Odlomek iz knjige strokovnjaka za produktivnost, ki je na sebi preizkusil tehnike koncentracije in izbral najučinkovitejše.
Kako ustaviti motnje vsakih 5 minut in se osredotočiti na pomembne naloge
Hiperfokus je zmožnost, da svoj čas in pozornost posvetite posamezni zadevi ali projektu. Chris Bailey v knjigi Hyperfocus: Kako sem se naučil narediti več z manj časa razlaga, koliko stvari je treba načrtovati za dan, da bodo stvari uspešno opravljene, kako izbrati najpomembnejše naloge s seznama opravil in odpraviti vse motnje.
Hiperfokus pomeni veliko stvari hkrati: je zavestno stanje, ko nismo raztreseni, hitro povrnemo koncentracijo in se popolnoma potopimo v delo.
Objavljamo odlomek iz 3. poglavja Moč hiperfokusa, ki pojasnjuje, kako vstopiti v stanje hiperfokusa in izbrati pravi fokus za osredotočenost.
Štiri stopnje hiperfokusa
V vsakem trenutku ste osredotočeni bodisi na zunanje okolje, bodisi na misli v glavi ali na oboje hkrati. Če vas zanima samo zunanje okolje, to pomeni, da živite v načinu avtopilota. V to stanje vstopite, ko čakate na semafor ali neskončno preklapljate med istimi aplikacijami na pametnem telefonu. Če ste zaposleni samo s svojimi mislimi, potem ste potopljeni v sanje. To se lahko zgodi, če se odločite hoditi brez telefona, razmišljate o nečem pod tušem ali greste na tek.
Če želite vstopiti v stanje hiperfokusiranja, se morate povezati s svojimi mislimi in z zunanjim okoljem ter vse to zavestno usmeriti v rešitev enega problema.
V tem pogledu je hiperfokus pred stanjem, ki ga Mihai Csikszentmihalyi imenuje »tok« – ko smo popolnoma potopljeni v svoj posel in čas beži veliko hitreje. Kot razlaga Csikszentmihalyi v svoji knjigi Flow, se nam v tem stanju "vse drugo zdi nepomembno." To je še en razlog, zakaj se je absolutno nujno osredotočiti samo na eno stvar: možnosti za vstop v stanja toka eksponentno rastejo, ko več predmetov ne tekmuje za našo omejeno pozornost. Hiperfokus je proces, ki nas pripelje v tok.
Kako vstopiti v stanje hiper fokusa
Po znanstvenih raziskavah, ko se skoncentriramo, gremo skozi štiri stopnje. Sprva smo osredotočeni (in produktivni). Potem, če sami ne preklopimo na kaj drugega in če nas ne motijo, se misli začnejo razpršiti. V tretji fazi opazimo, da razmišljamo o tujih stvareh. Do tega trenutka lahko traja dolgo, sploh če nimamo navade redno preverjati, kaj zapolnjuje prostor pozornosti. (V povprečju opazimo, da razmišljamo o tujih stvareh, približno petkrat na uro.) In v četrti fazi se vrnemo k prvotnemu predmetu pozornosti.
Na tem diagramu temeljijo štiri stopnje hiperfokusa.
Za vstop v stanje hiper fokusa morate:
Izberite produktiven ali smiseln predmet pozornosti.
Odpravite čim več zunanjih in notranjih motenj.
Osredotočite se na izbrani predmet pozornosti.
Nenehno se vračajte k temu predmetu in se znova osredotočajte nanj.
Odločitev o tem, na kaj se nameravamo osredotočiti, je najpomembnejši korak, saj bolj produktivna in smiselna je naloga, bolj produktivna in smiselna postajajo vaša dejanja. Če se na primer odločite, da se osredotočite na usposabljanje novega zaposlenega, avtomatizacijo ponavljajoče se dejavnosti ali razmišljanje o predstavitvi novega izdelka, boste neskončno bolj produktivni kot delo v načinu avtopilota.
Ista ideja velja v domačem krogu: bolj smiseln je predmet vaše pozornosti, bolj smiselno je vaše celotno življenje. Prednosti hiper osredotočenosti izkoristimo tako, da oblikujemo zelo preproste namene – na primer, da se popolnoma potopimo v pogovor z ljubljeno osebo ali da čim bolj uživamo v družinski večerji. Več se naučimo, več si zapomnimo in bolje analiziramo svoja dejanja. Posledično naše življenje dobi več smisla.
Prvi nujno potreben korak do hiperfokusiranja je namera, ki mora biti pred pozornostjo.
