Skrivnosti učinkovitosti za vodjo začetnika

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Včeraj ste bili navaden uslužbenec, danes pa bi morali voditi ekipo več ljudi. Kolegi vas še ne vidijo kot šefa, zahtevajo pa že kot vodjo. Nekaj nasvetov vam bo pomagalo obrniti situacijo v svojo korist z minimalnimi izgubami za vas in okolico.

Vi in podrejeni

Prva stvar, s katero se boste srečali, je nepripravljenost podrejenih, da bi vas dojemali kot vodjo, želja, da bi "iz prijateljstva" sprostili nezanimive ali težke naloge na zavorah.

Zaposleni mora razumeti, zakaj nekaj počne

Če ne vidi cilja in ga ne deli, potem najverjetneje ne bo opravil naloge ali bo pri delu naredil nekaj bolj zanimivega in ustvarjalnega, sploh pa ne tistega, kar potrebujete zdaj. In še vedno nihče ni preklical odlašanja.

Ob postavitvi naloge ne bo odveč razjasniti, ali je vaš podrejeni pravilno razumel, kakšen rezultat potrebujete. Ne pozabite, da vaš zaposleni nima dostopa do vseh sestankov, kjer ste podrobno razpravljali o strategiji in konceptu izdelka. Zaposlenemu dajete le stisk, končne odločitve. Nekatere stvari, ki se vam zdijo očitne, morda pozabite povedati.

Zaposleni mora razumeti, v katerem časovnem okviru je treba nekaj narediti

Če ni roka, potem ni povpraševanja po neizpolnjeni nalogi. Pri ustvarjalnih opravilih, katerih rok težko oceni tudi vodja, in pri velikih opravilih, ki zahtevajo veliko časa, je pomembno začrtati vmesne kontrolne točke. Opozorite zaposlenega nanje ne na dan vmesnega rezultata, ampak nekaj dni pred njim. Tako mu boste dali dodaten čas za pripravo in pomagali pri »reševanju obraza«.

Kaj pa, če se zdi, da je naloga zastavljena pravilno, vendar rezultat ne ustreza vašim zamislim? Nima smisla iskati krivcev, bolje je ugotoviti, katera dejanja bodo pomagala preprečiti ponovitev te situacije v prihodnosti.

Ti in šef

Druga težava vodje začetnika je nepripravljenost nadrejenih, da bi vam odvzeli nekaj dnevnih nalog. Še posebej težko bo prvič, ko ste že prevzeli nove obveznosti, vendar še niste v celoti prenesli starih ali so stare obveznosti že prenešene, a novi zaposleni še vedno potrebuje vaš nasvet in podporo. Običajno to obdobje prilagajanja traja približno 2 meseca.

Bodite potrpežljivi in se dogovorite za točno določen čas, recimo od 14.00 do 14.30, ki ga boste posvetili vprašanjem, ki si jih je nabral novinec. Seveda se lahko z izjemno nujnimi vprašanji obrne na vas tudi izven tega časa.

Za odkrivanje jasnih časovnih ponorov se je vredno zateči k merjenju časa. Potem se morate zbrati poguma in iti k kuharju z izračuni. Če ura vašega delovnega časa stane več, je smiselno, da nekatere rutinske operacije prenesete na svoje podrejene.

ti in ti

Težko je voditi druge, še težje pa voditi sebe. Pomembno je biti proaktiven. Proaktivna oseba prevzame odgovornost za svoje zadeve, skuša neprijetnih nalog ne odlagati na pozneje, določa smer svojih dejavnosti in razvoja. To pomaga ne samo pri delu, ampak v življenju nasploh.

Bodi samozavesten. V izdelku, ki ga ustvarjate, v ljudeh, v sebi.

Ne pozabite, da ima prijateljstvo meje, ko gre za delo. Odgovorni ste za rezultat kot celoto, vendar vam ni treba narediti vsega za svoje podrejene in nenehno preverjati. Smiselno je včasih spustiti vajeti in dati zaposlenim možnost, da nekatere težave rešijo sami.

Nove naloge neizogibno zahtevajo črpanje veščin načrtovanja: zdaj so za en teden raztresene ne le osebne naloge, ampak tudi naloge za podrejene. Kako razumeti, kaj je treba najprej narediti in kaj je mogoče potisniti na skrajno polico? To vprašanje je še posebej pereče, ko je veliko nalog, so raznolike in zahtevajo različno količino časa za dokončanje. Eisenhowerjeva matrika je zelo v pomoč pri določanju prioritet.

Obstaja veliko aplikacij, ki vam pomagajo zbrati vsa opravila v en program. Glavna stvar je, da se spomnimo, da če bomo dovolj časa namenili načrtovanju svojega in dela drugih ljudi, bomo lahko vse naloge opravili v dokaj umirjenem načinu.

Obstaja še eno dragoceno pravilo o vrstnem redu, v katerem se naloge izvajajo. Najprej morate opraviti zagonske naloge - tiste, brez katerih vaši kolegi iz drugih oddelkov ne morejo začeti svojega dela. Če načrtovalec postavitve od vas pričakuje preverjeno postavitev, ki bo jutri v tiskarno, in vas je direktor prosil, da prijavite poročilo že danes, potem morate najprej začeti z oddajo postavitve.

Kako narediti vse: 4 preprosti triki

Če za operativno delo uporabljate instant messengerje, ki obsesivno utripajo na dnu zaslona, prejmete pa tudi e-pošto, prek katere prejemate manj nujna opravila, se lahko težko zberete. V takšni situaciji lahko pomaga več trikov.

1. Začnite svoj delovni dan prej in delajte zjutraj, ko v pisarni ni nikogar, prijetno hladi in sliši se le odmerjeno brnenje spečega tiskalnika.

2. Delajte dan ali dva od doma, če to dopušča.

3. Vpišite s svojimi sodelavci pravico, da se skrijete v "luknjo", če je prisotnost v pisarni kljub temu nujna. Vnaprej, dan ali celo dva, naznanite, da ste na takšen in drugačen zmenek v "luknji", zato vas močno ni priporočljivo motiti.

Izklopite instant messengerje, preverite svojo pošto zjutraj ali zvečer, ob 5. uri, tako ne boste zamudili vprašanj, ki zahtevajo vašo pozornost in se boste čim bolj osredotočili na nalogo.

Sprva boste raztreseni, pozabite na "luknjo", ne boste razumeli, zakaj je to potrebno. Čez čas, ko bo vsaj četrtina kolegov to metodo preizkusila na sebi, bo uslužbenec v »luknji« postal nedotakljiv.

4. Kupite slušalke z odpravljanjem hrupa, če ste srečni človek v odprtem prostoru. Da, stanejo veliko, vendar vam bo prihranjena hrupna zavesa, ki jo neizogibno ustvarjajo vaši sosedje v pisarni.

Prvi korak ste že naredili: postanite vodja. Odgovornost se je povečala, delo pa je postalo veliko bolj zanimivo. V komentarje napišite, s kakšnimi težavami ste naleteli. Poskusimo skupaj najti rešitev!