Kako narediti več in delati manj

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

V 4, 5 urah lahko naredite veliko več kot v celem dnevu v pisarni. Danes objavljamo šest zanimivih nasvetov Elene Prokopets, potujoče pisateljice in pisateljice, o kulturnih najdbah.

Včeraj sem prestopil dve meji, zaključil tri tekoče projekte s strankami, sklenil posel z velikimi obeti, zvečer pa sem doma večerjal s svojo sorodno dušo.

Delam 25 ur na teden, spim osem ur na dan, nimam urnika in še vedno uspem narediti veliko več stvari kot takrat, ko sem bil zaklenjen za svojo pisarniško mizo več kot 60+ ur na teden.

Še zdaleč nisem nadčloveka. Vse zgoraj opisano je le ilustrativen primer.

Ker sem bil neodvisen od kraja in delal zase več kot eno leto, sem se naučil nekaj dragocenih lekcij o učinkovitosti in upravljanju lastnega časa.

Spodaj je seznam življenjskih trikov, ki se morda zdijo zelo preprosti. Ko pa jih enkrat zares preizkusite, boste opazili, da vaša opravila vzamejo vse manj časa.

1. Izkoristite učinek Zeigarnik

Možgani imajo vsiljivo vgrajeno funkcijo, ki vas nenehno opominja na stvari, ki ste jih pustili nedokončane, in vas tako spodbujajo, da dokončate nalogo. To je učinek Zeigarnik, ki vam bo pomagal dokončati naloge, ki ste jih že začeli.

Ni pomembno, ali vam je všeč, da se problem reši ali ne, naredite vsaj en majhen korak k njemu.

Ste soočeni z ustvarjalno krizo in ne znate pisati? Odprite prazno datoteko in začnite tipkati, kar želite. Morate začeti načrtovati svojo poroko? Začnite z iskanjem poročnega šopka. Ali morate do jutri razviti marketinško strategijo za svoje podjetje? Posnemite nekaj idej na video, da boste lahko začeli.

V 99 % primerov boste opravili nalogo do konca.

2. Uporabite orodja za vodenje projektov (ne samo za delovne primere)

Naši možgani ne marajo zahtevnih nalog. Ko se sooči s kakšno abstraktno nalogo, recimo »izdelati mesečno marketinško kampanjo«, takoj postane malodušen in raje počne lahke stvari, ki jih počne.

Zato je treba vsako veliko podjetje razdeliti na nekaj preprostih, drobnih, dosegljivih korakov.

Tu pridejo v poštev orodja za vodenje projektov. Nočete zamuditi nobenega pomembnega koraka, kajne?

Obstaja nešteto brezplačnih in plačanih osebnih aplikacij za upravljanje projektov. Najbolj mi je všeč vizualni pristop k vodenju.

Kar je še posebej dobro pri tej aplikaciji, je, da lahko strukturirate informacije tako, kot vam pridejo na misel – v obliki razmerij in ne linearnih. To pomeni, da lahko namesto risanja linearnega načrta po korakih ustvarite podrobno sliko projekta z več tokovi dejanj, ki se pojavljajo hkrati ali drug za drugim. (Več o miselnih preslikavah in orodjih za to preberite tukaj).

Z drugimi besedami, narišete vizualni zemljevid, ki vam omogoča vpogled v celoten projekt, poleg tega pa vam pomaga narediti majhne korake, ki vodijo do vašega cilja.

Tukaj je primer takega projekta:

Zakaj ta vizualni pristop odlično deluje zame (in morda deluje tudi za vas):

1. Vedno veste, kateri korak bi moral biti naslednji, zato si niti ne pustite možnosti odlašanja.
2. Na prvi pogled imate veliko, jasno sliko o svojih ciljih.
3. Načrtovanje celotnega projekta je tako enostavno kot narisati na papir (kar sem že storil), uporaba načrta pa je veliko bolj priročna.
4. Če delaš v timu, bo vedno jasno, kaj je bilo že narejeno in kaj se dela zdaj. To pomeni, da bo manj napak in zamujenih rokov.

Druga priljubljena orodja, ki jih rad uporabljam, so,, Trello in.

3. Spremenite svoje navade

Danes je enostavno najti informacije o tem, kako slediti vsem vašim poslom, toda koliko od vas te nasvete izvaja v praksi? Tudi jaz sem bil v tem čolnu.

Vsi imamo navade in jih močno spremenimo. Vendar pa lahko eno pametno rešitev tega problema najdemo v The Power of Habit Charlesa Duhigga. Avtor ga imenuje cikel navad. Skratka, navada ima tri komponente: dražljaj (sprožilec, ki je pred navado), običajno vedenje (dejansko ponavljanje dejanja) in nagrado (zunanja in notranja nagrada, ki jo prejmete za izvajanje običajnega dejanja).

