7 najbolj motečih stvari v pisarni in kako se z njimi spopasti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Povečamo svojo produktivnost in se naučimo, kako učinkovito izkoristiti čas pri delu.

Žalostno, a resnično: ljudje v povprečju odlašajo 4 ure na dan. Ko sedimo v službi, pravzaprav uporabljamo Infografiko: Koliko svojega delovnika dejansko preživite v službi? le 60 % (ali celo manj) časa za dokončanje pomembnih nalog, ostalo pa je početje neumnosti.

Leta 2008 je dr. John Taylor skoval izraz "kronofag" (torej "jedec časa"). In če želite nadzorovati svoj potek dela, morate sovražnika poznati na pogled.

Motnje v pisarni

1. E-pošta

Povprečen pisarniški delavec prejme 88 e-poštnih sporočil na dan in v tem času približno 15-krat preveri, kako preverite e-pošto, zaradi česar ste manj produktivni. Preverjanje e-poštnega računa je nekakšen ritual, s katerim večina ljudi vsako jutro začne svoje delo.

Toda v resnici je to čisto odlašanje. Ko izkopavamo zaloge pisem, se nam zdi, da delamo nekaj koristnega, a resnica je, da nas to le odvrne od res pomembnih nalog.

2. Socialna omrežja

Za delo vsi potrebujemo internet v naši pisarni. Vendar pa zaposleni radi The State of Workplace Distractions uporabljajo splet tudi za osebno uporabo. Na primer za druženje na družbenih omrežjih.

28 % delodajalcev, ki jih je anketirala CNBC.com, je izjavilo, da so svoje zaposlene odpustili zaradi zlorabe družbenih medijev in spletnega nakupovanja med delovnim časom. Spletna zabava torej ne samo odvrača vašo pozornost, ampak lahko povzroči tudi izgubo službe.

3. Odmori za kavo

Se s kolegi radi popijete na kavi sredi delovnika? Stavim da lahko. Odmori za kavo vam lahko pomagajo pri povezovanju s tistimi okoli vas in so na splošno le prijetni.

Povprečni delavec porabi Ali je odmor za čaj na delovnem mestu dober za produktivnost? 24 minut na dan za pripravo in pitje čaja ali kave. K temu prištejte še obvezne pogovore z drugimi zaposlenimi, brez katerih ni popoln noben čaj. Grozna izguba časa.

4. Sestanki in sestanki

Če delate v pisarni, se boste zagotovo nenehno udeleževali vseh vrst sestankov in pogajanj ter sodelovali v številnih razpravah. Čeprav so takšni posegi potrebni, so pogosto strašljivo neučinkoviti.

V službi zapravljate veliko časa, je dokazalo, da ljudje na sestankih in sestankih preživijo približno 31 ur na mesec. Samo predstavljajte si, koliko koristnega lahko naredite v tem času.

5. Kolegi

Delo na daljavo ima svoje pomanjkljivosti, a tu je nedvomno plus - tišina in samota. V pisarni ste prikrajšani za ta luksuz. Sodelavci okoli vas so ena največjih motenj, še posebej zato, ker nanje ne morete vplivati.

Vaši sodelavci so lahko nadležni s svojimi neskončnimi pogovori, glasno glasbo, klepetom po telefonu ali neprijetnimi navadami, kot je žvečenje pisarniških potrebščin. Prav tako vas radi motijo sredi dela. O kakšnem stanju toka lahko tukaj govorimo?

6. Hrup

Raven hrupa v okolju pomembno vpliva na našo produktivnost. In pisarna je polna njegovih virov: opreme, ki oddaja glasne signale, uličnih zvokov iz oken in zgovornih kolegov. Po podatkih ameriškega nacionalnega inštituta za varnost in zdravje pri delu lahko hrup na delovnem mestu poveča raven stresa in povzroči tesnobo.

7. Lakota

Prehrana ne vpliva le na vaše fizično, ampak tudi na vaše duševno zdravje. Zato se na delovnem mestu ne smete stradati. Morda mislite, da je odmor za kosilo izguba dragocenega časa, vendar niste. Lakota negativno vpliva na vašo sposobnost osredotočanja in koncentracije, kar zmanjšuje vašo produktivnost.

