5 glavnih napak pri upravljanju časa, ki nam preprečujejo, da bi zmogli vse

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Naredimo seznam nalog in se ne glede na vse poskušamo držati urnika. A ne glede na to, kako se trudimo, se bodo nove in nujne naloge še vedno pojavljale. Seznam je vse daljši in ne moremo se otresti občutka, da nam čas dobesedno uhaja iz rok. Ugotovimo torej, katere napake delamo najpogosteje in kako pravilno upravljati svoj čas.

1. Ne postavljamo prednosti

Seveda je seznam opravil učinkovit način za organiziranje svojih misli o tem, kaj je treba storiti. Toda če ne določite prednosti, lahko najpomembnejša stvar preprosto izgine izpred oči. Razumeti morate smer, namen svoje dejavnosti in ne skakati z ene naloge na drugo. Neustrezno določanje prioritet lahko veliko pove o trenutnem delovnem okolju.

Mnogi ljudje, ki delajo v timu, se počutijo neprijetno, ko jih šefi ali sodelavci prosijo, naj naredijo nekaj: preložijo svoje trenutne naloge, ne razvrščajo prednostnih nalog in nato ne sledijo urniku. Če torej načrtujete svoj dan, teden ali mesec, se vprašajte, kaj je v tem obdobju za vas najpomembnejše.

Pogosto se zgodi, da delo pri pomembni nalogi vzame vse misli in postopoma preide v odlašanje. Ker običajno zahteva resen duševni napor in popolno osredotočenost. Veliko bolj mamljivo je delati majhne petminutne naloge ves dan kot eno veliko nalogo, ki ni lahka, čeprav na koncu prinese veliko povračila.

2. Precenjujemo svojo moč

Precenjevanje svojih zmožnosti je dobro znan greh pri upravljanju časa. Ko mislite, da bo opravilo vzelo največ par minut, poje pa vsaj pol ure. Da bi se izognili tej situaciji, si pred začetkom dela nekje zapišite, koliko časa boste porabili za to.

Če naloga traja 25-30 minut, jo obvezno uvrstite v urnik.

Še en nasvet: dvakrat premislite, kako dolgo bi lahko naloga dejansko trajala.

Če ste prepričani, da je delo dolgo 30 minut, si iz varnostnih razlogov v svojem urniku namenite eno uro. V nasprotnem primeru lahko postanete eden tistih nesrečnih deloholikov, ki delajo po cele noči.

Na začetku dneva si vzemite 10 minut, da preverite svoj urnik. Dejstvo: 10 minut načrtovanja zjutraj vam bo prihranilo eno uro med delovnikom. Vendar ne nalagajte celotnega urnika, ne pozabite pustiti nekaj prostega časa za nova in/ali nepričakovana opravila.

3. Raztreseni

Raztresena pozornost je glavni vzrok za odlašanje. Predvsem pa nas družbena omrežja in pošta odvrnejo od dela. Da bi se temu izognili, priporočamo, da izklopite obvestila v mapi »Prejeto«, ko se poskušate osredotočiti na nianse opravila, ali določite interval za obvestila, na primer vsake tri ure. To vam bo pomagalo, da vas ne bodo motila črka vsaki dve minuti.

Drug odličen način za to je, da si v urniku vzamete poseben čas, ki ga boste porabili za delo s svojimi predali. Nenehno preverjanje pošte pomeni, da ji posvečate malo pozornosti: pismo hitro pregledate in prav tako hitro pošljete odgovor, pogosto netočen in s tipkarskimi napakami. Opravičevanje in ponovna razlaga, kaj v resnici mislite, je izguba časa, ki bi se ji lahko izognili.

Nered je lahko tudi zelo moteč. Razmetane mape s papirji na mizi, kaos v pisarniškem materialu, zapiski, ki jih v tej zmešnjavi ni mogoče najti … Naj bo pravilo, da ob koncu tedna vsakič očistite mizo in neusmiljeno zavržete papirje, ki niso uporabni. vas in verjetno ne boste potrebovali.

4. Menimo, da je štetje porabljenega časa nepotrebno

Obstajata dva načina za sprostitev časa: prezreti nove naloge ali racionalizirati njegovo uporabo. A dokler ne začnete spremljati, koliko časa porabite za določeno dejavnost, ne boste vedeli, katera metoda je prava za vas.

Teden ali dva poskušajte spremljati čas, ki ga porabite za delovne naloge. To vam bo pomagalo videti in analizirati, kako preživljate svoj čas, in v prihodnosti - da se izognete lastnim napakam.

Vas nenehno motijo telefonski klici ali trkanje na vaša vrata? Ali preživite preveč časa na internetu ali prepogosto preverjate pošto? Oglejte si, koliko časa potrebujete za opravljanje teh neproduktivnih nalog, in razvijete strategijo, da jih ignorirate ali zmanjšate število.

5. Verjamemo v večopravilnost

Strokovnjaki za upravljanje časa pravijo enoglasno: večopravilnosti ne obstaja. Kar se običajno imenuje "večopravilnost", je pravzaprav metanje iz ene naloge v drugo in v tem ni nič dobrega.

Za najboljši rezultat se morate osredotočiti na eno nalogo, nastaviti časovnik in ob določenem času delati samo na njej.

Ponovite si kot mantro: "Takoj bom končal to nalogo" - in ne boste skakali z ene naloge na drugo.