Zakaj seznami opravil ne delujejo in kako to popraviti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če želite biti produktivni, se osredotočite na čas in ne na naloge.

Dobro upravljanje časa pomeni več rezultatov v krajšem času. Priljubljeni bloger in podjetnik Thomas Oppong pojasnjuje, kako narediti dobre načrte za dosego svojih ciljev in zakaj lahko preprosti seznami opravil ovirajo produktivnost.

Zakaj običajni seznami opravil ne delujejo

Na preprostem seznamu opravil ne odražate, koliko časa bo trajalo za dokončanje katere koli naloge. In najverjetneje začnete z majhnimi in nezapletenimi, ki ne vzamejo več kot pet minut.

Postopoma prideš do zaključka, da se vedno znova lotevaš zgolj preprostih stvari, pomembne in zamudne pa nenehno odlagaš za pozneje. Posledično se veliki projekti ne umaknejo. In večina točk načrta ostane neizpolnjenih, ker jim še naprej dodajate nove, ne da bi imeli nadzorni sistem.

Tu se sproži Zeigarnikov učinek, po katerem si ljudje bolje zapomnijo nepopolna ali prekinjena dejanja kot izvedena. To pomeni, da se vam bodo misli o nedokončanih opravilih s seznama opravil vrteli po glavi, dokler jih ne dokončate. Preganjal vas bo obsesiven občutek, zaradi katerega se je težko osredotočiti na opravljanje dela. To lahko na koncu privede do stresa in nespečnosti.

Kako učinkovito načrtovati

Opišite svoj idealen dan

Jason Womack, izvršni trener, govornik in avtor o produktivnosti, priporoča njegov pristop k organizaciji procesa za dosego cilja. Predlaga, da napišete scenarij za popoln dan, na katerega se lahko osredotočite. Spoznanje, da je ideal za vas, vas motivira za delo.

Če želite ustvariti skript, odgovorite na naslednja vprašanja.

• Kako želite preživeti svoj dan?
• Katere naloge je treba opraviti danes?
• Kdaj ste najbolj produktivni?

Na podlagi odgovorov lahko delovni čas razdelite na segmente, od katerih bo vsak vseboval določena opravila iz vašega seznama opravil.

Ta metoda vam bo pomagala učinkoviteje delati s svojim seznamom opravil in pravočasno obravnavati nujna in pomembna opravila.

Načrtujte vse v koledarju

Da bodo vaši seznami opravil za vas čim bolj učinkoviti, ne delajte preprostih načrtov brez rokov in rokov, ampak se naučite pametno uporabljati koledar.

Podrobno opišite prihajajoči dan ali cel teden. Označite vse svoje stvari na koledarju in živite po ustvarjenem urniku. To vam bo pomagalo pri odločitvi, katerega projekta se boste najprej lotili in ali lahko dodate več nalog.

Namesto običajnega razvrščanja prednostnih nalog oblikujte elemente načrta z datumom in točnim časom – zlasti pri najpomembnejših opravilih. To bo dalo občutek nujnosti in do določene točke jih boste lahko dokončali.

Ocenite vsako nalogo

Če ne analizirate, kako preživite vsak dan, je velika verjetnost, da večino tega zapravite.

Eno od pomembnih pravil produktivnosti je, da ne pustite, da opravilo traja dlje, kot je potrebno.

Za učinkovito upravljanje časa ni dovolj samo vedeti, kaj je treba narediti. Upoštevati morate, koliko časa bo trajalo. Bolje je reči: »Danes imam za to le 40 minut«, namesto da načrtujete stvari po enostavnem vrstnem redu pomembnosti brez določenih rokov.

Na svoj seznam opravil dodajte oceno, koliko časa bo trajalo, da dokončate vsak predmet. Poskusite razporediti vsako minuto od 8. do 17. ure. Vnaprej določite, kdaj bodo odmori. Nastavite urnik za preverjanje obvestil, e-pošte in družbenih medijev.

Morda se zdi, da ta dejavnost le izgublja čas. Toda v resnici postavlja letvico, ki jo poskušate izpolniti. Posledično boste videli, da se je vaša koncentracija izboljšala.

Spremljanje, koliko časa porabite za opravila, je lahko za vas pravo odkritje. To bo opredelilo slog vašega dela in ga lahko izboljšalo. Prav tako vam pomaga razumeti, v katerem času dneva ste bolj ali manj učinkoviti.

Merjenje je prvi korak, ki je potreben za spremljanje in končno izboljšanje delovanja. Če nečesa ne moreš izmeriti, tega ne moreš razumeti. Če nečesa ne razumete, tega ne morete nadzorovati. In če tega ne morete nadzorovati, ga zagotovo ne morete izboljšati.

James Harrington podjetnik, specialist za upravljanje procesov

Analizirajte svoj čas, nato pa ga lahko pravilno razporedite.

Časovnica

Odprite svoj dnevni načrtovalec ali aplikacijo za načrtovanje in dodajte roke na svoj seznam opravil. Vsakemu dodelite prednostno raven.

In če želite razumeti, kaj je vredno porabiti več časa, si odgovorite na nekaj vprašanj:

• Katere naloge bodo trajale manj kot 20 minut?
• Katere naloge bodo trajale več kot eno uro?
• Kaj je najbolje početi zjutraj, ko imate največ energije?

Zdaj namesto »Dokončaj projektni projekt« napiši »Zakončaj projektni projekt v dveh urah«. Tudi če ga nimate časa dokončati, se boste vsaj dvignili s tal, ne da bi za to porabili cel dan.

Če nimate cilja dokončati nalogo na določen datum, načrtujte, da boste zanjo vsak dan porabili določeno količino časa. In potem nadaljujte z drugimi enako pomembnimi stvarmi. Tako se lahko postopoma znebite velikih nalog.

Velike naloge razdelite na manjše

Nekatera opravila lahko trajajo ure ali celo dni. Če je pred vami velik projekt, si vzemite nekaj minut za premislek. Iz katerih delov je sestavljena? Koliko truda je potrebno in koliko časa bo trajalo? Zapišite.

Nato razdelite projekt na več nalog z jasnim rokom in jih rešite eno za drugim, dokler ni končan. Več majhnih dejanj boste prejeli, bolj se bodo zdeli izvedljivi.

Ko nedosegljiva količina dela postane nekaj malega, se možgani osredotočijo na to, kar je treba narediti prav zdaj – na določeno nalogo in majhen cilj. Zato je bolje organizirati šprinte 40-60 minut s kratkimi odmori.

Delajte na eni nalogi hkrati

Posvetite mu vso svojo pozornost in takrat boste lahko čim bolj učinkoviti.

Forbesov Mark Murphy pojasnjuje: "Če se ljudje lahko izognejo prekinitvam pri delu, obstaja 67-odstotna verjetnost, da dobijo vtis, da je bil "danes zelo produktiven dan."

Res je smiselno eno uro delati na eni nalogi brez motenj. Lahko pa je težko, še posebej, če nenehno prejemate obvestila ali morate odgovarjati na vprašanja kolegov.

Na primer, tehnika Pomodoro pomaga pri osredotočanju na delo. Vključuje 25-minutne delovne šprinte s kratkimi 5-minutnimi odmori. Po več takih pristopih se lahko popolnoma sprostite.

Ta metoda ni univerzalna: trajanje koncentracije in način dela sta za vsakogar drugačna. Zato preizkusite različne tehnike upravljanja s časom in se držite tiste, ki vam osebno ustreza.

Na primer, če ste zjutraj bolj produktivni, potem preložite opravila, ki vzamejo več časa. To vam bo pomagalo postati bolj organizirano in doseči več.