"GTD deluje celo v vesolju." Lifehackerjev intervju z očetom produktivnosti Davidom Allenom

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

David Allen, avtor knjige How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ki jo je revija Time označila za najboljšo poslovno knjigo desetletja, je za Lifehacker povedal, kaj je GTD in kdo ga potrebuje, kako napisati knjigo in se ne napiti in kako lahko zapletene strukture nalog olajšajo vaše življenje.

Pred štiriintridesetimi leti je David Allen spoznal, da lahko svetuješ ljudem in na tem dobro zaslužiš – odprl je svoje svetovalno podjetje in razvil sistem Getting Things Done, ki omogoča manevriranje med primeri in si pri tem sprosti čas za res uživaš. Od takrat so njegove stranke vključevale astronavte na ISS, rock glasbenike in direktorje večjih podjetij, Forbes pa ga je uvrstil med 5 najboljših poslovnih trenerjev v Združenih državah.

GTD je dokaj preprosta tehnika za povečanje lastne učinkovitosti, ki v začetni fazi zahteva zelo resno disciplino. Glede na GTD, če želite uspešno narediti eno stvar, morate osvoboditi glavo vseh drugih nalog in se osredotočiti nanjo. Se pravi, namesto da bi um zasedel s pomnjenjem vseh prihajajočih zadev, so naloge določene v skladu z določenim sistemom.

David, povej nam o svojem občinstvu. Kdo naj sledi vašim nasvetom in živi po sistemu GTD?

- GTD je enako pomemben za vse, vendar tisti, ki ga zares uporabljajo, niso združeni po družbenem, starostnem ali geografskem principu - so ljudje z določeno miselnostjo. Kdor se zanima za GTD, po 18 mesecih opazi, kako se njegovo življenje spreminja na bolje. Pravzaprav lahko sistem deluje enako učinkovito tako za najstnike kot za direktorje velikih podjetij ali pa je zanje enako neuporaben.

Ali uporabljate vse, kar priporočate?

- Ja, drugače preprosto ne morem kos - vse mi bo ušlo izpod nadzora. Na misel mi pride podoba deskarja na deski, na velikem valu. Verjetno ste opazili, da so na desko privezani s posebnim trakom. Kaj za? Da se lahko po padcu hitro vrne nazaj na desko. Kar GTD uči, je biti na valu, biti ustvarjalen in produktiven. Toda tudi najučinkovitejši ljudje si dovolijo, da uidejo izpod nadzora. Če občasno ne padete z deske, potem izbirate preveč preproste valove. GTD vam omogoča, da ugotovite, da ste izstopili iz produktivnega stanja in se hitro vrnete vanj.

Ko se lotite novega posla, se naročite na nenavadno nalogo - zlahka vas sperejo z deske. S tem ni nič narobe, a s strukturiranim pristopom veš, česa se moraš lotiti in kako priti iz vode.

S kakšnimi težavami se najpogosteje srečujejo, nad čim se pritožujejo?

- Večinoma se ljudje zatečejo zaradi stresa, splošnega stanja tesnobe zaradi preobremenjenosti možganov. Premalo časa in preveč dela. A v resnici težava ni v času, ampak v tem, da si ljudje želijo več mentalnega prostora, želijo biti bolj ustvarjalni in delati, kar jim je všeč.

Najbolj nenavadni primeri?

»V času, ko so bili na vesoljski postaji, smo trenirali astronavte. Med njimi je bila tudi Catherine Coleman, ena prvih astronavtk. To so bile zanimive seanse, saj smo morali prekiniti, ko je bila na drugem koncu planeta, in se nato vrniti k pogovoru, ko je spet stopila v stik.

Na kaj ste najbolj ponosni?

- Pisanje moje prve knjige, Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity, mi je vzelo ogromno časa in truda. Med pisanjem knjige o tem, kako živeti brez stresa, sem tako rekoč postal alkoholik. Potem pa sem delal polni delovni čas in si nisem mogel privoščiti ločenega časa za pripravo knjige. Najpomembneje pa je, da nisem bil prepričan, ali lahko znanje, nakopičeno v 25 letih, prenesem na način, da bi res pomagal ljudem. Še vedno redno prejemamo pisma hvaležnih bralcev, a obstaja ena težava: po branju se nekateri znajdejo preobremenjeni z informacijami, saj sem v knjigo vključil vse, kar bi človeštvo lahko potrebovalo, če bi me zbil avtobus.

