Zakaj ne bi smeli pošiljati negativnih e-poštnih sporočil

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Kolikokrat vam je bilo žal, da ste kaj napisali brez razmišljanja? Čustva nam pogosto preprečujejo racionalno razmišljanje in delamo neumnosti: pokvarimo odnose s sodelavci, prijatelji, družino in prijatelji.

David Spinks je čudovita oseba. Projekt Praznik, katerega soustanovitelj je, se zavezuje, da bo zaposlenim ljudem pomagal vzgajati in razvijati navado in sposobnost kuhanja zdrave domače hrane zase in za svoje bližnje. Vendar danes ne govorimo o tečajih kuharja začetnika.

E-pošta je še vedno najbolj priljubljena oblika komunikacije, danes pa vam predstavljamo Davidovo razmišljanje o tem, zakaj je vsako negativno elektronsko sporočilo, ki ga pošljete, nesmiselna neumnost.

Naučil sem se veliko stvari, ki prispevajo k dobri komunikaciji v poslu. Poznam tudi stvari, ki izzovejo jezo, povzročajo dramo in vodijo v neuspeh.

Za vse takšne situacije je uporabna ena sama filozofija in ta filozofija se je zame osebno v celoti izkazala - v več službah, v več letih, pri komunikaciji s popolnoma različnimi ljudmi.

Negativna čustva v e-poštnih sporočilih so stvari, ki se za vas vedno izkažejo slabo. Nikoli ne poskušajte vnesti negativnosti v svoje besedilo. Za takšne situacije obstaja glasovna komunikacija in komunikacija iz oči v oči. To napako sem naredil večkrat (in še vedno delam) in videl sem, da drugi ljudje počnejo enako.

Vsakič, ko sem poslal negativno e-pošto, sem obžaloval, kar sem storil. Vsako negativno e-pošto, ki sem jo prejel, je bilo zame stresno.

Razlog ni v tem, da so ta pisma čustvena. Zdi se mi, da je povsem normalno deliti čustva, negativna in pozitivna, ko tesno sodeluješ z drugimi ljudmi. Toda e-pošta v tem primeru ni primerna.

V tem primeru morate jasno razlikovati med konstruktivno kritiko in osebno negativnostjo. Če pošljete negativne povratne informacije in to počnete brez čustev, samo s pozivom, da se izboljšate, izboljšate, potem je vse v redu. Toda takoj, ko čustva začnejo pronicati v takšno besedilo, jih odstranite iz pisma.

Ta članek temelji izključno na moji osebni izkušnji in morda se bodo te misli komu zdele napačne, a če pogledate na problem kot jaz, potem so te misli vsekakor vredne objave.

Zakaj so torej elektronska sporočila z negativno čustveno konotacijo slaba ideja.

1. Ton, govorica telesa, očesni stik

So bile te besede napisane s sarkazmom, jezo ali žalostjo? Nimam pojma. Ampak jaz sem tisti, ki je prisiljen predvidevati najslabše. Takšno besedilo se mi zdi polno besa, jeze in gnusa.

Ni pomembno, kako popolno je videti vaše besedilo, koliko emotikonov je in kakšni so – prejemnikovo dojemanje vaših čustev je izven vašega nadzora. Nimate pojma, kako bodo razložena čustva, ki jih vnesete v besedilo, in zlahka ste napačno razumljeni.

2. Vojna brez zmagovalcev

Boks po dopisovanju je vedno krut:) Lahko ujamete katero koli besedo nasprotnika. Izvlecite fraze in izraze iz konteksta, dolgo razmišljajte o njih in pred pošiljanjem 17-krat preberite svoj odgovor.

To ni pogovor, to je bitka. Samo poskušate se prepirati in dokazati svoj primer, namesto da bi šli v smeri medsebojnega razumevanja in šli naprej.

Ne morem govoriti v imenu drugih, a ko sem prejel čustvena e-poštna sporočila, sem se osredotočil nanje in na svoj odziv na taka e-poštna sporočila ter poskušal zajeti vsako besedo, ki jo je napisal pošiljatelj.

Rezultat: vsi so se izkazali za poražence, problem ni bil rešen, odnos je bil uničen.

3. Pripravljen, pozornost, čakanje

Posebnost e-pošte je, da je čas med odgovori lahko zelo dolg. Za razliko od pogovora, ko vi osebno, stojite drug pred drugim, razpravljate o težavi, lahko sporočilo po pošti preprosto leži v vašem e-poštnem nabiralniku in tam tiho zgnije.

Ko prejmem čustveno e-pošto, počakam. Zgodi se, da čakanje zamuja več dni, preden lahko osebno govorim z osebo. Ves ta čas mi besedilo, ki sem ga prejel, sedi v glavi, občasno razmišljam o njem, poskušam razumeti misli in motive osebe, ki je to napisala, in kaj naj sploh naredim z njegovo negativnostjo. To je res depresivno.

Ta pasivna oblika komunikacije je odlična za usklajevanje in izmenjavo informacij, ne pa za čustva – držite jih za osebni pogovor.

4. prestrašena

Najbolj čustvena pisma so napisana s čustvi. V tem stanju smo sposobni reči in narediti tisto, kar bomo globoko obžalovali.

Pomirite se in si dajte čas za premislek, preden se prenagljeno odzovete zaradi preplavljajočih čustev.

Kako zamenjati čustvena e-poštna sporočila

Torej dobesedno pokate od želje, da bi se odzvali s čustvi na čustva, in morate verjetno besedilno dramo zamenjati z nečim. Kaj storiti?

1. Ponudite pogovor

Ko želim poslati čustveno e-pošto, ga napišem in shranim v osnutke. Ampak ne pošiljam. Namesto tega napišem pismo v slogu: "Imam idejo, lahko pokličemo?" Nato se dogovorim za datum in uro pogovora.

Ko mi nekdo pošlje čustveno e-pošto, samo odgovorim: "Pogovorimo se o tem v Skypu."

Ti preprosti koraki me ohranjajo pri razumu. Uspešno vzdržujem dobre odnose z drugimi ljudmi.

2. Vse ob svojem času

Imamo dobro prakso pri organizaciji posebnih srečanj za izražanje čustev. Vsak teden si vzamemo čas za pogovor. Izmenjamo si misli, občutke, strahove, skrbi, nezadovoljstvo. Gremo v naravo, v park, stran od računalnikov, vzamemo čaj in se samo pogovarjamo. Tako smo se znebili samih razlogov, zakaj se ta negativna e-poštna sporočila lahko pošiljajo.

Ob takih čustvenih srečanjih dobiš dodatno dober pogled nase od zunaj, vidiš perspektivo podjetja. Večina odločilnih odločitev o Praznici je bila sprejeta med temi pogovori.

3. Pišite, vendar ne pošiljajte

Moj prijatelj to vedno naredi, ko je jezen. Napiše pismo, vendar ga ne pošlje. V procesu prenašanja negativnih čustev v besedilo mu postane lažje. Na poti začne razmišljati o situaciji in vedno pride do zavestnega razumevanja, zakaj je treba to pismo izbrisati.

Jaz sem naredil popolnoma enako. Včasih sem ljudem pisala pisma v svoj osebni dnevnik in počutila sem se veliko bolje.

Če pa nimate druge izbire, kot da pošljete e-pošto, pošljite. Še vedno je bolje kot zadrževati občutke zase. Če pa obstaja še najmanjša priložnost, da se o težavi pogovorite osebno, počakajte na pravi trenutek in konstruktivno rešite zadevo.