"0 dohodnih" - jasen sistem za vzdrževanje nič prejeto

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Z branjem tega članka boste postali kralj e-pošte. Iskreno.

Za mnoge je e-pošta še vedno nesporno delovno orodje in vsakodnevno trpljenje. Nekdo ima sedem dohodnih pisem in zdaj jih bo hitro uredil. Nekdo jih ima 46 dohodnih, pa jih bo tudi zgrabil čez dan, ker je tega vajen. Za vsako osebo obstaja določen prag za število dohodnih e-poštnih sporočil na dan, s katerim se lahko spopade brez odlašanja z obdelavo naslednji dan in s tem brez ustvarjanja blokad v e-poštnem predalu. Ta prag lahko imenujete "naraven".

Če je več e-poštnih sporočil, kot jih oseba lahko obdela, potem morate spremeniti svoj pristop k upravljanju e-pošte. To bo povečalo prag na vrednost, ki je potrebna v določenem primeru. Potrebujete upravljati 100 e-poštnih sporočil na dan? To pomeni, da lahko naredite 100, samo uporabite pravilno metodologijo pri delu s pošto. Kateri? Naj vam zdaj povemo.

Edini pokazatelj, da lahko oseba obravnava pošto, je nič dohodne pošte ob koncu delovnega dne. Ključno načelo kompetentne obdelave dohodnih sporočil je razumevanje, kakšno pismo je pred vami. Najprej se morate naučiti, kako jasno razvrstiti črke in vedeti, kaj storiti z vsako vrsto.

Vsa dohodna e-poštna sporočila lahko razdelimo v sedem kategorij:

1. Ni ti treba odgovarjati, ni ti treba brati. Obstajata dva načina za taka pisma: arhiviranje ali brisanje. Če prejmete še eno glasilo, ki ga nikoli niste prebrali, si naredite uslugo – odjavite se. Eno dejanje v zameno za odpravo na desetine takšnih e-poštnih sporočil v prihodnosti. Želimo se naučiti, kako se spopasti s tokom pisem v enem dnevu? Manj pretoka je lažje obvladovati. Ne bojte se zamuditi nekaj pomembnega. Res potrebne informacije bodo prišle do vas na drugačen način in se bodo vsaj še enkrat pojavile pred vami.
2. S priloženimi datotekami. To so lahko obvestila, da je treba nekaj plačati ali informacije za trenutno ali prihodnje delo. Koristno je ustvariti ločene mape za takšna pisma, vendar brez fanatizma. Preveč map? Poenostavite. Da bi pozneje našli nekaj, kar potrebujete, ne potrebujete tisoč map, temveč možnost uporabe iskalnih funkcij pošiljatelja.
3. Odgovorite po želji. Zdi se, da je odgovor neobvezen, včasih pa je vljudnost v pomoč. Tukaj ravnajte izključno glede na situacijo.
4. Z rezervo časa za seznanitev. Zanimivo za branje, ni pa nujno. Poskusite kategorizirati čim več e-poštnih sporočil v tej in prejšnji kategoriji. To je ključ do učinkovitega ravnanja s pošto.
5. Danes moram odgovoriti. Tukaj je vse preprosto: vzemite in odgovorite bodisi zdaj, če je kaj zelo nujno, bodisi na koncu delovnega dne.
6. Moram odgovoriti, vendar ne danes. Lepota e-pošte je v tem, da ni klepet ali telefon. Nihče ne pričakuje in ne sme pričakovati hitrega odgovora po elektronski pošti, če to ni navedeno v glavi pisma. Če je določen dan imenovan kot rok za odgovor ali pa sami veste in razumete, kako dolgo morate dati odgovor, potem taka pisma postavite v ustrezno mapo. Na primer, »Odgovori v ponedeljek«, »Odgovori v torek« in tako naprej. Zdaj si ustvarite kontrolni seznam, ki vsebuje postavko »Zjutraj obdelaj pošto preloženo za danes«. Za te namene obstajajo tudi specializirana orodja za avtomatizacijo: za Gmail in.
7. Nerazumljivo pismo. Obstajajo črke, ki jih je težko kategorizirati. Ne mučite se z razmišljanji in se dogovorite, da taka pisma uvrstite v eno od zgoraj naštetih kategorij.

Na podlagi te klasifikacije potrebujemo mape za kategorije 2, 3, 4 in 6.