Zdaj je slaba novica, da na dražljaje nikakor ne morete vplivati. Dobra novica je, da lahko spremenite svoje vedenje.

Veliko je neproduktivnih stvari, ki sem jih počel in delam, vendar sem se vedno počutil krivega, ker najprej zjutraj začnem objavljati na družbenih omrežjih in medijih. Motnje ob deljenju novih objav na vašem blogu je v redu. Vem pa, da se lahko hitro ujamem v nesmiselno brskanje po spletu za nekaj ur in to mi bo pokvarilo dan.

Rešitev je, da načrtujete, kaj je treba storiti na omrežjih in medijih prejšnji večer. Določite si točen čas, ko to storite, in to počnite vsak dan.

Ta pristop je uporaben za vse dražljaje, ki vodijo v negativno vedenje.

Vsakič, ko izvedete novo običajno dejanje, se za to nagradite. Ustvarite si ritual, ki vam bo pomagal predvideti svoja negativna vedenja, kot je nepremišljeno brskanje po spletu, zapravljanje denarja ali uživanje sladkarij, in se nagradite z nečim lepim vsakič, ko se temu lahko izognete.

Ponavljajte 21 dni, dokler se nova navada ne ustavi.

4. Uporabite pravilo 90 minut

Pred približno 50 leti je nevroznanstvenik Nathaniel Kleitman odkril, da se naše telo premika od vrha do vrha vsakih 90 minut čez dan. Ta pojav je znan tudi kot ultradianski ritem. Preprosto povedano, produktivni smo lahko le 90 minut.

Kaj se zgodi po 90 minutah? Začnemo iskati dodatno gorivo v obliki kofeina, sladkarij ali lastnih stresnih hormonov: adrenalina, norepinefrina in kortizola. V tem trenutku izgubimo fokus, prenehamo jasno razmišljati in vidimo celotno sliko.

Moj včeraj je potekal takole: prišel sem na letališče in delal v kavarni 90 minut pred vkrcanjem (ni bilo Wi-Fija), si med letom ogledal film in se vrnil na delo z vlakom iz Švice v Francijo. Ko sem prišel domov, sem hitro preveril mapo »Prejeto«, večerjal in delal še 90 minut.

Posledično sem v samo 4,5 urah opravil večino dela, za katerega bi prej porabil 8-urni dan.

5. Dajte prednost zadnjemu

En izvršni direktor Pentagona je briljantno povzel bistvo tega nasveta:

Najprej naredim seznam prioritet: prva, druga, tretja itd. In potem vse pod tretjino prečrtam.

To je zlato pravilo za vsak dnevni seznam opravil. Vse naloge po tretjem prestavite na naslednji dan.

Ne morete ugotoviti, katere naloge so pomembnejše?

1. Razmislite, ali obstaja odvisnost med nalogami. Ali je mogoče narediti korak A, ne da bi naredili korak B? Če ne, potem je naloga B pomembnejša. Izberite tiste naloge, ki vplivajo na vaš prihodnji uspeh.
2. Uporabite matriko odločanja.

Vse v zgornjem desnem kotu mora biti označeno z oznako "Naredi to zdaj". Težave z velikim vplivom, ki jih je težko doseči, je treba mešati z drugimi, manj težkimi. Naloge z majhnim vplivom, ki jih je enostavno opraviti, je vredno prenesti.

6. Dogovorite se za "letališki dan"

Zame so superproduktivno delovno mesto letališča in letala. Pravzaprav imam bolj pogosto povezovalne lete kot direktne (med drugim so cenejši za vsaj 100 $) in poskušam opraviti čim več nalog v dneh, ko sem na poti, in ne ko delam od doma.

Zdaj naj razložim.

Imate strogo omejen čas (pred odhodom ali pred vkrcanjem) in omejen brezplačen Wi-Fi. To pomeni, da lahko sprintate 90 minut, da ostanete produktivni.

Ko ste na letalu, vam ni kaj odvrniti: vaš telefon je izklopljen in obstaja le čisto, učinkovito delo, ki ga je treba opraviti v omejenem času. Pogosto poskušam poustvariti podobno vzdušje doma: izklopim internet in opravljam svoje delo 90 minut, ne da bi me kaj drugega motilo.

Naj povzamemo. Tukaj je načrt, kako narediti več in manj delati:

1. Naredite prvi korak v svojem poslu in dovolite, da vam ga Zeigarnikov učinek pomaga dokončati.
2. Uporabite orodja za upravljanje projektov, da vam bo jasno, kaj je treba storiti, in ostanite osredotočeni.
3. Spremljajte svoje dražilne dejavnike in jih spremenite v pozitivne navade.
4. Uporabite pravilo 90 minut.
5. Dajte prednost in delajte na najpomembnejših nalogah.
6. Odstranite vse, kar vas moti. Na primer, dajte si "letališki dan".