Kako biti najbolj produktiven zaposleni v pisarni in kljub temu oditi domov ob 17.30

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Včasih se nam zdi seznam opravil neskončen. Že ob pogledu nanjo se že počutimo izčrpani od trdega dela. Vse nas muči vprašanje, kako biti produktivni, imeti čas za obvladovanje vseh delovnih nalog, a hkrati ne preživeti dneve in noči v službi. V tem članku bomo poskušali odgovoriti nanj.

To je Cal Newport. In ga lahko imenujemo resnično produktivnega, saj:

• profesor na univerzi, ki tam preživi polni delovni čas in poleg parov organizira različne dejavnosti za študente;
• napiše šest (ali celo več) člankov na leto za znanstvene revije;
• avtor štirih odličnih knjig in trenutno pripravlja peto;
• skrben mož in oče;
• vodi blog o produktivnosti in učinkovitosti, ki se redno posodablja z novimi vnosi.

Kljub vsemu naštetemu delo konča ob 17.30 in redkokdaj posluje ob vikendih.

Ne, ni superjunak in nima ekipe 15 pomočnikov. Nehajmo biti za trenutek ljubosumni na tako organiziranost in učinkovitost in pomislimo, kako Cal uspe vse narediti.

Spodaj boste našli nasvete, ki vam bodo pomagali, da se naučite učinkovito upravljati svoj čas, nehati biti leni, začnite delati več in oditi iz pisarne domov ob 17.30. Torej, začnimo.

1. Seznami opravil so zlobni. Naredite si urnik

Seznami opravil so sami po sebi neuporabni. So le vaš prvi korak. Sami morate ustvariti jasen urnik. Kaj za? To vam bo pomagalo načrtovati, kaj dejansko lahko storite. To vam bo omogočilo, da dokončate določeno nalogo točno takrat, ko jo lahko izpolnite najučinkoviteje, in ne samo zato, ker je številka štiri na seznamu.

Dokler nimate določenega datuma in ure na vašem seznamu za vsako opravilo, ste samo zaželeni.

Cal Newport

Načrtovanje vas spodbuja, da se soočite z realnostjo. Imate omejeno količino časa in določeno število nalog. Ne morete pa natančno določiti, koliko časa vam bo vsaka naloga vzela. Ko si boste ogledali celoten obseg dela, boste lahko vsako delovno uro preživeli produktivno, iz nje iztisnili več in delali kjer in kdaj in kjer vam bo bolj priročno.

Strokovnjaki se strinjajo, da če ne izračunate natančnega časa, potrebnega za dokončanje nalog, se vnaprej obsodite na neuspeh.

Zagotovo mnogi zdaj mislite, da se večina nalog pojavi nenadoma in jih ni mogoče predvideti in načrtovati. Ja, seveda je tako nenadna opravila zelo težko vključiti v svoj urnik. Toda za to vam ni treba biti sedem razponov na čelu. Vse se lahko spremeni v vsakem trenutku. Kljub temu morate imeti načrt, sicer boste izgubljali svoj čas.

Želite prenehati biti odlašalec? Urnik vam bo pomagal.

Cal Newport

Spoznanje, da imate jasno načrtovan obseg dela, že zmanjša željo po odlašanju z opravljanjem stvari. Ne razmišljaš o tem, ali bi moral zdaj delati ali ne – odločitev je že padla.

Se vam to zdi pretirano urejeno in ni preveč zabavno? Misli narobe.

Raziskave dokazujejo, da je načrtovanje ne le delovnega časa, ampak tudi prostega časa dobra ideja. Tako boste izboljšali kakovost svojega življenja: življenjski standard ljudi, ki jasno načrtujejo celo svoj prosti čas, je veliko višji kot pri tistih, ki tega ne načrtujejo.

V redu, zapustili smo seznam opravil in sestavili poseben urnik. Zdaj pa se naučimo določiti prioritete, saj ne moreš delati 24 ur in sedem dni v tednu, kajne?

2. Predvidevajte, da boste odšli domov ob 17.30, nato pa načrtujte stvari, ki jih morate narediti pred tem časom

Delo vam bo vzelo ves čas, ki ga boste dali. Dajte ji 24 ur, sedem dni v tednu in bodite prepričani, da bo služba porabila vseh teh 168 ur.

Postaviti morate meje, če želite uskladiti delo in osebno življenje. Časovne omejitve bodo pripomogle k vaši učinkovitosti.