Pravila za učinkovito obdelavo e-pošte

• Ob koncu delovnega dne si vzemite 30 minut, da se vaš nabiralnik zmanjša na nič. To je bolj učinkovito kot poskušati takoj odgovoriti na vsako e-pošto. Ljudje ne opravljajo več opravil. Manj motenj in preklapljanja, večja učinkovitost.
• Kaj storiti z nujnimi e-poštnimi sporočili? Nastavite si interval, v katerem ves dan preverjate svojo mapo »Prejeto«. Na primer, enkrat na uro. Preverite vaš nabiralnik za nujna pomembna e-poštna sporočila in, če jih ni, se vrnite na delo. Ne pozabite na prednost pošte: ni sredstvo za takojšnjo komunikacijo. Možno je, da bo težava, omenjena v enem od nenujnih e-poštnih sporočil, do konca dneva rešena brez vaše udeležbe ali pa boste do konca dneva prejeli več informacij, ki vam bodo omogočile hitrejše reševanje težave in bolj učinkovito.
• Kadarkoli ne preverjate svoje pošte, naj bo poštni program zaprt. Izklopite obvestila. Prihranite si moteče razmišljanje o številu dohodnih črk. Zdaj imate drugo službo in čas za pošto še ni prišel. V trenutkih dvoma o pravilnosti tega pristopa se spomnite: niste v jedrski elektrarni, a tudi če bi bili tam, vas o pregrevanju reaktorja tako ali tako ne bi obvestili po elektronski pošti.
• Izkoristite svojo željo, da svoj delovni dan končate pravočasno, da pospešite obdelavo pošte. Zato je priporočljivo, da ob koncu dneva nabiralnik razstavite na nič. Imate 30 minut in želite hitro končati. V bistvu se izkaže, da gre za nekakšno igro, lahko pa tudi namensko gamificirate obdelavo e-pošte.
• Bodite kratki in bistveni.
• Bodite pozitivni in prijazni. E-pošta lahko gradi in uničuje odnose. Namesto reševanja res pomembnih vprašanj ljudje včasih zdrsnejo v poskuse, da bi nasprotnika čim bolj delikatno in prikrito označili za idiota in na tem temelji celotno besedilo. Nič čudnega ni v tem, da izrazite svoj pozitiven odnos do naslovnika z majhno prijetno frazo v telesu pisma. Vaša prijaznost se vam bo vrnila, vaše dopisovanje pa bo postalo veliko bolj smiselno in učinkovito.
• Črke morate zgrabiti v obratnem vrstnem redu. In samo tako. Zdi se, da je bolj logično začeti s starejšimi pismi, a naš cilj je nič inboxa, kar pomeni, da bomo do konca delovnega dne prišli celo do prvega prejetega pisma. Če si privoščite in začnete zadnja pisma, ki ste jih prejeli danes, puščati za jutri, potem celotna tehnika preneha delovati. Zakaj bi se sploh želeli naučiti dobrega pošiljanja pošte, če ne upoštevate temeljnega pravila? Delajte kot prej in trpite.
• Odprite samo črke, ki jih potrebujete, ostale pa pošljite v arhiv ali v izbris. Prekomerno uporabljamo naročnine na nepotrebne stvari (naročnina na Lifehacker je, nasprotno, zelo potrebna) in posledično dobimo več informacij, kot jih lahko preberemo. Kako razlikovati črke, ki jih želite? Obstaja eno preprosto, a zelo učinkovito pravilo: odprite samo tista pisma, ki so naslovljena na določeno osebo osebno na vas. Ostalo - v eni od kategorij, opisanih na začetku članka, glede na situacijo.
• Ustvarite predloge. Pogosto so odgovori na e-poštna sporočila precej standardni, torej pišete isto. Ste opazili, da pogosto pišete ta stavek? Naredite predlogo za hitro kopiranje in lepljenje ali jo ustvarite v sami poštni storitvi.
• Če je bila pošta obdelana in je še čas, jo morate racionalno uporabiti. Gremo v kategorijo črk številka 3, 4 in 6 in tam uredimo stvari.

Ta vadnica, ki temelji na pravilnem razvrščanju, kot lahko vidite, je odličen dodatek k bolj splošnim e-poštnim nasvetom Jeffa Weinerja, izvršnega direktorja LinkedIn. Prav tako ne zamudite 10 e-poštnih nasvetov Lea Babaute. Pravzaprav obstaja veliko dodatnih načinov, kako kar najbolje izkoristiti svojo e-pošto. Preizkusite tehnike, ki veljajo za vas, analizirajte rezultate in v komentarjih ne pozabite pustiti lastnih nasvetov za izboljšanje učinkovitosti dela z e-pošto.