na dan. Preostale štiri ure so ljudje delali po svojem urniku.

To je podjetju s sedežem v ZDA omogočilo, da je v svojo ekipo združilo programerje iz Hongkonga, Rusije, Danske, Švedske in različnih mest v ZDA. Več o tem si lahko preberete v knjigi »Remote. Pisarna je neobvezna, «so napisala lastnika podjetja Jason Fried in David Hensson.

Ne predlagamo, da zapustite pisarno in popolnoma preklopite na delo na daljavo, saj bo tak urnik zelo težko uskladiti s svojim šefom.

Toda na primer pred oddajo projekta ali pred kakšnim odgovornim rokom se je povsem mogoče dogovoriti za nekaj dni dela od doma, da bi se maksimalno osredotočili na opravilo.

Če je prisotnost v pisarni še vedno potrebna

S kolegi se pogajamo

Ena najbolj motečih stvari so neposlovni pogovori, ki jih poslušajo vsi kolegi, ki so slučajno zraven. Pripeljite razprave v konferenčno sobo ali kuhinjo.

Določanje sestankov in razprava o drugih delovnih trenutkih, o katerih informacije zadevajo le del ljudi, prenos na e-pošto, Skype, Telegram ali kateri koli drug messenger, primeren za večino zaposlenih.

V pisarnah, ki imajo gibljiv urnik dela, je še vedno predpisan začetek delovnega dne. Strinjajte se, da po uradni 9. uri zjutraj vsi, ki so vstopili po njem, ne pozdravijo celotne sobe in ne motijo že delujočih kolegov.

Naj bo pravilo, da telefon preklopite v tihi način in zapustite sobo, ko prejmete klic.

Ne prihajajte na delo bolni in s tem ne ogrožajte svojih sodelavcev.

Danski znanstveniki so izvedli študijo 2403 zaposlenih, ki delajo v različnih vrstah pisarn, in prišli do zaključka, da ljudje iz odprtega prostora zbolijo 62 % pogosteje kot zaposleni, ki imajo osebni račun.

Določite si urnik za predvajanje, potem se boste izognili nezadovoljstvu, ki bi nekoga spet pihalo. Če hodite na hodnik in se 10 minut raztegnete, je dobro za vaše oči in vašo produktivnost.

Če so ta pravila zapisana v pravilnikih podjetja in opisih delovnih mest, nihče ne bo užaljen, če ga taktno opomnite nanje.

Nakup slušalk za odpravljanje hrupa

Znebite se vsiljivega brnenja s slušalkami za odpravljanje hrupa. Je dveh vrst: aktivni in pasivni.

Pasivno odpravljanje hrupa se doseže z blokiranjem zunanjih zvokov z gostimi ušesnimi blazinicami ali čepki. In tukaj, ko izberete en sam recept, ni. Izmeriti je treba veliko parov, da bi izbrali, kaj bo posebej za vas udobno in bo všeč zvok.

Slušalke z aktivnim odpravljanjem hrupa so učinkovitejše pri dušenju tujih zvokov, vendar so tudi veliko dražje. Njihovo načelo delovanja temelji na dejstvu, da je na slušalkah nameščen dodaten mikrofon, ki zajema zunanje šume in jih reproducira v protifazi.

Ritmično brnenje računalnikov, prezračevanja in tiskalnikov bo popolnoma izginilo, takoj ko si nataknete slušalke. Za prenehanje poslušanja in pogovorov bo dovolj, da vklopite ustrezno glasbo.

Pri nekaterih ljudeh lahko nošenje slušalk z aktivnim odpravljanjem hrupa povzroči omotico ali glavobol. In bistvo tukaj ni v kakovosti delovanja samih slušalk, temveč v anatomskih značilnostih določene osebe in njenega vestibularnega aparata.

Da ne bi zapravljali denarja, prosite prijatelje, ki imajo takšne slušalke, naj si jih izposodijo za nekaj dni, ali pa se pred nakupom v trgovini pozanimajte o možnostih vračila, če vam slušalke ne delajo.

V skladu z Zakonom o varstvu potrošnikov in 502. členom Civilnega zakonika lahko kakovosten izdelek vrnete v trgovino v 14 dneh od dneva nakupa. Toda trgovina lahko vztraja, da so te slušalke tehnično zapleteni predmeti, ki jih ni mogoče vrniti ali zamenjati.

Ukvarjamo se s prenovo

Kritično preglejte postavitev prostora, v katerem delate. Imate namenski prostor za kuhinjo in kaj je to: ločena soba, ograja ali miza na sredini sobe z grelnikom vode in aparatom za kavo?

Aparat za kavo in druge hrupne gospodinjske aparate je treba čim bolj izolirati od glavne sobe. Če obstaja ločena ograja, se poskusite pogajati, kako jo pripeljati do stropa in kuhinjo ločiti od skupnega prostora z vrati.

Tiskalniki in hladilniki naj bodo čim dlje od delovnih mest.

Pisarno je treba razdeliti na hrupna in tiha območja. Združevanje tržnikov in programerjev je slaba ideja za oba oddelka.

Organizirajte svoje delovno mesto tako, da vam bo tam prijetno, saj večino dneva preživimo v službi. Udobno delovno mesto je ravnovesje med odprtostjo in osebnim prostorom. Od kolegov se lahko ogradite s cvetjem, predelno steno ali omarico, ne da bi zapustili skupni prostor.

Prihranimo čas

Nevarnost odprtega prostora je, da je vsak zaposleni skoraj na dosegu roke. Prednost takšne postavitve se torej spremeni v prekletstvo, saj ste nenehno moteni. Hkrati pa se tisto, kar je za vašega sodelavca morda nujna in pomembna naloga, za vas izkaže za nenujno in nepomembno.

Pri dogovarjanju se držite pravila označevanja obveznih in neobveznih udeležencev, ob koncu načrtovalnega sestanka vsem pošljite protokol s končnimi odločitvami in roki za izvedbo nalog.

Vzemite si čas, ki bo le vaš za dokončanje nalog, ko vas nihče od kolegov ne bo motil s svojimi vprašanji. Vnaprej obvestite svoje kolege, da se pripravljate na pomemben rok za celotno ekipo, zato jih prosite, naj vas na določen dan ali uro ne motijo.

Delo v odprtem prostoru je vrsta kompromisov. Spremembe začnite pri sebi in v svojem ožjem okolju, nato pa bodo postopoma tudi ostali vaši kolegi dohiteli nove standarde. Tudi če niste vodja, ampak navaden zaposleni, lahko spremenite življenje svoje pisarne na bolje. Dovolj je, da zavzamete aktivno stališče in promovirate svoje ideje.