Kaj je GTD in kako deluje

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Majhen vodnik za tiste, ki so že slišali za GTD, vendar nimajo pojma, kako uporabiti to tehniko za povečanje produktivnosti.

Kaj je GTD?

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnega dela in istoimenska knjiga poslovnega trenerja Davida Allena. Glavni cilj je, da imate čas, da naredite, kar je potrebno, vendar porabite več časa za tisto, kar vam prinaša zadovoljstvo.

Getting Things Done se v ruščino pogosto prevaja kot "spravi stvari v red", čeprav bi bilo bolj natančno "pripeljati stvari do konca". Strinjam se, pomembneje je, da nalog ne strnete na sezname, ampak jih dokončate. Če želite to narediti, morate narediti sezname, določiti prioritete in pripraviti urnik.

In zakaj je to potrebno?

Če delate po načelih GTD, boste lažje upravljali svoje zadeve. Konec koncev je glavna prednost te tehnike ta, da so informacije o vseh vaših nalogah skoncentrirane na enem mestu, tako da se lahko brez obotavljanja premikate iz enega primera v drugega.

Kakšna je razlika med GTD in seznamom opravil?

V seznam običajno beležimo le najpomembnejše naloge, manj pomembnih, manjših nalog pa ne zapisujemo. In zaman. Pomikajo se v vaši glavi, vas odvrnejo od vašega dela in vaša učinkovitost pade. Eno od glavnih načel GTD je zajeti popolnoma vse. Tako lahko razbremeniš svoje možgane in uporabiš vse njihove vire za delo.

Je ta sistem ravno pravi zame?

GTD je pomemben za ljudi različnih poklicev, starosti in družbenega statusa. David Allen, ki je oblikoval načela sistema, je vodil tečaje za astronavte ISS, rock glasbenike in vodje velikih podjetij.

Kot je David Allen povedal v intervjuju za Lifehacker, je sistem lahko enako učinkovit ali enako neuporaben tako za najstnika kot za izvršnega direktorja velikega podjetja. Imeti moraš določeno miselnost, rad se lotiš sistematizacije in načrtovanja.

V redu, kaj točno morate storiti?

V sistemu GTD ni strogih pravil. Vendar obstajajo osnovna načela dela:

1. Zberite informacije in zabeležite vse. Zapišite naloge, ideje, ponavljajoče se naloge v zvezek ali aplikacijo. V tem primeru mora biti seznam vedno na dosegu roke, da ne morete reči: "To bom dodal pozneje." Tudi najmanjšo in nepomembno stvar je treba zapisati, če tega ne počnete zdaj.
2. Napišite pojasnila. Ne sme biti nobenih nalog, kot je "Pripravi se na počitnice". Velike primere razčlenite na konkretne izvedljive ukrepe (predložite takšne in drugačne dokumente v vizumski center, kupite brisačo in sončna očala, naložite zemljevide v telefon). Z rednim seznamom opravil porabimo več časa za dešifriranje kot za dokončanje. In ja, če lahko delegirate, delegirajte.
3. Dajte prednost. Za vsak element na seznamu določite določen datum in rok. Po potrebi dodajte opomnike. Dejansko to deluje tako s seznamom kot s koledarjem. Na tej stopnji bi morali biti prepričani, da zagotovo ne boste ničesar pozabili.
4. Posodobite svoje sezname. Seznami opravil hitro zastarijo: nekaj izgubi svojo pomembnost, nekaj se prenese v prihodnost. Sistem bi moral delovati za vas. Zato poskrbite, da boste vedno imeli seznam določenih dejanj, da boste lahko brez odlašanja prišli na delo.
5. Ukrepajte. Ko je vse organizirano, lahko začnete uresničevati svoje načrte. Izberite primer iz kategorije, ki jo potrebujete, poglejte, kaj se od vas zahteva, in nadaljujte. Tako lahko izvajate velike projekte.

Ali je treba vse stvari zapisati na en seznam?

Ne, bolje je, da jih sestavite več, vendar jih hranite na enem mestu. Na primer, imejte nekaj seznamov za vsak delovni projekt, sezname opravil, sezname opravil, sezname opravil, sezname idej in možnih projektov v prihodnosti – kar si lahko zamislite.

Ali obstajajo kakšna posebna orodja?

Iz aplikacij in spletnih storitev bodo primerni Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, kateri koli zvezek ali običajna datoteka v Google Dokumentih. Če ste navajeni delati zapiske na papirju, ga lahko uporabite.

Obstajajo oboževalci datotečnega sistema. Na namizju je ustvarjena ena mapa v skupni rabi, v njej je ustvarjenih več tematskih map, vsaka pa vsebuje ustrezne sezname in potrebno gradivo.

Na splošno izberite tisto, kar vam ustreza.

Glavna zahteva: orodje mora biti vedno na dosegu roke, tako da lahko nalogo prenesete z glave na papir ali aplikacijo. Na primer, ko pride do vas šef in vam dodeli novo nalogo, v tem času pa delate na nečem drugem.

Kako lahko pridobite več vrednosti od GTD?

Vsak sistem produktivnosti ne bo deloval, če bi ga uporabljali na slepo. Če želite kar najbolje izkoristiti, ga prilagodite svojim željam in potem se bo vse izšlo.

In ja, noben sistem ne more narediti vsega namesto vas, zato se ne zanašajte preveč s sestavljanjem seznamov, ne pozabite ukrepati. GTD je orodje, ki vam pomaga, da se znebite stresa in ničesar ne pozabite. Toda kako boste izkoristili svoj čas, je odvisno od vas.

Treba je poskusiti. Kaj še prebrati na to temo?

Seveda knjige Davida Allena: tako začetnikom kot izkušenim uporabnikom pomagajo začutiti filozofijo GTD, jo uporabiti v službi in osebnem življenju, se naučiti, kako jo uporabljati v praksi.

• »Kako spraviti stvari v red. Umetnost produktivnosti brez stresa."
• »Kako obdržati stvari v redu. Načela izpolnjujočega življenja brez stresa.”
• »Kako hitro spraviti stvari v red. 52 načel učinkovitosti brez stresa.

In končno, da citiram zelo natančno izjavo Davida Allena:

Vaš um je namenjen ustvarjanju idej, ne shranjevanju.

Zato uporabite GTD, pripravite odlične ideje in jih zagotovo uresničite.