Kako prenehati izgubljati čas za neuporabne dejavnosti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če želite biti bolj produktivni, se ne silite v koncentracijo. Samo malo prilagodite svoj delovni dan.

1. Izvedite čim manj sestankov

Na sestankih preživimo do štiri ure na teden. Več kot polovica tega je izguba časa. Če lahko, poskusite zmanjšati število sestankov.

• Upoštevajte število udeležencev. Ne vabite kolegov na sestanek samo zato, da bi bili na varni strani. Naj bolje preživijo svoj čas in bolj produktivno opravljajo svoje delo.
• Pogovori iz oči v oči so pogosto lahko dober nadomestek za sestanke. Veliko lažje se je najprej pogovoriti o podrobnostih projekta z odgovornim zaposlenim in šele nato idejo predstaviti celotni ekipi.
• Preden načrtujete ali se udeležite uradnega sestanka, natančno premislite, katere informacije nameravate deliti s sodelavci. Najpogosteje lahko osnovne informacije sporočimo na kakšen drug način, na primer s povezavo do dokumenta, pisanjem v klepetu ali celo preprosto ustno posredovanjem ob skodelici kave. Potem se bodo zaposleni lahko odzvali na vaše podatke, ne da bi motili njihov potek dela.

2. Spremenite interakcijo s sodelavci

Seveda sodelovanje običajno pomaga povečati produktivnost. Ampak to ni tako preprosto. Po podatkih je vsak zaposleni v povprečju sedemkrat na uro moten. In 80% teh motenj je majhnih, nepomembnih stvari.

Zato, namesto da bi postavili vprašanje takoj, ko vam pride na misel, ne hitite z motenjem svojih kolegov. Naredite seznam in nato vse naenkrat vprašajte, kdaj je zaposleni prost. Poleg tega se pogosto zgodi, da čez nekaj časa tudi sami najdemo odgovor na svoje vprašanje ali razumemo, da so nas prva tri vprašanja preprosto pripeljala do ene velike četrtine.

Če ste raztreseni, vam ni treba oblikovati zapletene komunikacije s kolegi. Na primer, nošenje slušalk običajno zadostuje za signalizacijo Ne moti. Če to ne deluje, se poskusite preseliti v drug del pisarne, kjer vas ne bodo motili. Večina sodelavcev se bo navadila na te signale in vas ne bodo motila, ko boste zaposleni.

3. Zmanjšajte pretok e-pošte

Težava ni v sami e-pošti, ampak v tem, kako jo uporabljamo. Medtem ko so prejšnja e-poštna sporočila vsebovala veliko količino informacij, so zdaj postala bolj podobna SMS. Tipično pismo zdaj vsebuje od 5 do 43 besed – kratke informacije in preprosta nadaljnja vprašanja. Takšna pisma se hitro množijo v vašem nabiralniku in grozijo, da vas bodo dobesedno utopile v toku neprebranih sporočil.

Preden pošljete e-pošto, razmislite, ali bi bilo bolj priročno uporabiti drug način prenosa informacij.

Tako lahko na primer s pomočjo različnih instant messengerjev hitro pošiljate kratka sporočila in nanje odgovarjate brez nepotrebne formalnosti, ki jo nalaga elektronska pošta. In v komentarjih na dokumente z odprtim dostopom lahko več ljudi takoj pusti svoje predloge za projekt, namesto da bi z njimi zatrpali nabiralnike svojih kolegov.

4. Delo od doma in dovolj spanja

Dobro spočit zaposleni pogosto naredi več v šestih urah kot zaspani v vseh desetih. Zato postaja delo od doma za mnoge idealna možnost. Zahvaljujoč sodobnim komunikacijskim sredstvom zaposlenim ni treba biti v istem prostoru, da bi rešili kakršno koli težavo.

Če se osvobodite potrebe po večurnem prevozu, lahko spite dovolj, kar bo pozitivno vplivalo na produktivnost.

Seveda je na nekaterih področjih dejavnosti potrebna tesnejša komunikacija s sodelavci, vendar bo en ali dva delovna dneva na teden, preživeta doma, koristna za predstavnike katerega koli poklica. To vam bo dalo priložnost, da se osredotočite na svoj projekt in samo odspite. Ključno je najti tedenski ritem, ki ustreza vam in vaši ekipi.

5. Vzemite si pogoste odmore

Premori so prav tako pomembni kot samo delo. Vendar pa preprosta sprememba dejavnosti pogosto ni dovolj. Za polnjenje morate vstati od mize vsako uro in pol.

Daljši odmori, kot je kosilo s prijatelji ali sprehod, so koristni za ustvarjalne ljudi. Ta odmor je tisto, kar potrebujete, da neproduktivno popoldne spremenite v ustvarjalni preboj.

Ne boste počivali, če boste vsake pol ure raztreseni za nekaj minut. Bolje je, da večkrat na dan zapustite delovno mesto za vsaj deset minut.

Čeprav bodo ti odmori dejansko zmanjšali število ur, ki jih delate, boste v preostalem času učinkovitejši. Resnično produktiven delovni dan je mogoč le s počitkom in okrevanjem.