Kako narediti več v novem letu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če želite razumeti, kako povečati svojo produktivnost, morate najprej vedeti, za kaj točno porabite čas. Če želite to narediti, spremljajte, kaj počnete čez dan. Potem boste zvečer videli, česa ni bilo mogoče storiti in za kaj je bilo vredno nameniti več časa.

Seveda, če je vaš delovni dan sestavljen predvsem iz različnih srečanj (če ste na primer zdravnik ali odvetnik), vam ta pristop ni posebej primeren. Lahko pa ga uporabljate tudi izven delovnega časa, če opazite, da vam večeri in vikendi ob gledanju televizijskih oddaj in družbenih omrežij minejo neopaženo.

Čas obravnavajte kot hrano

Pravilna porazdelitev časa nam je podana s tako težavo, saj je čas sam po sebi zelo nejasen pojem. Ni ga mogoče videti ali dotakniti, tudi znanstveniki se še vedno prepirajo o njegovi naravi.

Zato poskusite razmišljati o času kot o nečem bolj specifičnem, kot je hrana. Nagnjenost k raztresenosti je podobna hrepenenju po nezdravi hrani. Izguba časa je prekomerna telesna teža. In rešitev problema (spremljanje časa) je vodenje prehranjevalnega dnevnika.

Kakšna je splošna uporaba prehranjevalnih dnevnikov? Prvič, za ljudi s prekomerno telesno težo je lahko samo vedenje o tem, kaj jedo, včasih šok. Zdi se, da se vse vrste prigrizkov in sladic ne štejejo, dokler jih ne vidite preštete na papirju. Razumevanje, kaj jeste, zdrav občutek sramu in odgovornost, ki jo prinaša dnevnik, vse skupaj vodijo k temu, da hujšate hitreje.

Enako velja za beleženje porabljenega časa. Če torej želite graditi svoje mišice produktivnosti, začnite spremljati, kako preživljate svoj čas.

Prednosti sledenja časa

Če želite spremljati svoj čas, boste morali natančno beležiti ure in minute, preživete v enem dnevu, več tednih ali celo mesecih. Naj se sliši še tako paradoksalno, pa tudi sam proces zahteva čas.

Najprej si oglejmo prednosti sledenja časa, nato pa preidimo na nasvete, ki vam bodo pomagali začeti.

1. To je osnova za druge tehnike produktivnosti

Treninga za moč ne začnemo, ne da bi določili začetno težo, ki jo lahko dvignemo. Enako je treba storiti, ko poskušate ustvariti nove navade in povečati produktivnost. Če ne vemo natančno, kako in za kaj porabimo svoj čas, preprosto ne bomo mogli pravilno izračunati časa za razne stvari in bomo nenehno nezadovoljni sami s seboj.

Če na primer ne opazite, da na družbenih omrežjih preživite celo uro na dan, kako se lahko znebite te razvade? Mislili boste, da morate, da bi bili bolj produktivni, svoje sezname opravil sestaviti drugače. Čeprav morate samo blokirati Facebook ali VKontakte.

Spremljanje časa, ki ga porabite, vam bo pomagalo ugotoviti, katere strategije produktivnosti resnično potrebujete.

2. Ugotovili boste, da ste precenili svoje časovne stroške

Zdaj se vsi pritožujejo, da so nenehno zaposleni in nimajo dovolj časa. Kaj pa, če je ta občutek problem zaznave in ne dejanskega stanja? Možno je, da izhaja iz tega, da napačno ocenite, koliko časa vam vzame za različne stvari.

Ko pogledamo svoje rutine, pretiravamo s količino časa, ki ga bo treba porabiti za določene naloge. In to nas odvrača od tega, da bi se lotili posla ali začeli novih hobijev. In včasih celo porabimo več časa za dejanje, kot je potrebno.

Seveda se vsi primeri ne zdijo samo zamudni. Nekateri so res zamudni. Če pa spremljate svoj čas, porabljen v nekaj tednih, boste opazili, da se določene naloge izvajajo hitreje, kot ste mislili. Tako boste morda imeli čas za nekaj, česar prej niste imeli časa.