Naslednji korak je odpraviti čim več notranjih in zunanjih motenj. Obstaja preprost razlog, zakaj postanemo njihov plen: na neki točki postanejo motnje bolj privlačni predmeti pozornosti kot stvari, ki jih resnično moramo početi. To velja tako v službi kot doma. Opozorila na nove črke, ki se pojavljajo v kotu računalniškega monitorja, nas običajno bolj zapeljejo kot delo, ki ga opravljamo v drugem oknu, in televizor za sogovornikovim hrbtom v lokalu postane privlačnejši od dejanskega pogovora.
Z motnjami se je veliko lažje spopasti vnaprej – ko se pojavijo, je pogosto že prepozno, da bi branili svoje namere pred njimi. Nevtralizirati je treba tudi motnje – vključno s samovoljnimi (in včasih neprijetnimi) spomini in mislimi, ki nam porajajo v glavi, ko se poskušamo osredotočiti, duševnim odporom na neprivlačne naloge (kot je vložitev davčne napovedi ali čiščenje garaže) in preprosto željo razmišljati o različnih stvareh, ko bi se radi osredotočili na eno.
Tretjič, hiperfokus postane možen, ko se osredotočimo na izbran predmet pozornosti za vnaprej določeno obdobje. To pomeni, da imamo načrt, da se za določeno obdobje potopimo v delo, kar je za nas tako priročno kot možno. Bolj skrbno kot delamo na prvih dveh fazah, bolje in bolj samozavestno bomo kos nalogi na tej stopnji.
Končno, četrtič, hiperfokus je potreben, da se pozornost vrne na prvotni predmet, ko začne um tavati. To izjavo bom ponovil večkrat, saj je ena najpomembnejših idej te knjige: po raziskavah se naše misli razpršijo na stran 47 % časa. Povedano drugače, če smo budni 18 ur, potem smo le osem ur potopljeni v tekoče naloge. Normalno je, da misli odidejo na stran, vendar je pomembno, da jih vrnemo nazaj, da namenimo čas in pozornost predmetom, ki so pred nami.
Poleg tega traja 22 minut, da se vrnete na trenutno opravilo po prekinitvi ali prekinitvi. In če smo sami raztreseni ali prekinjeni, potem potrebujemo že 29 minut, da se vrnemo k delu pri prvotni nalogi.
Pogosteje ko ocenjujemo, kaj točno zaseda prostor pozornosti, hitreje se lahko vrnemo na pravo pot.
Toda za zdaj ne skrbite preveč - o tem bomo podrobneje razpravljali kasneje.
Idejo o hiperfokusu lahko povzamemo v enem stavku: med delom naj bo vaša pozornost na enem pomembnem in zapletenem predmetu.
Izbira, na kaj se osredotočiti
Pozornost brez namena je izguba energije. Pred pozornostjo mora vedno biti namera - poleg tega sta odlično združena. Ko oblikujete svoj namen, se lahko odločite, kako boste preživeli svoj čas; z osredotočanjem na nalogo se ji lahko učinkovito spopadamo. Najboljši način za večjo produktivnost je, da izberete, kaj želite doseči, preden začnete.
Pri oblikovanju namenov je pomembno zapomniti, da niso vse delovne naloge ustvarjene enake. Nekateri lahko dosežejo neverjetne rezultate v vsaki porabljeni minuti. To vključuje cilje, kot so načrtovanje glavnih nalog, ki jih želite opraviti čez dan, usposabljanje novega sodelavca, ki se je ekipi pridružil pred mesecem dni, in delo na knjigi, ki jo pišete že nekaj let. Te naloge spadajo v »potrebne« in »osredotočene« kategorije, o katerih smo razpravljali v 1. poglavju. Delo v teh sektorjih je enostavno povezati z nepotrebnimi in motečimi dejavnostmi, kot so obiskovanje neuporabnih sestankov, branje virov družbenih medijev in nenehno preverjanje e-pošte. poglej, kaj je bolj produktivno. Če ne izberete, za katere sektorje boste porabili čas, se aktivira način avtopilota.
To ne pomeni, da se ne morete nekako izvleči iz situacije, ko delujete v načinu avtopilota. Če se odzovete na vse delovne naloge, ki prihajajo, jih lahko večino obdržite pod nadzorom in ostanete dovolj produktivni, da ne izgubite službe. A avtopilot ne omogoča velikega napredka pri delu. Sumim, da niste plačani za to, da kot sorter po pošti pošiljate pisma, pogovore in sporočila v messengerjih v prave smeri, ko pridejo. Včasih moramo to storiti in se odzvati na prihajajoče nepredvidene zahteve. Kadar je le mogoče, bi morali aktivno izbrati, čemur želite nameniti čas in pozornost.
Po tem, ko sem skozi leta raziskoval pozornost in namero, sem razvil več dnevnih vaj, ki ti pomagajo postaviti cilj. Tukaj so tri moje najljubše vaje.
