Kako organizirati delovni prostor in pisarniški čas

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Vse delo v pisarni se začne z lastnim delovnim prostorom, vendar ljudje temu trenutku pogosto ne posvečajo dovolj pozornosti. Delovni prostor ni le pohištvo in računalnik, ampak tudi načrtovanje, potek dela, dodatna orodja. Ta članek vsebuje preproste nasvete, kako pravilno organizirati svoje delovno mesto.

Vse se začne na delovnem mestu.

D. Carnegie

Delo se začne z delovnim mestom in njegovo organizacijo. Seveda obstajajo izjeme v obliki ustvarjalnih in edinstvenih osebnosti, za katere to vprašanje ni tako pomembno. A tudi oni imajo svoj sistem ustvarjalne motnje, četudi tega ne priznajo. Večina ljudi dela za navadnimi mizami v običajnih pisarniških prostorih, temu pa so namenjeni naslednji nasveti.

namizje

Pravo delovno okolje usmerja um v pravi ritem. Svoje hiše ne hranite v neredu in natančno veste, kje in kaj je. Enako je na delovnem mestu: vse bi moralo biti na svojem mestu in nič odveč, kar bi lahko odvrnilo pozornost od glavnih nalog.

Kako se vse začne, ko šele prideš v službo? Z namizja. In običajno so na računalniku kupi papirja, razmetane pisarniške potrebščine, skodelice, kakšen neuporaben spominek in prah. In kakšno bo notranje stanje za takim delovnim mestom? Nesestavljeno. Seveda ne boste tako mislili, toda podzavest je že vse odločila. Kakršna koli realnost je okoli, si tudi ti. In zavest je pobrala to misel in vaše razpoloženje je izginilo.

Naj bo vaša miza vedno urejena. Začnite dan z brisanjem prahu, prilagodite osvetlitev, napišite koristne informacije na nalepke, pomijte skodelico za kavo, izpolnite svoj koledar – pripravite se na delo. Ta preprosta dejanja bodo spodbudila delo, ki sledi.

Idealno delovno mesto je orodje za delo, udobna razsvetljava, bistveni pisalni material in preprosto pohištvo za delavca.

Kako delati: stoje ali sede? Ti odločaš. Mislim, da je sedenje boljše, vsekakor pa si je treba vzeti odmore: hoditi, se malo ogreti, na svežem zraku, povzpeti se 2-3 nadstropja po stopnicah. Moj urnik dela: 45 minut – opravilo brez prekinitve, 15 minut odmora, nato 1 ura neprekinjenega dela in 15 minut počitka. Tako je strukturiran delovni dan.

Ne pozabite na lastno omarico ali arhiv, saj ima vsak zaposleni vedno svojo osebno kartoteko ali papirnati arhiv. V omarico lahko shranite tudi osebne predmete, ki jih ne bi radi razkazovali. Vsaka polica in omarica morata opravljati svojo funkcijo in se ne križati z drugimi elementi. Tako bo delo z dokumenti in različnimi dodatki bolj priročno.

Elektronsko upravljanje dokumentov

Naredite varnostne kopije svojega dela, dokumentov, projektov, informacij o storitvah, shranjenih na vašem delovnem računalniku, in jih pošljite na strežnik podjetja ali shrambo v oblaku.

Koliko energije in živcev porabijo ljudje zaradi izgubljenih informacij! Računalnik se je zrušil, obesil, nekdo je pomotoma izbrisal pomembne podatke. Ne ponovite njihove napake in naredite varnostne kopije. Ne dovolite, da okoliščine nadzorujejo vas in vaše delo.

Ne nameščajte nepotrebnih aplikacij, večina potrebnih operacij se izvaja v standardnih programskih paketih. Če tekoče obvladate določeno orodje za delo, prosite vodstvo ali IT oddelek, da ga namesti in utemeljite svoje učinkovito delo v njem.

Še en preprost nasvet: poskusite se držati ene stvari v svojem elektronskem prostoru. Če so vam všeč storitve Yandex, jih izberite, če Googlove storitve - delajte z njimi. Spoznali boste vse prednosti in slabosti orodij, prav tako pa boste lahko svoj sistem hitro postavili na novo mesto. Tekma za sveže programe ni vedno upravičena.

Na delovni postaji ustvarite svojo osebno preprosto elektronsko hierarhijo. V kratkem bi morali najti vse svoje stare dokumente. To je še posebej pomembno, ko morate nekaj nujno rešiti in ste pozabili, kje so ti podatki shranjeni.

Skenirajte vse najpomembnejše dokumente. Veliko delovnih konfliktov med oddelki je nastalo zaradi izgubljenega pomembnega papirja.

