OmniFocus 2: Izkusite moč GTD na OS X

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Za mojo dolgoletno prakso samoorganizacije je GTD postal najboljši, čeprav ne idealen sistem, OmniFocus 2 pa je najboljši organizator za GTD za Mac. O tem bomo govorili.

Moč GTD je v sistemu zbiranja, razvrščanja, ogledovanja, nadzora in sprejemanja odločitev. Vsaj GTD aplikacija bi morala podpirati vse te procese. V idealnem primeru bi morali biti vsi ti postopki zahvaljujoč aplikaciji preprosti in hitri. Poglejmo si veljavnost trditve OmniFocus 2, da je najboljša GTD aplikacija.

Zbirka ("Prejeto")

OmniFocus 2 ima vse, kar potrebujete za hitro dodajanje opravil v mapo Prejeto. Okno za ustvarjanje opravila lahko prikažete z bližnjičnimi tipkami po meri:

Kot vidite, lahko v okno vnesete vse podatke o opravilu (opomba, projekt, kontekst, začetni čas in rok), lahko pa hitro vtipkate ime in nalogo pošljete v koš.

Opravilo lahko ustvarite v mapi Prejeto tako, da pošljete e-pošto na poseben e-poštni naslov. Zadeva bo postala naslov naloge, vsebina pa bo umeščena v opombe. Na svojih napravah iOS sem v aplikacijo vtipkal e-pošto OmniFocus in na ta način ustvaril opravila z dvema dotikoma.

In še en način - skozi kontekstni meni "Storitve":

In da vam ne bo treba vsakič, ko izberete besedilo, odpreti kontekstni meni, se spustite do elementa "Storitve" in tam poiščite možnost, da izbor pošljete OmniFocusu, nastavite bližnjico na tipkovnici. To se naredi na zavihku "Bližnjice na tipkovnici" v nastavitvah tipkovnice:

Pri tej nastavitvi bo z uporabo bližnjice vsako izbrano besedilo poslalo v mapo Prejeto OmniFocus 2.

Razvrščanje ("Projekti")

Za možnosti in udobje razvrščanja lahko ustvarite mape in tri vrste projektov: z zaporednimi, vzporednimi in ločenimi primeri. Pri zaporednih opravilih bo v projektu vedno aktivna samo ena naloga, po kateri bo aktivna naslednja. Če torej izberete filter Na voljo, bodo prikazana samo prva opravila iz zaporednih projektov.

Zakaj so projekti potrebni, mislim, da ni treba razlagati, mape pa lahko prilagodimo področjem odgovornosti: poklicna dejavnost, zdravje, odnosi, razvoj, duhovnost, finance itd.

Ogled ("Preveri")

Pregled je redni pregled projektov in nalog, da bi držali prst na utripu in ničesar ne zamudili. Za vsak projekt nastavimo frekvenco ogledov in s to pogostostjo se prikaže na zavihku Blagajna.

Videti je tako: odpremo zavihek "Preveri" in si ogledamo naloge projekta NNN. Ena naloga je bila označena z zastavico, druga je dobila rok, začetek tretje pa je bil prestavljen. Po vseh potrebnih manipulacijah projekt označimo kot preverjen in pozabimo nanj do naslednjega zadetka na zavihku »Preveri«.

To pomaga, da ne zamudite ničesar pomembnega in nas reši dnevnega pregleda projektov, ki jih je dovolj, da jih preverite enkrat na teden ali celo mesec.

Nadzor ("Napoved")

Zavihek "Napoved" ima podobno nalogo, vendar z dejanji in sestanki, ki so načrtovani za cel dan ali za določen čas dneva. Sinhronizira se z vašim koledarjem in na enem mestu zbira načrtovani rok v OmniFocusu in načrtovani v vašem koledarju.

Ta zavihek nam pomaga, da ne zamudimo sestankov in dogodkov ali rokov, ki so dodeljeni nalogam.