1. Pravilo treh
Če ste že seznanjeni z mojimi besedili, se ta del verjetno lahko izvaja diagonalno. Če ne, naj vam predstavim pravilo treh. Začnite dan tako, da izberete tri naloge, ki jih želite dokončati do večera.
Za podrobnosti o prihajajočih dejanjih potrebujemo seznam opravil, te tri namere pa je treba usmeriti v najpomembnejše naloge.
To počnem vsako jutro, odkar sem pred leti slišal za to pravilo od Jaya Deeja Meierja, Microsoftovega direktorja digitalne transformacije. Pravilo je videti varljivo preprosto. Določanje vsega na začetku dneva
tri glavne naloge za vas, dosežete več ciljev. Odločite se, kaj je zdaj pomembno in kaj ni pomembno – omejitve, ki jih nalaga pravilo, kažejo, kaj je za vas najpomembnejše. Poleg tega vam pravilo daje nekaj fleksibilnosti čez dan. Če je nabito poln sestankov, lahko to določi njihov obseg in vsebino, prost dan pa se lahko posveti pomembnejšim in manj nujnim zadevam. Če pride do nepredvidenih okoliščin in projektov, bo mogoče ponovno razmisliti o vrstnem redu novih in obstoječih načrtov. Ker se tri naloge dobro prilegajo prostoru pozornosti, se lahko z relativno lahkoto spomnite svojih prvotnih namenov.
Bodite prepričani, da imate na vidiku svoje najboljše tri naloge – zapišem jih na veliko tablo v svoji pisarni ali, če sem odsoten, nad seznamom opravil za dan, ko se OneNote sinhronizira med mojimi pripomočki. Morda se vam bo zdelo koristno, če si določite tri naloge za teden in izberete tudi tri dnevne nedelovne naloge, na primer, da med večerjo ne razmišljate o službi, zvečer greste v telovadnico ali zbirate račune za davčno napoved.
2. Naloge z največjim učinkom
Drugo pravilo pri določanju namenov, ki mi zelo pomaga, je odločitev, katere stvari na mojem seznamu opravil imajo največji vpliv.
Če ste navajeni sestavljati seznam opravil (in ga zelo priporočam, spodaj pa vam bom povedal, kako je lahko koristen), pomislite za trenutek o posledicah vsakega od njih, tako kratkoročnih kot dolgotrajnih. - termin. Glavne naloge na tem seznamu so tiste, ki bodo vodile do najpomembnejših pozitivnih rezultatov.
Kaj se bo spremenilo v svetu – ali v vašem delu in življenju, če si vzamete čas in dokončate vsako od točk? Katera naloga bo, kot je padla domino v dolgi vrsti, sprožila verižno reakcijo in na koncu pripeljala do impresivnega rezultata?
Drug način za oceno situacije: ko se odločate, kaj storiti, ne razmišljajte le o neposrednih posledicah svojih dejanj, temveč tudi o vplivu drugega in tretjega reda. Odločite se na primer, ali boste za sladico naročili torto Anthill. Neposredna posledica te odločitve je užitek ob uživanju sladkega. Toda posledice drugega in tretjega reda so lahko zelo žalostne – na primer, potem se boste počutili grozno, ali se boste zredili ali prekinili predpisano dieto.
To je močna ideja, ki se je vredno dobro naučiti, še posebej, ker številne pomembne naloge pogosto niso tiste, ki se v danem trenutku zdijo najbolj nujne in produktivne. Na primer, pisanje priročnika za nove zaposlene se morda ne zdi tako nagrajujoče kot odgovarjanje na ducat e-poštnih sporočil, vendar bo priročnik skrajšal čas vkrcanja novih zaposlitev, jim dal občutek dobrodošlice in povečal produktivnost. To pomeni, da je to naloga z največjimi posledicami. Te naloge so lahko avtomatizacija ponavljajočega se procesa, ki vas moti, dodeljevanje vlog v tekočem projektu ali priprava programa, ki zaposlenim omogoča izmenjavo znanja.
Če imate na seznamu opravil veliko opravil, se vprašajte, kateri bodo pripeljali do najpomembnejših posledic?
Ta vaja dobro deluje v kombinaciji s štirimi skupinami primerov. Ko jih umestite v nujne, namenske, moteče in nepomembne sektorje, se vprašajte: katera od nujnih in namenskih dejavnosti lahko sproži verižno reakcijo?
3. Urni signal za zavedanje
Opredelitev treh namenov dneva in razvrstitev nalog z najpomembnejšimi posledicami je odličen način, da se osredotočite vsak dan in vsak teden. Toda ali ste prepričani, da v vsakem trenutku delujete zavestno?
