Zakaj seznami opravil ne delujejo in kaj storiti glede tega

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Tukaj je nekaj nasvetov, kako svoje »telo« iz preprostega zvezka spremeniti v zmogljivo orodje za odločanje, načrtovanje in analiziranje napredka dodeljenih nalog.

Upravljanje seznamov opravil ne bi moglo biti lažje. Svoje zadeve sem zapisal v kolumno, potem pa jo samo vzameš in prečrtaš, ko to počneš. Kaj še lahko pomislite?

Če pa pogledate število različnih namiznih, mobilnih in spletnih aplikacij, ki izvajajo ta koncept, postane jasno, da sploh ni vse tako preprosto. Kljub vsej raznolikosti orodij in funkcij seznami opravil še vedno ne delujejo! Mogoče jih preprosto ne znate uporabljati?

Vsi ljudje začnejo uporabljati upravitelje opravil v trenutku, ko začutijo, da se njihova dnevna rutina spreminja v kaos. Začnejo pozabljati pomembne stvari, zamešati vrstni red nalog in nalog, razočarati svoje kolege in zamujati na zmenke. V takem trenutku človek izbere "tuduško" po svojem okusu in poskuša v svoje življenje vnesti organizacijo. In praviloma mu sprva uspe. Toda nekaj časa mine in seznami opravil prenehajo delovati in prvotna zmešnjava se vrne v življenje.

Zakaj se to zgodi?

Bistvo je, da so upravitelji opravil le orodje. Ki ga je treba pravilno nastaviti, da dobro deluje. In tukaj je nekaj nasvetov, kako to storiti.

1. Delite

V nobenem primeru ne smete vseh svojih velikih in majhnih stvari zložiti na en velik, dolg seznam. Nič ni bolj depresivnega kot razmišljanje o svojem seznamu opravil z desetinami vnosov. V tem primeru je verjetnost, da bi kdaj prišli na rep seznama, enaka nič. Različne študije produktivnosti na splošno kažejo, da število vaših nalog na enem listu ne sme presegati 7-8 kosov. Zato ločite sezname opravil po kategorijah, projektu, temi, nujnosti in drugih merilih.

2. Dodajte roke

Po Parkinsonovem zakonu delo vedno vzame toliko časa, kot mu ga nameniš. Zato je vzdrževanje seznama opravil smiselno le, če ob vsakem elementu napišete približen čas izvedbe. Da, v resnici lahko pride do odstopanj; da, v nekaterih dneh gredo stvari narobe, vendar ta pristop večinoma deluje. Ko napišete približen čas za dokončanje določene naloge, si boste podzavestno prizadevali, da bi ustrezali, kar korenito spremeni pravila igre. Poskusite in presenečeni boste, kako močan lahko postane vaš seznam opravil.

3. Dajte prednost

Ta točka je preprosta in jasna. Opravljamo predvsem pomembne zadeve, manjše in nenujne – če imamo čas. Vse, kar ostane, je, da določite prednost na seznamu in to storite pravilno. Navsezadnje obstajajo zelo nujne zadeve, a za vas popolnoma nepomembne. In zgodi se obratno. Zato vam ponujamo naslednje prednostne naloge:

• pomembne in nujne zadeve;
• pomembno, vendar ne nujno;
• nujno, vendar ne zelo pomembno;
• ni nujno in nepomembno.

4. Ocenite

In zadnje pravilo na tem seznamu, vendar ne najmanj pomembno, je potreba po analizi in oceni izpolnjevanja vašega seznama. Ne poskušajte se takoj skriti in za vedno pozabiti opravljeno nalogo. Poskusite si vzeti nekaj ur ob koncu vsakega tedna in morda celo cel dan ob koncu meseca, da naredite inventuro. Vzemite prečrtane elemente iz arhiva in ocenite, kaj vam je dalo njihovo izvedbo.

• Kako dobro in hitro ste opravili svoje delo?
• Ali bi ga bilo mogoče narediti bolje ali morda sploh ne bi smelo biti vredno?
• Kako daleč ste napredovali proti svojemu cilju?
• Kaj je treba storiti, da bi naredili korak naprej?

Ko odgovorite na ta in podobna vprašanja, bo vaš seznam za vas dobil povsem drugačen pomen. Iz preprostega zvezka, »da česa ne pozabim«, se bo spremenil v močno orodje za odločanje, načrtovanje in analizo dosežkov.