Kakšna je razlika med GTD in standardnimi dnevnimi seznami opravil? Skoraj vsi pišemo takšne sezname vsak dan in včasih je za sestavljanje seznama potrebno več časa kot za brisanje

- Pogosto ljudje beležijo le najpomembnejše stvari, na stotine primerov, ki niso tako pomembni, pa se sploh ne upoštevajo. Ljudje verjamejo, da če zadeva ni pomembna, potem je mogoče ne zapisati, ampak prav tako majhne naloge, ki se pomikajo po glavi, porabijo pomemben del možganskih virov.

Da bi bili svobodni in se lahko osredotočili na najpomembnejša vprašanja, se morate znebiti vsega, kar ni tako pomembno.

Da, ampak stvari so lahko tako nepomembne, da traja dlje, da jih zapišemo, kot da jih naredimo

- Ampak, če jih ne naredite takoj, vas bodo motili in k njim se boste vračali večkrat. Kolikokrat se želite spomniti, da kupite hrano za svojo mačko? Ali da moraš poklicati svojo sestro? Vsakič, ko si omislite kakšno tudi najmanjšo nalogo, morate vzeti zvezek in si ga zapisati, razen če nameravate to nalogo dokončati takoj.

Koliko takšnih kategorij seznama imate?

- Če sem iskren, se ne spomnim - poglejmo. Skupno jih je približno 20, neposrednih opomnikov za ukrepanje pa je približno osem.

Imam kategorijo "Projekti", "Pogovori" - tukaj so shranjene naloge, v skladu s katerimi bi bil naslednji korak pogovor o temi z nekom drugim.

Nato so tu še »Klici«, ki jim sledijo »Stvari, ki jih moram opraviti v računalniku« in, upoštevajte, tisti, ki ne potrebujejo interneta. Imam veliko letov in vsa letala nimajo Wi-Fi-ja, zato je to edini seznam, s katerim lahko delam.

Naslednja kategorija je »Delo na povezanem računalniku«. No, vse je jasno. Imam tudi seznam "Pisanje besedil", to je tudi delo na računalniku, vendar zahteva čisto drugo stanje, v določenem razpoloženju in kontekstu.

"Promet" - vprašanja, ki jih je mogoče rešiti na poti. "Dom" - dejanja, ki jih moram opraviti doma.

Tudi jaz imam tak seznam, imenoval sem ga "Deskanje". To so vse vrste smešnih ali izobraževalnih videoposnetkov, na primer mačke, ki igrajo klavir, na splošno videi, ki so mi bili poslani ali na katere sem naletel. Tja skoraj nikoli ne pogledam, a načeloma, ko imam povezavo, čas in željo, se lahko vrnem k njim.

In tukaj je seznam "Vprašanj, o katerih čakam na informacije ali dejanja drugih ljudi." In seveda je koledar glavno okostje oziroma pokrajina mojega življenja. Predstavljajte si, da vse te stvari postavite na en seznam – nastala bo prava zmeda. Zato sem ustvaril bolj zapleteno strukturo, da jo poenostavim. Če imam danes le nekaj prostih minut, bom verjetno pozabila na ustvarjalna besedila, ki jih moram napisati. Če nisem doma, nima smisla gledati v Domov seznam. Vse sem razvrstil tako, da ne bi ničesar pozabil in ne zapravljal miselnega prostora za pomnjenje, hkrati pa sem se lahko hitro obrnil na naloge, za katere imam čas.

Ali imate raje papirne medije ali elektronske aplikacije? Kakšen nasvet lahko daste?

- Da ne bi kaj pozabil, vedno nosim s seboj majhen zvezek, kamor vse posnamem. Nato vse naloge vnesem v računalnik. Na splošno bo naredil vsak upravitelj opravil. Ljudje poskušajo svojo glavo uporabiti kot pisarno in vsi življenjski triki so v bistvu različice zunanjih možganov. Kako lahko naredim ustrezne opomnike, da vidim, kaj moram storiti v trenutku, ko moram to storiti.

Na vas je, da se odločite, ali je ta življenjski slog pravi za vas, GTD pa pravzaprav ni sistem tehnik, ampak življenjski slog, v katerem je po eni strani vse jasno urejeno, po drugi pa je možnost, da se pojdite brezglavo v to, kar vam je res všeč, in ne zasedite glave s tem, kaj lahko shranite papir.

Več o GTD si lahko preberete v najnovejši izdaji Getting Things Done: Umetnost produktivnosti brez stresa, ki bo v Rusiji izšla septembra 2015.