Cheat Sheet: Kako poslati e-pošto zaposleni osebi

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-13 02:55

Tobias van Schneider, glavni oblikovalec Spotifyja, je na svojem blogu spregovoril o tem, kako napisati e-pošto zaposleni osebi. Schneider vsak dan prejme več kot 200 e-poštnih sporočil in lahko pove, kaj ga najbolj moti. Odlična varalka za tiste, ki pogosto pišejo zaposlenim!

Nasvet Tobiasa van Schneiderja bo prišel prav vsem, ki želijo stopiti v stik z zaposlenimi ljudmi, mi pa jih delimo z vami.

Kljub temu, da se ne štejem za zelo zaposleno osebo, prejmem vsaj 200 elektronskih sporočil na dan. Kakorkoli bi rad vsem odgovoril, pač nimam dovolj časa in to ni samo moja krivda. Pogosto mi pišejo ljudje, ki ne znajo pisati e-pošte. Takšne ljudi je zelo enostavno kaznovati: na njihovo pošto preprosto ne odgovarjam. Če ne cenijo mojega časa, jih ne bom cenil.

Rad bi dal nekaj nasvetov tistim, ki pogosto pišejo zaposlenim in še vedno upajo, da bodo dobili odgovor.

Predstavitev dvigala

V poslovanju obstaja izraz "predstavitev dvigala". Predstavljajte si, da ste podjetnik, ki poskuša pridobiti naložbe za svoje podjetje. Nenadoma srečate glavnega investitorja v dvigalu. Vaša naloga je, da idejo hitro prodate investitorju, tako da poveste vse najpomembnejše. Imate pa časovno omejitev – takoj ko se dvigalo ustavi, bo investitor odšel.

Isti koncept uporabite za svojo pošto. V svoje pismo napišite najpomembnejše stvari. Brez vode, nepotrebnih epitet in nepotrebnih fraz. Se želite prodati? Ne pišite svoje življenjske zgodbe, ampak svojemu življenjepisu priložite povezavo.

Postavite si cilj

Prvi stavki vašega pisma morajo navesti namen. Ne silite sogovornika, da med vrsticami išče tisto, kar želite od njega. Bodite vljudni in obzirni, vendar poskušajte čim hitreje priti do bistva vašega pisma.

Ne imejte sebe za središče planeta

Obstaja več stvari, ki jih želite doseči s pošiljanjem elektronske pošte zaposleni osebi. Ali se želite povezati z njim, ali pa želite nekaj dobiti od njega. Kljub temu, da sem priporočil v zadnjem odstavku, morate vedeti, kdaj se ustaviti.

Če kaj potrebuješ, povej kaj, in potem zakaj mi bo koristilo. Zasedeni ljudje so včasih pripravljeni pomagati brezplačno, a če lahko nekaj daš v zameno, se bodo tvoje možnosti povečale.

Oblikujte pismo

Ne pošiljajte zidu besedila. Uporabite presledke med odstavki. S pošiljanjem groznega in preobremenjenega pisma ustvarjate težavo zame in posledično tudi sebi.

Uporabite številke

Veliko bolj udobno se odgovarjam na strukturirana e-poštna sporočila. Če vidim pismo, kjer so glavne ideje razdeljene na točke, mi je lažje odgovoriti na vsako točko posebej. Lažje mi je odgovoriti na pismo, več je možnosti, da mu bom odgovoril.

Ponovno oddajte

Tudi jaz uporabljam ta trik. Če ne prejmete odgovora na pismo, ga prepišite in pošljite znova. Tam ne dodajajte dodatnega besedila, ne sprašujte me, ali sem prejel prejšnje pismo. Samo pošlji isto.

Ne predložite NDA

Prosim, ne pošiljajte sporočil za javnost o svojih najboljših, fantastičnih in inovativnih izdelkih, poleg tega me prosite, da podpišem pogodbo o nerazkrivanju podatkov (NDA). Ne pozabite, zaposleni ljudje ne sedijo in čakajo na novo pismo neznanega podjetja, ki jih prosi, da podpišejo pogodbo o nerazdelovanju podatkov. Če imate res pomemben projekt, poiščite drug način, da ga opišete.

Ali je vredno postavljati vprašanja

Da, a če veste, da ima oseba veliko dela, potem lahko uporabite majhen trik.

Svoja vprašanja razdelite na več delov in oddajte prvega. Po prejemu odgovora pošljite naslednji del in tako naprej.

Razumem, da želiš odgovore na vsa vprašanja, a z razdelitvijo vprašanj na dele pokažeš, da ceniš moj čas.

Brez žargona

Če pišete žargonske besede, ki jih razumejo samo ljudje na vašem področju, se potrudite in razmislite, ali jih lahko razumem.

Bodi smešen

Čas, ki ste ga z veseljem preživeli, se ne šteje za izgubljenega.

John Lennon

Za to pride prav vsako orodje. Pisma ne bi smeli začeti s smešno anekdoto, a če vstavite-g.webp