Določite si rok: odhajate iz službe ob 17.30. Nato načrtujte količino nalog, ki jih lahko obvladate do tega trenutka.

Cal imenuje ta tesen urnik uspešnost.

Lahko greste tudi po drugi poti: ustvarite si idealen delovni urnik za klošarja, nato pa naredite ravno nasprotno. Trdo in trdo delajte, ne da bi se smilili sami sebi. Verjemite mi, ko trdo delate, vas bodo pametne in uporabne rešitve našle same.

Vendar ne pozabite, da se morate zaščititi pred prekomernim delom. Morali bi se počutiti, kot da nadzorujete svoj urnik. Bolj ko čutite, da obvladujete situacijo, manj stresa doživljate.

V redu, zamislite si popoln dan za klošarja in naredite nasprotno. To vam bo pomagalo, da se učinkovito spopadate s svojimi trenutnimi nalogami. Kaj pa dolgoročni projekti?

3. Naredite načrt za tekoči teden

Mislim, da se boste strinjali, da kratkoročni načrti niso več kul. Če razmišljate samo o današnjem času, ne boste nikoli naprej.

Želite pisati knjige, se vključevati v različne dejavnosti, raziskovati in biti hkrati dober starš? Potrebujete poseben načrt za teden.

Cal Newport

Ljudje se ne marajo ozirati na dolgoročne načrte, pozabljajo pa, koliko koristi jim lahko prinesejo. Vem, kaj počnem vsako uro, dan, teden, mesec svojega življenja. Se vam zdi to težko? Lažje, kot si mislite. V ponedeljek zjutraj traja eno uro. Samo.

V ponedeljek zjutraj naredim načrt za teden. Pregledam svojo pošto, razmišljam o nalogah, ki jih moram opraviti, preverim svoj koledar in razmišljam, kako tako načrtovati svoj čas. Ko imam načrt, ga pošljem po e-pošti, zdaj ga bom vedno videl v svoji mapi Prejeto. Tukaj ga lahko opazujem vsak dan in se lahko tudi vedno večkrat na dan vrnem k njemu, če nenadoma pozabim na svoje prioritete.

In Cal ima prav. Učinkoviteje porabite svoj čas, če sledite načrtu.

Morda mislite, da je dovolj, da v glavi premislite o vseh prihajajočih opravilih za ta teden, vendar jih ni treba zapisati. Ne, ni tako.

Če napišete načrt zadev, bolj verjetno je, da se ga boste držali: imeli boste nekaj oprijemljivega, ne idealnega, spominjalo vas bo na vaše prioritete.

Torej, zdaj imate jasen urnik in tedenski načrt. A čutiš, da nekaj drugega manjka. In pravilno razmišljaš.

4. Naredite manj nalog, vendar jih opravljajte s strastjo

Verjetno mislite nekaj takega: »Preveč moram narediti. Nikoli se jim ne bom mogel spopasti v dodeljenem času."

In Cal priznava, da imaš morda prav. Vendar ne smete obupati ali delati v paniki do 22:00.

Moral bi imeti manj dela kot zdaj. Ne pozabite, da niso vse vaše zadeve tako pomembne, kot se morda zdi. Pogosteje rečete da, kot bi morali. Vprašajte se: "Kaj mi je v življenju res dragoceno?" In potem odrežite čim več nepotrebnega.

Cal Newport

Vedno smo cenjeni za tisto, kar delamo najbolje. Torej, če želite biti uspešni, naj vas ne preobremenjuje, dovolite, da opravite manj nalog, vendar boste imeli možnost, da jih bolje opravite. Ljudje prepogosto rečejo da. Mnogim in mnogim rečem ne. Neusmiljeno se izogibam opravilom, ki me sproščajo, če čutim, da mi niso v resnici pomembne.

Počutite se, kot da sploh nimate časa, vendar se John Robinson, specialist za upravljanje časa, ne strinja s tabo in verjame, da imamo danes lahko veliko več prostega časa kot kdajkoli prej.

Vztraja, da sodobni ljudje ne delajo več kot njihovi predhodniki (čeprav večina od nas misli drugače). Raziskave kažejo, da so ljudje v zadnjih 40 letih porabili veliko manj časa za dokončanje delovnih nalog in se veliko pogosteje ukvarjajo z neproduktivnimi motnjami. Po Janezu ima vsak čas za počitek.

