7 Gmailovih nasvetov nekdanjega zaposlenega pri Googlu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če vam na stotine dohodnih e-poštnih sporočil in nenehnih motenj za preverjanje pošte ne omogočajo, da se osredotočite na svojo glavno dejavnost, je ta članek za vas. Rudolphe Dutel, nekdanji uslužbenec Googla, je razložil, kako pravilno delati z Gmailom brez preglavic.

Leta 2011 se je Rudolf Dutel zaposlil pri Googlu. »Moj prvi dan v Googlovi pisarni je bil kot prihod Harryja Potterja v Hogwarts: zelo si zaskrbljen, kot šolar na prvem zmenku in ni jasno, kaj storiti,« se spominja Rudolph. "Zato sem bil vesel vsakega zaupanega dela in priložnosti, da se ob tem naučim nekaj novega."

Naslednji dve leti mu je bilo namenjeno, da se bo tesno ukvarjal z usposabljanjem zaposlenih v podjetju za delo s poštno storitvijo Gmail in njeno poslovno prodajo.

Dütel ni več član Googla, zdaj je zaposlen v Bufferju in ustanovitelj projekta Remotive, elektronskega tednika za oddaljene delavce. Še vedno pa uporablja nekatere trike, ki jih je naučil svoje nekdanje kolege.

Kako usposobiti svojo e-pošto: 7 ubijalskih nasvetov za delo z Gmailom

Včasih je odpiranje mape »Prejeto« v ponedeljek zjutraj razodetje. Zdi se, da je fizično nemogoče razvrstiti neskončen tok pisem.

Elektronska pošta se danes ne uporablja, razen v odročnih vaseh, kjer ni elektrike ali mobilnih stolpov. Glede na raziskavo McKinsey Global Institute povprečno tretjino svojega delovnika porabimo za odgovarjanje na e-pošto.

Povprečni kvalificirani delavec porabi do 28 % svojega uporabnega časa za razčlenjevanje e-pošte. To je približno 13 ur na teden.

Seveda se ne želim strinjati s tako žalostno statistiko. Poleg tega vsi želijo svoj čas porabiti za nekaj bolj koristnega. Dutel je v ta namen veliko časa preizkušal zmožnosti Gmaila, pripomočkov in storitev ter izpostavil sedem najbolj uporabnih po njegovem mnenju za vsakodnevno uporabo. Morda delovna korespondenca ni tako dolg posel.

1. Uporabite gumb "Prekliči pošiljanje"

Ste že kdaj opazili nekaj nadležnih tipkarskih napak v svojem pismu, potem ko ste kliknili "Pošlji"? Prepričan sem, da ja.

Odslej se vam ni treba več bati: imate funkcijo preklica pošiljanja, kar je strog pogoj za tiste, ki so se odločili resno prevzeti upravljanje dragocenega delovnega časa.

Funkcijo lahko aktivirate tako, da odprete meni in označite kljukico pred ustrezno funkcijo: "Nastavitve" → "Splošno" → "Prekliči pošiljanje". Po želji je mogoče obdobje preklica nastavite na 10, 20 ali 30 sekund.

Poskusite sami, meni osebno je bilo všeč!

2. Uporabite predloge, da prihranite čas

Napišemo ogromno črk iste vrste, podobnih si kot dve kapljici vode. Včasih za osnovo za nova pisma vzamemo tista, ki smo jih že napisali drugim ljudem. Na primer, za prodajalce je to priročno in lahko znatno prihrani čas.

Zakaj torej ne bi pripravili nekaj predlog za tovrstno sporočilo, namesto da bi vedno znova pisali isto stvar? Konec koncev je zamenjati nekaj besed in besednih zvez veliko lažje kot napisati na novo. Glavna stvar je, da ga ne pozabite pozneje ponovno prebrati.

Pripravite in shranite nekaj predlognih odgovorov, ki jih lahko po potrebi uporabite pozneje.

Če želite omogočiti funkcijo "Predloge odgovorov", pojdite na zavihek "Laboratorij" v meniju z nastavitvami.

Zahvaljujoč tej neverjetno uporabni funkciji sta Rudolphu in njegovemu bratu uspelo ročno poslati svoje kontaktne podatke prvim 1500 naročnikom Remotive v standardnem pismu.