Načrtovanje

Ste opazili, da se delo včasih spremeni v nered: kup opravil, pogovorov, sestankov, preverjanja papirjev. In v tem se vrtite neskončno. Zdi se, da delaš, a temu težko rečem delo. Za vsem tem ni vidna splošna slika dogajanja in to je eden od problemov sodobne produktivnosti: dejanja so, tudi rezultati so, a v rutini niso zelo opazni.

Da bi se temu izognili, je treba sestaviti načrt nalog in dejavnosti za dan, teden in celo mesec.

Večina uporablja zvezke ali dnevnike. Ja, to je dobro, ampak papir je »pomnilnik z naključnim dostopom«, v njem je shranjena vso pretočnost, glavne informacije pa se izgubijo v obilici strani. Beležnica ali dnevnik je že arhaičen način načrtovanja. V dnevniku ne vidite celotne slike dogodkov, ne ugotovite, kdaj je bolje narediti eno in kdaj drugo, lahko pa tudi zamudite kakšen pomemben dogodek. Ne morete pridobiti zahtevanih podatkov in izvesti celovite analize. Predstavljajte si, koliko strani morate prelistati, da zberete potrebne informacije.

Zdaj obstaja veliko aplikacij in spletnih storitev za organizacijo vašega delovnega časa. Verjemite, to je treba storiti, če želite produktivno delati ne glede na situacijo in razpoloženje. Današnji seznam opravil je namenjen učinkovitemu upravljanju z nalogami in časom.

Uporabljam sistem za načrtovanje konteksta v okolju Outlook Gleba Arkhangelskega. Kar mi je pri tem všeč: preprostost in učinkovitost orodja, dobro znana aplikacija, kombinacija koledarja, opravil in pošte v enem informacijskem prostoru, integracija s pisarniškimi aplikacijami. Vsak zaposleni se lahko v kratkem času usposobi za ta sistem načrtovanja.

Tukaj je nekaj nasvetov za organizacijo delovnega časa:

• Načrtujte fleksibilno, v kontekstu, ne strogo v času.
• Naučite se razumeti, kaj je pomembno in kaj ne.
• Z lahkoto se ločite od nepomembnih zadev.
• Cenite kakovost porabljenega časa, ne časa samega.
• Recite ne sebi in drugim ljudem, kadar je to potrebno.
• Začnite dan z zahtevnimi in neprijetnimi nalogami.
• Ko načrtujete naloge in projekte pri delu, jim določite roke.

Močan psihološki trik je prečrtati opravljeno nalogo ali pred njo postaviti kljukico. To vam bo dalo dodatno notranjo energijo za doseganje odličnih rezultatov. Videli boste, da ni vse zaman.

Delo s pošto

Kako organizirati delo s pošto?

Najprej morate z njim nastaviti čas delovanja, da zmanjšate število prekinitev. Najbolje je, da to počnete zjutraj, ko se naloge začnejo oblikovati, in popoldne, ko morate preveriti, kako je.

Drugič, ne bi smeli takoj odgovarjati na dvoumna pisma. Razmisliti morate o vsem: pritožbi, izdelavi odgovora, dodatnih informacijah. Poskusite ohraniti subjektivnost čim manj. Pozabite na hitre odgovore, kot so to počeli vsi na družbenih omrežjih.

Tretjič, ne preobremenjujte besedila pisma z informacijami, ki so razumljive samo pošiljatelju. Poskusite odgovoriti kratko in jedrnato ter pretehtati vsako besedo. V naši digitalni dobi je to zelo pomembno: nikogar ne zanima prebiranje edinstvenih sklepov.

In končno, ne pozabite na mrežni bonton: nagovarjanje prejemnika, slog pisanja, informacije o primeru, kontaktne podatke. Naučite se napisati pismo, analizirati, kaj ste napisali, in kako se prijaviti.

Dodatno orodje

Druga stvar, ki pripomore k učinkovitejšemu delu, je bela tabla. Nepogrešljivo orodje, še posebej, ko oddelek razmišlja o možganih ali rešuje resen problem z vmesnimi fazami.

V moji poklicni karieri je bila tabla nepogrešljiv atribut delovnega okolja. Uporabno je tudi pri varčevanju s papirjem. Ne boste verjeli, koliko listov je porabljenih za razlago vaših idej in rešitev.

Zahvaljujoč vizualnemu razmišljanju (vsak ga ima) lahko ljudje skupaj rišejo na tablo, razlagajo svoje misli in predlagajo najboljše rešitve za problem. Vsak lahko vidi in razume vse.

Rad bi dodal, da mi pri delu pomaga glasba. Pozitivno vpliva na mojo produktivnost, še posebej, ko moram delati s ponavljajočimi se nalogami na računalniku ali sestaviti velik paket dokumentov. Na splošno je dobro začeti jutro s pozitivno glasbo. Vendar ga ne smete vklopiti za vse, ne pozabite: ne delate sami, za nekoga bo glasba samo motila.