3…. ali podcenjen

Prav tako pogosto podcenjujemo svoj dejanski porabljen čas.

Nagnjenost k pretiravanju s časom, na primer za različna gospodinjska opravila, izhaja iz dejstva, da se nam tovrstna opravila zdijo bolj obremenjujoča.

Čas, porabljen za dejavnosti, ki ne zahtevajo stresa, običajno beži. Prav ta dejanja je treba izključiti iz vaše vsakdanje rutine.

4. Razvija občutek odgovornosti

Ko ste eno uro sedeli na internetu in se nato vrnili na delo, je povsem mogoče, da tega ni opazil nihče drug. Izkazalo se je, da je ta ura preprosto potonila v pozabo. Ja, nekaj časa se počutiš krivega, potem pa kar pozabiš na to in naslednji dan zapraviš še eno uro ali dve.

Ko pa spremljamo svoj čas, si moramo zapisati tudi to zapravljeno uro. Tu bo reakcija popolnoma drugačna. Posnetek "Bil sem na internetu od 12:00 do 13:00" bo povzročil veliko večji občutek krivde kot le misel: "Oh, minila je še ena ura." Morate priznati, da ste zapravili eno uro.

Seveda, ko zvečer gledam svoje zapiske, želim videti, da dan ni bil zaman. Če ste danes zapravili čas in si ga zapisali, bo jutri lažje, da vas ne motijo.

5. Pomaga vam narediti več

Včasih, ko nekaj časa analiziraš svoja dejanja, ugotoviš, da res nimaš kaj početi. Zapravljaš svoj čas za malenkosti, ker to v resnici ne škodi tvojemu delu.

Če lahko opravljate svoje delo in imate še čas, vendar se vam še vedno zdi, da je dan neproduktiven, lahko prevzamete več nalog. Če delate zase in lahko upravljate svoj urnik, poiščite nove stranke ali dobavitelje ali razvijete svojo spletno stran. Če delate v velikem podjetju, vprašajte vodstvo, če se lahko lotite novih projektov. Malo verjetno je, da vas bodo zavrnili.

6. To vas nauči, da vas ne škropijo na več stvari hkrati

Vsi vedo, da je večopravilnost le ovira za produktivnost. In sama ideja o večopravilnosti je le mit. Pravzaprav ne počnemo več stvari hkrati, ampak zelo hitro vedno znova prehajamo z ene naloge na drugo. Naši možgani niso zgrajeni za večopravilnost, zato neizogibno nekaj zamudimo ali pa nam ne gre dobro.

Ko spremljamo čas, sledimo vsaki nalogi. In za vsako opravilo namenimo določeno časovno obdobje, vsaj zato, da bi bilo lažje voditi evidenco. Nekako smo celo ponosni, ko opazimo, da je bila za eno pomembno nalogo porabljena uro ali dve.

Sčasoma boste razvili sposobnost osredotočanja na eno stvar in ne boste več želeli kombinirati več nalog in se odvrniti od pomembnega dela. Najverjetneje si boste lahko namenili pol ure ali uro na dan za različna manjša opravila in vse opravili v eni seji.

Kako natančno in učinkovito spremljati svoj čas

Tu so tri ključna pravila, s katerimi bo vaše spremljanje časa najbolj učinkovito:

• Poštenost … Nihče razen vas ne bo videl teh zapisov, zato jih ne olepšajte. Če niste iskreni do sebe, zakaj bi se sploh ukvarjali s tem poslom?
• Stalnost … Potrebovali boste vsaj dva tedna, da boste dobili popolno sliko o tem, za kaj porabite svoj čas. Zapisujte si le takrat, ko živite z običajnim tempom (ne pred počitnicami ali počitnicami).
• Natančnost … Ne razmišljajte v urah, ampak v minutah. Na primer, v prvih dneh zapišite vsa svoja dejanja od jutra do večera z natančnostjo do vsake minute. Nato lahko preidete na 5-, kasneje pa na 15-minutne intervale.