Ko gre za produktivnost, so ti trenutki najpomembnejši – neuporabno je postavljati cilje in oblikovati cilje, če čez dan ne storite ničesar, da bi jih uresničili. Moj najljubši način nadzora nad tem, da se držim svojih ciljev, je, da čim pogosteje preverjam, kaj zaseda moj prostor pozornosti. To mi da vedeti, ali se osredotočam na pomembne stvari, ki imajo resne posledice, ali pa zdrsnem v način avtopilota. Za to uporabljam urni signal za ozaveščanje.
Ena od ključnih idej Hyperfocusa je, da si ne očitate preveč, če opazite, da vam misli nekam tavajo. To je neizogibno, zato upoštevajte te trenutke kot priložnost, da ocenite, kako se počutite, in začrtate pot do naslednjega izziva. Raziskave so pokazale, da bolj verjetno opazimo, da smo raztreseni, ko se za to nagradimo.
Tudi če odpravite eno ali dve motnji ali oblikujete eno ali dve nalogi za dan, bodo vaši rezultati že boljši od večine.
Če smo si v čem podobni, bo urni signal ozaveščanju pokazal, da se običajno ne ukvarjate z ničemer pomembnim ali z dolgoročnimi posledicami. To je normalno - in celo pričakovano.
Pomembno je, da lahko redno preverjate, kaj trenutno zaseda prostor vaše pozornosti. Nastavite urni signal na telefonu, uri ali drugi napravi – in to je najbolj produktivna ovira vašega dneva.
Ko se oglasi urni zvonec, se vprašajte:
Ali je bil vaš um zaseden s tujimi mislimi, ko je zazvenel signal za zavedanje?
Ste na avtopilotu ali ste zaposleni z zaznano nalogo? (Čez čas, ko se bo stanje z ozaveščenostjo izboljšalo, bo to dalo veliko razlogov za občutek zadovoljstva.)
Ste potopljeni v produktivne dejavnosti? Če je tako, koliko časa ste posvetili temu? (Če je bilo to dovolj časa, ne dovolite, da vas signal za ozaveščenost spravi s tečaja – nadaljujte z delom!)
Katera od nalog, s katerimi morda delate zdaj, ima najbolj pozitiven učinek? Ali delate na tem?
Kako poln je vaš prostor za pozornost? Če je že prenatrpano, imate na voljo dodatna sredstva za pozornost?
Ali obstajajo motnje, ki ovirajo vašo hiperfokusiranje?
Ni vam treba odgovoriti na vsa ta vprašanja – izberite tri ali dve, ki se vam zdita najbolj v pomoč in vam bosta omogočila, da se ponovno osredotočite na pomembne stvari. Če nanje odgovarjate vsako uro, se bo kakovost pozornosti povečala na vseh treh področjih: bolje se boste osredotočili, ker boste na obzorju opazili motnje in preprečili njihov vpliv; Pogosteje boste opazili, da so misli odšle na stran, in se boste lahko ponovno osredotočili; sčasoma boste večino dneva namenili osredotočenemu delu.
Ko to prvič začnete vaditi, boste morda ugotovili, da pogosto preidete v način avtopilota, se motite in izgubljate čas za nepomembne in zmedene stvari. V redu je! V takih trenutkih morate spremeniti smer svojih misli in se premakniti na bolj produktivno nalogo in se spopasti z motnjami, ki so vam prišle na pot. Če vas redno motijo iste stvari, naredite načrt za reševanje težave. (S tem se bomo ukvarjali v naslednjem poglavju.)
Izberite en delovni dan ta teden in poskusite nastaviti urni signal. Sprva je lahko nadležno, sčasoma pa boste razvili novo dragoceno navado. Če vam ideja o iztočnici ni všeč, poskusite z drugimi zunanjimi dražljaji, s katerimi boste videli, kaj zaseda vašo pozornost. Ne uporabljam več urnega signala čuječnosti, čeprav je bila zame sprva najučinkovitejša metoda. Zdaj večkrat pomislim na prostor pozornosti v vnaprej določenih trenutkih: vsakič, ko grem na stranišče, ko grem po vodo ali čaj ali ko zazvoni telefon. (Odgovorim po nekaj zvonjenjih in se zavedam, kaj imam v mislih.)
Slika
Chris Bailey je kanadski pisatelj in ustvarjalec projekta Življenje produktivnosti. Po diplomi na univerzi je celo leto posvetil študiju produktivnosti. V tem času se je Chris pogovarjal z desetinami strokovnjakov, prebral številne znanstvene članke in na sebi postavil več eksperimentov, da bi razumel, kako lahko kar najbolje izkoristiš svoje zmožnosti. Vsak dan je Chris na svojem blogu pisal poročilo o tem, kaj se je naučil. V Hyperfocus: Kako sem se naučil narediti več z manj časa deli tehnike in vaje, ki jih je preizkusil sam.
Povedali vam bomo, kako se naučiti, kako se osredotočiti na pomembno in se nehati motiti z neumnostmi, razumeti več in delati ne nesebično, ampak modro