Odločanje ("Konteksti" in "Perspektive")

Grki so imeli dve besedi za čas: chronos in kairos. Chronos je pojem časa, ki nam pove datum ali dolžino časa, ki je preostal pred dogodkom ali poteče od njega. Kairos je pravi čas (Kairos je starogrški bog srečnega trenutka).

Pravijo, da je Puškin zbral imena izbirčnih kritikov svojih del v posebni vazi in ko je kairos jedkega razpoloženja vztrajal, je eno naključno vzel in za nesrečnega kritika napisal strupen epigram.

V sistemu GTD je koncept kairos predstavljen z besedo "kontekst":

Kontekst je mogoče določiti glede na psihično in fizično stanje (krepko, glavobol, izčrpanost …), glede na kraj bivanja (pisarna, hipermarket, dom …), glede na osebe, s katerimi je treba razpravljati o vprašanjih (svet podjetja, Ivan Ivanovič …), glede na razpoložljiva orodja itd.

Pravila GTD dovoljujejo, da se nalogi dodeli le en kontekst in OmniFocus 2 se tega pravila strogo drži. Vendar to ni vedno upravičeno in ustvariti je treba kontekste, kot je "Internet + Mac". Toda aplikacija vam omogoča, da nastavite geografske koordinate za kontekste, tako da se opomniki sprožijo, ko se približate določeni lokaciji.

In za še hitrejše sprejemanje odločitev obstaja priložnost za ustvarjanje perspektiv:

Kot je razvidno iz posnetka zaslona, je to preprosto filtriranje opravil po projektu (mapi), statusu (označeno, v bližnji prihodnosti, po roku …), razpoložljivosti (prvi na voljo, levo, vse, dokončano), trajanje, kontekst ali vsebina fragmenta besedila v opombah z imenom ali opravili.

Za hiter dostop do perspektive ji lahko nastavite bližnjico na tipkovnici ali jo dodate med priljubljene, kar jo umesti v levo stransko vrstico. Štirje zgornji zavihki na posnetkih zaslona so perspektive, ki sem jih ustvaril.

Outlook se sinhronizira z različicami iOS-a v obe smeri, kar olajša sprejemanje odločitev o naslednji nalogi.

Slabosti OmniFocus 2

Ne glede na to, kako močno se razvijalec trudi, je nepopolnim ljudem v nepopolnem svetu preprosto nemogoče ustvariti idealno aplikacijo brez napak in pomanjkljivosti. OmniFocus 2 ni izjema.

Prva pomanjkljivost (relativna) je cena: osnovna različica za OS X in iOS bo stala 40 $; Nadgradnja na Pro - 40 $ za OS X in 20 $ za iOS (če ste kupili prejšnjo različico OmniFocusa, je nadgradnja na Pro brezplačna).

Druga pomanjkljivost je sinhronizacija. Je počasen in daje napake, če ste opravilo ustvarili ali spremenili brez povezave, ne da bi predhodno sinhronizirali napravo z dejanskimi podatki na strežniku.

In tretjo pomanjkljivost mi je težko opisati z besedami. V treh letih »odnosa« z OmniFocusom 1 in 2 z njim nismo uspeli postati dobri prijatelji, zakaj ni jasno. Zdi se, da obstaja vse, kar je potrebno za odlično GTD aplikacijo (sprijaznil sem se s pomanjkanjem sinhronizacije), vendar sem nenehno imel težave pri odločanju in videnju celotne slike projektov in nalog.

Morda je težava v tem, da sem pred tem pet let uporabljal MLO in se nikoli nisem mogel znova prilagoditi na OmniFocus. Zato sem pred kratkim namestil CrossOver in preklopil nazaj na MyLifeOrganized. Ampak to je že druga zgodba…

Torej. Če razmišljate o organizatorjih za OS X in nameravate uporabiti vso moč sistema GTD, potem OmniFocus 2 danes ne boste našli boljšega.