5 nasvetov, ki vam bodo pomagali organizirati delovni dan

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Preprosti triki, ki vas bodo rešili, če ves čas nimate dovolj časa za nič.

1. Dajte prednost

Obstaja zelo preprost, a učinkovit način za kategorizacijo vaših zadev glede na nujnost in pomembnost. To je vezje, imenovano Eisenhowerjeva matrika. Izumil ga je Dwight D. Eisenhower, ameriški predsednik, general ameriške vojske in preprosto zelo produktivna oseba.

Imam dve vrsti stvari: nujne in pomembne. Pomembne stvari so redko nujne, nujne pa redko pomembne.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhowerjeva matrika ima štiri dele. Vodoravna os prikazuje nujnost primera, navpična os pa pomembnost. Matrica vam omogoča, da vse svoje naloge enostavno organizirate v kategorije: »Nenujne in nepomembne«, »Nujne, a ne pomembne«, »Pomembne in nenujne« ali »Nujne in pomembne«.

Poskusite dati prednost Eisenhowerjevi matriki in presenečeni boste, koliko časa porabite za nujne, a ne zelo pomembne stvari. Na primer neskončna sporočila kolegov ali telefonski klici, ki vas samo odvrnejo od nujnih opravil.

Vzemite si čas za prave stvari. Če je nekaj pomembnega in nujnega, to storite takoj. Načrtujte pomembne, a ne nujne naloge, ocenite okvirni čas za njihovo dokončanje in se odločite, kdaj jih boste opravili. Nepomembne, a nujne zadeve se lahko prenesejo na nekoga drugega. Nenujna in nepomembna opravila odložite na pozneje ali pa jih v celoti zavrnite.

2. Vzemite si čas za poglobljeno delo

Tvegani kapitalist Sam Altman je nekoč dejal: "Digitalna distrakcija je eden največjih psiholoških problemov našega časa." Samo pomislite: svoje pametne telefone v povprečju preverimo 50-krat na dan. In po mnenju znanstvenika in pisatelja Cal Newporta to bistveno poslabša našo sposobnost jasnega razmišljanja in ustvarjalnosti.

V svojem »Delati z glavo. Vzorci uspeha strokovnjaka za IT "uvaja koncept" globokega dela ". Ta vrsta dela pomeni popolno koncentracijo in poglobitev v določeno nalogo. Brez motenj - največji napor in koncentracija. Le tako lahko s primerno kakovostjo opravite res težke naloge.

Newport navaja taktiko, ki jo je uporabil njegov kolega, profesor Univerze v Pensilvaniji Adam Grant. Jesenski semester posveti poučevanju, pomladni in poletni pa raziskovanju in nikoli ne meša obojega. Med intenzivnim raziskovanjem se profesor izpostavi popolni izolaciji, da ga študenti ne motijo.

Verjetno nimate možnosti, da bi šli po isti poti in se več mesecev skrivali pred viri draženja. Ne bodite malodušni: ni vam treba, da se potopite v "globoko delo" za cel semester. Newport ustvarite svoj urnik glede na vaše osebne želje.

Odločite se, ob kateri uri se počutite najbolj energični in budni, in točno takrat opravite najtežje delo, tako da izklopite pametni telefon in zavrnete preverjanje e-pošte. Na primer, sam Newport začne delati zgodaj zjutraj, vendar tega nikoli ne stori po 17.30.

3. Ocenite čas sestanka

Paul Graham, soustanovitelj startup inkubatorja Y Combinator, da obstajata dve vrsti urnikov dela: urnik »manager« in urnik »kreatorja«.

Prva možnost je za organizatorje in šefe. Po njihovem mnenju je delovni čas enostavno upravljati. Dan morate razdeliti na urne intervale. In ko se pojavi nova naloga, si zanjo namenite le nekaj ur in jo označite v organizatorju. Tako, če si mora »menadžer« določiti čas za poslovni sestanek ali brainstorming, pogleda v svoj koledar, poišče nezasedeno uro in zbere svoje sodelavce.