3. Uporabite funkcijo dostopa brez povezave

Drug trik, ki smo se ga naučili pri Dutelu, je, kako še naprej delati z Gmailom brez dostopa do interneta.

Morda se nekateri radi za nekaj časa odklopijo od drugih, da bi se popolnoma posvetili ustvarjalnim nalogam. Vendar v večini primerov preprosto ne gre brez mape »Prejeto«, kamor ste na primer spustili tehnično nalogo. Kako biti?

Za vsa potovanja z vlakom, primere s plačljivim ali omejenim dostopom do omrežja Wi-Fi in druge nepredvidene okoliščine lahko uporabite funkcijo »Offline«. Omogoča vam branje, odgovarjanje, iskanje in arhiviranje e-pošte brez dostopa do interneta.

To je res zelo priročno, saj ta način omogoča delo ne samo s pošto, ampak tudi z Google Drive in Google Dokumenti.

4. Nimate časa? Pavza

Včasih dohodna sporočila le padejo v škatlo eno za drugim, kar motijo in odvračajo pozornost od dela, na katerega smo osredotočeni. Ena, dve, štiri, deset novih črk … Kaj pa, če je kaj pomembnega?

Najboljša rešitev za to težavo je bila po besedah Dutela funkcija Inbox Pause. Pomen te funkcije je zelo preprost: prekinete tok dohodne korespondence, če ste zaposleni z nečim pomembnim, in ko se osvobodite bremena skrbi in koledarja, polnega dogodkov, se vrnete k njim, kot da ste jih prejeli. v isti sekundi tako, da odprete stran z zavihkom pošte.

5. Odjavite se z nepotrebnih poštnih seznamov

Zgodi se, da se je težko popolnoma znebiti vseh vrst poštnih sporočil, ki prihajajo v vaš službeni e-poštni nabiralnik. Kako se znebiti tistih, ki ti sploh niso zanimivi?

Oglejte si Unroll.me, pripomoček, ki vam lahko pomaga organizirati e-pošto na najboljši možni način v nekaj minutah. Ko se prijavite za storitev, odprite poštni seznam, na katerega ste naročeni. Nato se odjavite od nepotrebnih.

6. Vklopite preverjanje v dveh korakih

Zdi se, da Gmail ve skoraj vse o nas: s kom komuniciramo, katere slike iščemo pri iskanju, kaj shranimo v »Dokumente«. Lahko rečemo, da je to nekakšen center za nadzor letenja in glavni poveljniški štab - vse povezave vodijo sem, kot so ceste v Rim. To pomeni, da je treba najprej poskrbeti za varnost.

Preverjanje v dveh korakih je najboljša rešitev za to nalogo. "Dva-", ker za zaščito svojih podatkov ne potrebujete le svojega gesla za nabiralnik, ampak tudi edinstveno kodo, ki jo boste prejeli vsakič, ko boste poskušali dostopati do svojega nabiralnika iz mobilne aplikacije ali SMS-sporočila.

Rudolph tudi svetuje, da bodite pozorni na storitev 1Password.

Številne druge priljubljene storitve, kot so Dropbox, Facebook in Twitter, uporabljajo tudi preverjanje v dveh korakih za dostop.

Mimogrede, zaradi varnosti vaših podatkov je pomembno zagotoviti, da se vaš Gmail račun ne uporablja na več napravah hkrati, na primer v dveh računalnikih hkrati.

7. Uporabite bolj informativna obvestila

Številni messengerji uporabljajo več statusov za sporočila hkrati: "Poslano", "Dostavljeno", "Prebrano". Ponekod, kot je Facebook, se za predstavljanje teh obvestil uporabljajo ikone.

Za storitev Gmail obstaja podobna rešitev - Sidekick. To je dobra aplikacija za tiste, ki iščejo službo ali tiste, katerih dejavnosti so povezane s prodajo: zelo priročno je dobiti statuse poslanih e-poštnih sporočil.

Zdaj veste nekaj več o varnosti in prihranku časa pri delu z Gmailom. Upamo, da vam bo nasvet izkušenega strokovnjaka pomagal postati bolj produktiven.