Obstajata dva načina za spremljanje časa:

• Časovni intervali … Na primer, od 9.00 do 9.15. Nastavite časovnik vsakih 15 minut (vsaj na začetku, potem lahko podaljšate časovni interval) in zapišite, kaj ste naredili.
• Naloge … Razmišljajte o svojih stvareh in si zabeležite vsakič, ko začnete nekaj drugega.

Preizkusite obe metodi in se odločite, katera vam najbolj ustreza. Najprej zapišite vse do minute. To vam bo pomagalo razumeti, koliko časa dejansko vzame posamezno opravilo in kako je na splošno strukturiran vaš dan. Nato lahko spremljate čas v določenih intervalih. Tako lažje načrtujete stvari in opazite, kdaj ste najpogosteje raztreseni.

Svojim zapiskom lahko dodate tudi kratke opombe. Na primer, poleg vnosa »Branje« navedite, katero knjigo ali revijo ste prebrali. Zraven stavke »Na poti« lahko označite vreme oziroma kaj ste poslušali (podcast, zvočna knjiga, glasba), ob vpisu »Igrali se z otrokom« pa navedite določeno igro. Tako preprosto sledenje časa postane praktično dnevnik. Tega vam ni treba storiti, vendar vam bo morda všeč.

Po dveh tednih bo sledenje časa postalo navada. Zdaj vam ni treba tako natančno zapisovati vseh svojih dejanj. Bodite pozorni le na čas (vsaj med delovnim dnevom) in preverite, ali ga kar najbolje izkoristite. Če menite, da ste pogosto moteni, se vrnite k zapiskom.

Tudi če po tem dvotedenskem poskusu sploh ne spremljate več časa, se poskusite približno enkrat letno preveriti in ugotoviti, kako se vaše navade spreminjajo.

Digitalna orodja

Obstaja veliko digitalnih pomočnikov, ki samodejno spremljajo, kako preživite svoj čas. In čeprav so lahko uporabne (še posebej, če že več ur niste beležili in ste pozabili, kaj točno ste v enem ali drugem trenutku počeli), se nanje vseeno ne bi smeli popolnoma zanašati. Samo vi sami veste, kaj ste počeli na nekem spletnem mestu - delali ali se zafrkavali. Aplikacija tega ne bo določila namesto vas.

• … Ta program deluje v ozadju in spremlja, koliko časa preživite na različnih spletnih mestih in aplikacijah. Primeren je za različne operacijske sisteme, vključno z Androidom. V programu lahko tudi določite cilje in spremljate rast produktivnosti.
• … Čeprav je bil ta program prvotno namenjen samostojnim delavcem, bi moral biti v redu za vse. Ima priročne grafikone, ki vizualno odražajo vaš napredek.
• (samo iOS). Samo dodajte svoja običajna opravila, jih kliknite, ko začnete, in ko končate, kliknite naslednje. Prejšnja naloga bo samodejno zaključena, aplikacija pa bo sama nastavila čas.
• … Tako kot ATracker je nekakšna kombinacija digitalnega in analognega. Uporabljate digitalno napravo, vendar samo za vodenje evidenc. Evernote lahko uporabljate kot navaden papirnati zvezek.

Analogne zmogljivosti

• … Med tednom (kar je vaših 168 ur) zabeležite, kaj počnete, in dan razdelite na 15-minutne intervale. Imejte koledar pri roki, na primer na mizi ali v kuhinji. V nekaj tednih boste razumeli, za kaj običajno porabite čas in kako lahko prilagodite svojo rutino.
• Navadna beležnica. Ni čudno, da se to šteje za klasiko. Samo zapišite, ko končate eno dejavnost in začnete drugo, in po potrebi dodajte pojasnila. Na primer, če berete članek na internetu za delo, ga ustrezno označite, ne pa preprosto napišite: »Preberite članek na internetu«.

sklepi

Ko boste zvečer brskali po svojih zapiskih in videli dobro preživet dan, se boste počutili, kot da si res zaslužite počitek in spanec. Spremljanje časa ne bo spremenilo le tega, kako preživite vsako minuto in vsako uro, ampak na splošno vaše dojemanje življenja.

Preživite čas za tisto, kar je resnično pomembno. Spremljajte porabljen čas. Spremeni svoje življenje.