Toda za "ustvarjalce" so takšna srečanja, tudi vnaprej načrtovana, katastrofa. Konec koncev, kreativni ljudje, programerji, pisatelji ali umetniki, ne delijo svojega urnika kot "vodje". Običajno morajo za opravljanje nalog porabiti vsaj pol dneva, v eni uri pa se v najboljšem primeru le ogrejejo. In ko se morajo »ustvarjalci« sredi delovne dejavnosti odlepiti in oditi na sestanek s kolegi, padejo iz ritma in se potem zelo težko vrnejo k nalogi.

Upraviteljev urnik in urnik ustvarjalca delujeta sama po sebi. Ko pa se križata, se začnejo težave.

Paul Graham

Zato, če ste vodja, se od svojih podrejenih vnaprej pozanimajte, kdaj je bolje organizirati skupne sestanke, da ne bi motili ljudi z dela v najbolj neprimernih trenutkih.

4. Nadzorujte svojo porabo energije

Tony Schwartz in Jim Loer v življenju na polno! trdijo, da glavni vir za produktivnega delavca ni čas, ampak energija. Za težko nalogo lahko porabite cel dan, a če vam primanjkuje fizične in duševne moči, boste stagnirali in naredili nič koristnega. Ko pa imaš dovolj notranje energije, se lahko v nekaj urah spopadeš s težko zadevo, preostanek dneva pa posvetiš nečemu enostavnejšemu.

Schwartz in Loer razlikujeta štiri vrste energije: fizično, čustveno, mentalno in duhovno. In če boste katerega od njih zamudili, bo vaša produktivnost padla.

• Fizična energija neposredno vpliva na vašo sposobnost, da se odzovete na okolje in sprejemate prave odločitve. Pomanjkanje tega vira je povezano s slabo prehrano, pomanjkanjem spanja in utrujenostjo.
• Čustvena energija vpliva na sposobnost pravilnega obvladovanja svojih čustev v stresnih situacijah.
• Mentalna energija vam omogoča, da se osredotočite na eno nalogo in se ne motite. Človek z veliko zalogo se lahko osredotoči tudi v stresni situaciji, ko ga vsi okoli njega poskušajo zmotiti.
• Duhovna energija vam omogoča, da vidite cilj v svojih aktivnostih, da ohranite motivacijo. Vzbuja entuziazem, vztrajnost in predanost.

Da bi vse štiri kazalnike ohranili na ustrezni ravni, jejte pravilno, dovolj spite in telovadite (vadba spodbuja možgansko aktivnost). In uporabite preproste tehnike za napolnitev energije.

Življenje ni maraton. Življenje je niz šprintov.

Tony Schwartz

Dobra metoda za izmenično delo s popolno potopitvijo in kratkim počitkom je tehnika Pomodoro, ki se popolnoma ujema s konceptom globokega dela Cal Newporta. Načelo je preprosto: s časovnikom merimo 25 minut in ves ta čas opravljamo eno pomembno nalogo brez motenj. Nato - odmor 5 minut. V tem času si napolnimo energijo. Nato cikel ponovimo še štirikrat in si naredimo 20-minutni daljši odmor.

5. Za zajtrk jejte žabe

Vsakemu se je že kdaj zgodilo tako: naletiš na neko nalogo, ki jo moraš opraviti, pa je res nočeš. Začneš ga odlašati in ko se bliža rok, te vse bolj visi, odvrača pozornost od drugih stvari in te znova spravlja v skrb.

Priljubljeni pisatelj Brian Tracy te težave imenuje "žabe". In priporoča, da jih ne odlašate na pozneje, ampak jih naredite čim prej.

Če zjutraj poješ žabo, se preostanek dneva obeta čudovit, saj je najhujšega za danes konec.

Mark Twain

Ko se boste znebili težke naloge, boste občutili zadovoljstvo, dobili boste zagon pozitivne energije za preostanek dneva in mirne vesti lahko preidete na naslednje elemente na seznamu.