Kakšen je sklep iz tega? Počutite se, kot da nimate časa, ker je raztrgan na nadležne male naloge, ki črpajo vaše življenje in vas.

Torej naredi manj. Toda počnite to "manj" s strastjo in navdušenjem.

Vaši načrti so strukturirani in se popolnoma ujemajo z vašim urnikom. Še vedno pa ostaja odprto eno vprašanje: katere naloge bi morali opravljati?

5. Manj pozornosti namenjajte majhnim opravilom – osredotočite se na tisto, kar je višje prioritete

V službi delamo različne stvari. Malenkosti, kot so razčlenjevanje e-pošte, trenutni in, če pomislite, ne vedno nujni sestanki ter prisluškovanje naslednjim pisarniškim tračem, od nas ne zahtevajo posebnega mentalnega napora. Tukaj ne uporabljate svojih talentov. Če se ukvarjate s katerim koli pomembnim poslom, potem zahteva aktiviranje vseh vaših sposobnosti in veščin. To vodi do kakovostnih rezultatov.

Kaj je problem pri majhnih opravilih? Utapljamo se v "plitvi vodi".

Ljudje, ki pogosto delajo ob vikendih in ponoči, imajo občutek, da delajo veliko manj kot tisti, ki se poslavljajo od dela ob petih zvečer. To je zato, ker veliko delajo, vendar pomen nalog, ki jih opravljajo, ni velik.

Malo verjetno je, da bi kdo postal izvršni direktor samo zato, ker je odgovoril na vsa e-poštna sporočila ali se udeležil enega nepotrebnega manjšega sestanka. Da, natančno izvajanje celo majhnih nalog vas bo rešilo pred odpuščanjem, vendar se boste lahko razvijali šele, ko bodo obsežne naloge postale vaša glavna prednostna naloga.

Imejte čas, da se posvetite izključno prednostnim nalogam. Kako začeti ta težak posel?

Glavna stvar je, da zjutraj prenehate preverjati e-pošto.

Tim Ferris avtor uspešnic Kako delati 4 ure na teden

Poskusite ne preverjati e-pošte v prvih dveh urah po prebujanju. Nekateri si to celo težko predstavljajo, zagotovo bodo imeli vprašanja, kot so: »Kako lahko to naredim? Vsekakor moram preveriti pošto, sicer ne bom mogel v službo. Presenečeni boste, ko boste vedeli, da v večini primerov to sploh ni tako.

Da, morda bi res morali iti v svojo e-pošto in pobrati informacije, ki vam bodo omogočile, da nalogo dokončate 100%. Lahko pa ga najprej dokončate za 80 ali 90 % in šele nato lezite v svoja pisma za dodatne informacije. Tako se boste zjutraj rešili nepotrebnih in odvečnih informacij, na katere se bo vaša pozornost zagotovo preusmerila, in se boste lahko posvetili izključno delu.

Kako torej povezati vse našteto skupaj? Nenavadno, samo da povzamem.

Cal nam je dal pet dobrih nasvetov:

1. Seznami opravil so zlobni. Naredite si urnik.
2. Predvidevajte, da boste odšli domov ob 17.30, nato pa načrtujte stvari, ki jih morate narediti pred tem časom.
3. Naredite načrt za tekoči teden.
4. Naredite manj nalog, vendar jih opravljajte s strastjo.
5. Manj pozornosti posvetite majhnim opravilom – osredotočite se na višjo prioriteto.

Zdaj vam besedi "spored" in "načrti" zvenita hladno in ne razumete posebnih koristi, ki vam jih bodo prinesle. Ko pa jih enkrat narediš del svojega življenja, spoznaš, da imaš prosti čas za družino in prijatelje. Poleg tega boste počeli stvari, na katere ste lahko ponosni.

Cal Newport

Intelektualno delo je pravzaprav mojstrsko delo. A ni tako težko, kot se zdi: ne delate rezbarjenja lesa, ampak delate z informacijami. Razvijaš ideje. Ločiti moraš pšenico od plev in včasih ustvariti ideje iz surovine. Če boste na ta proces začeli gledati z vidika mojstra, boste postali srečnejši, bolj zadovoljni s svojim delom in seveda uspešnejši v poklicnem življenju.

Izberite, kdo želite biti: pisarniški samot ali uspešen ustvarjalec?