3 nasveti, kako vedno končati sestanke pravočasno

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Naučite se izkoristiti svoje sestanke tako, da jih skrajšate za samo 5–10 minut.

Če je za dan več sestankov, lahko en dolg sestanek zmoti vse načrte. Podjetnik Patrick Ewers ponuja tri strategije, kako se temu izogniti.

1. Pred sestankom: skrajšajte trajanje sestanka

Najpogosteje sestanki trajajo pol ure ali eno uro. Najbolj priročno je takšne časovne intervale vnesti v koledar. A zaradi tega se izkaže, da se eno srečanje začne takoj za drugim. Posledično je veliko nevšečnosti.

Polurne sestanke zamenjajte s 25-minutnimi, urne pa s 50-minutnimi. Imeli boste čas, da naredite vse enako kot prej. Toda med dvema sestankoma, ki si sledita, bo ostalo malo časa za priprave ali reševanje nujnih vprašanj.

Da ne bi užalili nobenega od udeležencev, na spremembe opozorite vnaprej. Ko se dogovarjate, samo omenite, da so vaši sestanki zdaj dolgi 25 ali 50 minut.

2. Med srečanjem: opomnite občinstvo na namen srečanja in skupaj povzamete

Prve minute srečanja so izjemno pomembne. Z njimi opomnite vse, zakaj ste tukaj in kako dolgo bo srečanje trajalo. Omenite, da imate približno 50 minut za razpravo o vseh vprašanjih, zadnjih pet pa boste porabili za povzemanje. Potem nihče ne bo presenečen, da ste sestanek začeli zapirati po 45 minutah. Najverjetneje vam bodo drugi udeleženci celo hvaležni, saj tako prihranite ne le svoj čas, ampak tudi njihov.

Nastavite opomnik ali, ki bo zvonil čez 45 minut, in telefon položite na mizo, da si bodo vsi zapomnili uro in se ne bodo motili. Ko se oglasi alarm, končajte sestanek, kjer koli že ste.

Če niste imeli časa rešiti vseh vprašanj, v preostalih petih minutah načrtujte nov sestanek naslednji dan. in:

• ponovite, kdo se je zavezal;
• na kratko naštejte glavne ugotovitve;
• dogovorite se o nadaljnjih korakih;
• Delite nekaj pozitivnega, na primer v tem, v čemer ste uživali na tem srečanju.

3. Po sestanku: na kratko pregledajte preteklo srečanje in se pripravite na naslednje

Po 50-minutnem sestanku bi morali imeti 10 minut prostih. Prvih pet porabite za analizo glavnih točk prejšnjega srečanja, da ne bi ničesar pozabili. Prav tako zapišite osnutek pisma vsem udeležencem, da jih spomnite na obveznosti in obveznosti. To bo povečalo vrednost porabljenega časa, poleg tega pa bo zagotovilo nekaj še bolj dragocenega – občutek dokončanosti.

Drugih pet minut porabite za pripravo na prihajajoči sestanek. Če že poznate člane, se spomnite:

• o katerih vprašanjih je treba razpravljati;
• katere prejšnje naloge je bilo treba opraviti;
• kaj veš o udeležencih: njihove poklicne in osebne interese.

Če niste seznanjeni z osebo, s katero se boste srečali, poiščite podatke o njej: navedite ime in položaj, oglejte si profile na družbenih omrežjih. In razmislite, s katero frazo boste začeli pogovor.