Načini ravnanja z njimi

1. Organizirajte svoje delovno mesto

Nered na namizju lahko povzroči stres in ovira vašo produktivnost. Zato si skušajte zagotoviti sprejemljive delovne pogoje.

Pisarniški delavci vsak dan ustvarijo ogromno datotek: zapiske, poročila, predstavitve – v vsem tem kaosu se je enostavno izgubiti. Organizirajte vse v sistem: porabite nekaj časa za organiziranje podatkov, potem pa boste takoj vodeni skozi to. Guru produktivnosti David Allen, na primer, priporoča svoj sistem GTD za čiščenje papirologije. Lahko pa razvijete svoje - glavna stvar je, da je za vas priročno.

2. Poskrbite za zvočno izolacijo

Zaposleni, ki se po telefonu pogovarjajo o pomembnih vprašanjih, so lahko za kolege zelo moteči, tudi če govorijo zelo tiho. Zato, če imate lastno pisarno, zagotovite sprejemljivo zvočno izolacijo na delovnem mestu in učinkovitost vaših podrejenih se bo znatno povečala. V sobi lahko ustvarite tudi posebno izolirano mesto za pogovor po telefonu.

Če ste navaden zaposleni, si kupite slušalke ali čepke za ušesa, da se vsaj malo zaščitite pred hrupom okoli sebe. In prihranite svoje sodelavce: zapustite pisarno, ko sprejmete klice.

3. Redkeje preverjajte pošto

Preverite svojo e-pošto dva ali trikrat na dan, nič več. Nastavite pojavna obvestila, da vas med delom ne motijo. Raziskovalci so ugotovili, da manj pogosto preverjanje e-pošte zmanjšuje stres, saj so tisti, ki manj pogosto preverjajo e-pošto, manj pod stresom.

4. Izvedite videokonference

Medtem ko 23 % od 7 norih statističnih podatkov o produktivnosti pisarne, ki jih je raziskalo vir pisarniških delavcev CareerBuilder, meni, da so konference izguba časa, je še vedno nemogoče brez skupne razprave o delovnih trenutkih. Če želite ostati v stiku s kolegi, ne da bi vas motili, vodite videokonference. To je veliko bolje kot skupščine v kakšni pisarni, kamor še moraš iti, pustiti vse in počakati na ostalo.

V raziskavi Highfive KAJ SE RES ZGODI MED VAŠIM KONFERENČNIM KLICI (INFOGRAFSKI) je 94 % anketirancev dejalo, da jim zamenjava tradicionalnih sestankov z videokonferencami pomaga povečati produktivnost. Med takšnimi srečanji se ljudje manj dolgočasijo in ostanejo bolj osredotočeni, ta oblika komunikacije pa vzame veliko manj časa. Za srečanje s kolegi vam ni treba zapustiti svojega sedeža, hkrati pa lahko nadaljujete z delom.

5. Spremljajte, kje preživljate svoj čas

Pogosto, ko se lotimo določene pisarniške naloge, zanjo porabimo več sredstev, kot si zasluži. Uporabite aplikacije za sledenje času, da boste bolj produktivni. To vam bo povedalo, kdaj delate neumnosti in kdaj delate koristne stvari. Obstaja veliko brezplačnih orodij, ki vam pomagajo nadzorovati to.

6. Premor vsakih 25 minut

Ne bi smeli delati zaradi obrabe: dolgoročno je nedonosno. Prekomerno delo zmanjša vašo budnost in sposobnost koncentracije. Vzemite si odmore za počitek od dela, vendar so odmori nadzorovani – sicer tvegate, da izgubite dragoceni čas.

Uporabite tehniko Pomodoro, da se odločite, kdaj si vzeti odmor. Ta metoda priporoča petminutni odmor po vsakih 25 minutah napornega dela. Tako boste lahko učinkovito izkoristili svoj čas in naredili več. Časovnik lahko uporabite, da se spomnite, kdaj počivati in kdaj delati.