Kako načrtovati stvari po metodi ALPEN in slediti vsem

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Upravljanje časa z nemško natančnostjo.

Kaj je metoda ALPEN

To je še en način načrtovanja stvari, tako da boste zagotovo imeli čas za vse in hkrati ne boste noreli od obremenitve. Izumil ga je nemški profesor ekonomije in strokovnjak za upravljanje časa Lothar Seivert.

Avtor metode jo je razdelil na pet komponent. Prve črke v imenih stopnic so se sčasoma oblikovale v nemško besedo ALPEN (v ruščini »Alpe«):

A - izdelava seznama nalog (Aufgaben);

L - oceno potrebnega časa (L änge schätzen);

P - načrtovanje časa medpomnilnika (Pufferzeiten einplanen);

E - prednostna naloga (Entscheidungen treffen);

N - povzetek (Nachkontrolle).

Bistvo metode je razumeti, za katere naloge si je res vredno vzeti čas in katere lahko pustite za pozneje. Poleg tega bodite realni glede časa, ki ga boste morali porabiti, in ne pozabite, da je delo brez prekinitev pot do izgorelosti.

V bistvu je metoda ALPEN kombinacija blokovnega načrtovanja z Eisenhowerjevo matriko iz klasičnega upravljanja časa.

Kako načrtovati primere po metodi ALPEN

Naredi seznam

Zapišite vse – vse stvari, ki bi jih radi počeli danes. Samo zapišite: v papirnati zvezek, zvezek ali planer na telefonu.

Skušnjava, da bi naredili miselni seznam, je seveda velika, vendar viri človeškega »delovnega« spomina niso neomejeni. Po nekaterih poročilih lahko hkrati shrani do štiri naloge ali predmete.

Ne izgubljajte časa, da bi najprej dali prednost stvari – samo zapišite, kar vam pride na misel. Seznam se bo zagotovo izkazal za strašljivo impresivnega. V redu je, tako bi moralo biti.

Ocenite, koliko časa traja

Kdor je vsaj enkrat poskušal načrtovati stvari, je skoraj zagotovo stopil na najljubšo grablje novincev v upravljanju časa: naredil je seznam 15 nalog, a na koncu ni opravil niti polovice, saj so, kot kaže, fizično ne sodijo v delovni dan. Posledično sem se razburil in opustil vse te novodobne tehnike upravljanja časa.

Da se to ne bi zgodilo, morate razumeti časovne stroške. Pomislite, koliko minut ali ur bo trajalo vsako opravilo na vašem seznamu. Bodite čim bolj realni. Gradite na preteklih izkušnjah in ne pozabite na svoje osebnostne lastnosti, če se na primer hitro naveličate ali odlašate. Ne pozabite, da so vse te zadeve za vas, ne za namišljenega nadčloveka.

Ko končate z izračunom, zraven vsakega elementa zapišite predvideni čas.

Načrtujte čas medpomnilnika

Druga pogosta napaka je načrtovanje stvari eno za drugo. Takšna strategija, prvič, ne upošteva, da si mora oseba vzeti odmore, in drugič, vodi k dejstvu, da vsi načrti tvegajo, da se zrušijo zaradi ene majhne zamude ali višje sile.

Sestanek je trajal malo dlje od predvidenega časa, izvajalec je naročil malo kasneje, nekateri sodelavci so zamujali, obtičali ste v zastoju, otrok se je dolgo oblačil v vrtcu - in to je vse, naslednje stvari je treba odložiti ali celo preklicati in na novo narisati ves dan. To je običajno zelo jezno in frustrirajoče.

Zato je po vsaki nalogi pomembno, da v načrt vključite tako imenovani čas medpomnilnika, torej tisti, ki ga z ničemer ne zasedate.

Če gre kaj narobe, vam bodo te prazne reže pomagale pri preostalem poslu. In če se ne zgodi višja sila, izkoristite rezervni čas za oddih: popijete kavo, se sprehodite, preberete knjigo ali preprosto sedite v tišini. Končno lahko ta čas posvetite dodatnim opravilom ali osebnim projektom.

Velikost vmesnih blokov morate določiti sami. V idealnem primeru naj bi po metodi ALPEN predstavljali do 40 % delovnega časa.

Dajte prednost nalogam

Na tej stopnji običajno postane jasno, da je glede na zahtevani čas in bloke medpomnilnika seznam opravil, ki ga je oseba najprej sestavila, fizično nemogoče premagati v enem dnevu. Zato morate določiti prednostne naloge in izbrati, katera opravila boste obdržali in katera preklicali ali preložili.

Za to je primerno klasično orodje - Eisenhowerjeva matrica. V skladu z njim so vse naloge s seznama pogojno razdeljene v štiri kategorije:

1. Pomembno in nujno. Najprej jih je treba obravnavati.
2. Pomembno, vendar ne nujno. Za te si lahko vzamete nekaj časa, potem ko se ukvarjate s prvo skupino.
3. Nujno, a nepomembno … Bolje jih je delegirati ali narediti na tretjem mestu po pomembnih, da jim ne posvečamo celega dneva in ne pademo v past nujnosti.
4. Ni nujno in nepomembno … Te je treba izbrisati, posredovati nekomu ali dati na stran.

Tako se bo vaš seznam bistveno zmanjšal in postal veliko bližje realnosti.

Povzemite

Na koncu dneva odprite svoj dnevni planer in si zastavite nekaj vprašanj:

• Kaj vam je uspelo in kaj ne?
• Ste imeli dovolj časa za vsa načrtovana opravila?
• Ali sem pravilno ocenil potreben čas ali naj naslednjič vložim več?
• Ali je bilo v mojem načrtu dovolj časa, da bi nadomestil višjo silo in imel čas za počitek?
• Ali imam čas, da se ukvarjam tako s pomembnimi kot nujnimi zadevami, da ne bi motil rokov, a se hkrati ne bi zataknil v rutino?
• Kaj lahko storite, da mi bo naslednjič načrt bolj udoben?

Ko nanje odgovorite, naloge, ki se jih niste lotili, prestavite na naslednji dan. In naredite nov načrt z mislijo na "popravljanje napak".