Osebni kanban: kako se naučiti delati pravočasno

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Glavna stvar pri japonski metodi organizacije dela v vprašanjih in odgovorih.

Kaj je ta nerazumljiva beseda - "kanban"?

Osebni Kanban je interaktivni zemljevid vaše zaposlitve. Ena najpogostejših in cenovno dostopnih možnosti je lepljiva deska, ki vam pomaga, da delo opravite pravočasno.

Sama beseda "kanban" je iz japonščine prevedena kot "panoja". K nam je prišel iz tovarne Toyote, kjer se tako imenuje sistem organizacije proizvodnje.

Kako vam lahko lepljiva tabla pomaga pri izpolnjevanju rokov?

Omogoča vam, da vidite glavno: kakšne so vaše prioritete in kaj ste že dosegli. Prav tako vas uči, da se ne razkropite po sekundarnih, trenutno nepomembnih dejavnostih in da ne prevzemate preveč obveznosti.

Verjetno je vse to zelo težko?

št. V sistemu kanban obstajata le dve glavni pravili:

1. Svoj potek dela morate vizualizirati. To vam pomaga videti dejansko obremenitev in jo po potrebi spremeniti.
2. Omejiti morate število nalog, ki jih aktivno opravljate. Za ponazoritev tega pravila pogosto navajajo primer žonglerja: več predmetov pobere, večja je možnost, da nekaj zlomi.

Vizualizacija pomeni postaviti tablo z nalepkami?

Ni potrebno. Uporabite lahko katero koli možnost, ki vam ustreza: tablo, hladilnik z magneti, zvezek, posebne aplikacije itd. Glavna stvar je, da narišete vsaj tri stolpce: Narediti, Doing, Done. Napolniti jih je treba z nalepkami ali napisi, da lahko kadar koli vidite, kako zaposleni ste v tem trenutku.

Dodate lahko tudi stolpec v čakanju za nenujna opravila. Ali kateri koli drugi stolpec, na primer "Počitek" (z nalogami "naroči pico", "smučaj" in tako naprej).

Deluje preprosto: nalepke (ali opombe) premikate iz enega stolpca v drugega, ko opravljate naloge.

In kaj mi bo dalo?

Priložnost za učinkovite povratne informacije. Ko nalepko premaknete v stolpec »Končano«, vaši možgani dobijo sladko: naloga je opravljena, lahko počivate ali začnete novo.

Sčasoma boste razvili navado, da začnete novo nalogo šele potem, ko je prejšnja opravljena. To pomeni, da v idealnem primeru ne bo nedokončanih poslov.

Kako lahko določim, koliko nalog lahko opravim?

Empirično. Začnite uporabljati svoj osebni kanban in sčasoma boste ugotovili, kakšna je vaša »pasovna širina«. Lahko se spreminja glede na zahtevnost nalog, vaše stanje in razpoloženje. Izberite minimum in nato dvignite letvico.

Mimogrede, to je dobra zaščita pred izgorelostjo pri delu. Naučili se boste obvladovati svojo delovno obremenitev, ne da bi pri tem ogrozili svojo kariero.

Kako se osebni kanban razlikuje od običajnega seznama opravil?

Vizualizacija, zmožnost videti končni rezultat (koliko ste naredili v enem dnevu) omogočajo izvedbo analize, določanje, katere naloge vas navdihujejo in katere se izvajajo s težavo (bolje je, da jih najprej opravite).

Redni seznam opravil ni interaktiven, ne daje povratnih informacij, ne lajša stresa, saj ne strukturira delovnega dne.

Katere aplikacije nadomeščajo ploščo z nalepkami?

Trello je brezplačna aplikacija, ki je odlična kot orodje za gradnjo lastnega dela in upravljanje majhnih projektov. Uporablja se lahko tudi za usposabljanje, vizualizacijo seznama ciljev in želja, popravila, načrtovanje potovanj, raziskovanje itd.

KanbanFlow je videti kot Trello, v resnici pa še bolj ustreza klasičnemu konceptu "kanban". Aplikacija poleg ustvarjanja desk in nalog omogoča spremljanje časa, porabljenega za njihovo izvedbo (uporablja se metoda Pomodoro).

Kanbanote je dodatek k priljubljeni aplikaciji Evernote, ki vizualizira sezname opravil.

Če želim izvedeti več o tem, kaj naj preberem?

Ena izmed najbolj priljubljenih publikacij je Osebni Kanban: Mapping Work / Navigating Life avtorjev Jima Bensona in Toniana De Maria Barryja, ki zagotavlja osnovno znanje o sistemu.

Jim Benson vodi tudi blog, kjer odgovarja na vprašanja in se posvetuje.