"Pozor, pisarna!", ali Kako končno opraviti svoje delo, ko so vsi in vse okoli proti temu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Moje izkušnje z delom v pisarnah - od trgovske pisarne v stanovanju namesto v pisarni do razkošne pisarne Yandex - so bile skoraj 8 let in to sem razumel. Nenehno "delo je pisarna" je tako vztrajno, da ga je zelo težko izbiti iz glave.

Ideja o članku se mi je porodila po tem, ko sem se odločil izračunati svoje izkušnje z najetim delom v pisarnah in ga nasprotovati istemu delu na daljavo, ki se ga držim in ga poskušam na vse možne načine promovirati. Pisarniško delo je takšen somrak delovnega procesa, skozi katerega se prebijamo danes, kot Anton Gorodetsky v "Patruljah". In več kot je izkušnja "pisarniškega samuraja", višje kot je dana, bolj svobodno se giblje v tej nemirni vodi in srečnejši je videti od zunaj.

Stari model pisarne

Oglejte si TV-serijo Mad Men, ki pripoveduje zgodbo oglaševalske agencije v času razcveta ameriškega oglaševalskega trga v 60. letih. Ljudje so tam delali v ogromnih pretencioznih pisarnah. Vsak vreden je imel lepo tajnico, ki je pametni telefon in računalnik zamenjala s koledarjem, upraviteljem opravil, urejevalnikom besedil, preglednicami, internetom in na splošno vsem, kar danes počnete sami. Imeli so tudi pisarne, alkohol v par korakih v katerem koli delu pisarne in še marsikaj, kar je danes izgubilo svoj pomen.

Pisarna se je preoblikovala. Ne potrebujete več osebe, ki bi si zapomnila pomembne stvari, ne pozabila na sestanke in samo opravljala svoje delo. Med delovnim dnevom je postalo nespodobno piti. Malo jih ima pisarne. Toda sama pisarna je ostala. Nenehno »delo je pisarna« je tako vztrajno, da ga je zelo težko izbiti iz glave. To ni problem samo za vseživljenjske top managerje korporacij in »rdeče direktorje«, ampak tudi za mlade startupe, ki iz nekega razloga takoj porabijo svoj prvi »semenski« denar za pisarno in ne za izdelek ali prodajo.

Kaj storiti. Če ste prisiljeni delati v pisarni in nositi celotno breme dolžnosti "pisarniškega samuraja", vam bodo spodnji nasveti koristni.

Glava "na elastiko"

Na splošno je vsak vodja nenehno zaskrbljen, da delo ne bo opravljeno, prisotnost zaposlenih v pisarni pa ga zelo pomirja. On kot kokoš nabira svoje "kokoši" in ga vara dejstvo, da procesi potekajo, ker je blizu. To ni res. Zaposleni enako močno všečkajo Facebook in gledajo YouTube doma s tablice, iz stranišča s pametnega telefona ali z delovnega mesta.

Kaj storiti. Težko je zamenjati šefa, lahko pa spremenite komunikacijo z njim: postanite bolj odprti pri poročanju in preprosto povejte, kaj počnete. Vse to bo zmanjšalo stres in ga naredilo manj »elastičnega« šefa. Začnite 5-minutni jutranji sestanek, na katerem poveste, kaj počnete danes in kako se bo končalo zvečer. Opomni na svoj tedenski načrt nalog. Vprašajte za nasvet. Dajte mu občutek nadzora in on, če je ustrezna oseba, se bo postopoma začel "spuščati" z vami.

Potem morate takšne stvari le prevesti v jutranje klice Skype in morda svojega vodjo prepričati, da je za vas bolj priročno opravljati naloge doma. To mi je že večkrat uspelo uresničiti.

Korporativna kultura in uradne ure

Mnogi ljudje željo po vlečenju zaposlenih v pisarno razlagajo s prisotnostjo nekakšne "korporativne kulture". Tukaj je klasična definicija korporativne kulture "po knjigi".

Korporativna kultura je skupek vrednot, norm in vzorcev obnašanja, ki prevladujejo v organizaciji, ki določajo pomen in model delovanja zaposlenih, ne glede na njihov uradni položaj in funkcionalne odgovornosti.

Niti besede o pisarni, o položaju miz, o "od 9 do 6", o sestankih s komer koli več dni zapored. Korporativna kultura je pravzaprav, kako razumete svoje poslanstvo in namen tega, kar počnete, kako se pogovarjate s stranko, kako etično se obnašate in kako vtis vašega podjetja od zunaj sovpada s tem, kar se dogaja znotraj. Nič ni skupnega med tem, zakaj vas potisnejo v pisarno in kaj v resnici je korporativna kultura. Nobena količina prometnih zamaškov in jeze zaradi vožnje s podzemno železnico med prometnimi konicami ne pomaga graditi prav te kulture podjetja. Sedenje od 9. do 6. ure ni korporativna kultura. Druženje s kolegi do noči v Counter Strikeu ne gradi korporativne kulture. Ne gradi ji piva in pice. To so samo človeški odnosi, ne pa tudi kultura. In zagotovo ne korporativne kulture.

Kaj storiti. Če želite stalno ali občasno delati na daljavo, ne jemljite fraze: "To je naša korporativna kultura" kot razlog za zavrnitev. Ko mi to rečejo, slišim nekaj takega: »Enostavno ti ne zaupam in želim skrbeti zate. Ampak ne skrbite, ne samo za vas, ampak za vse tukaj. Tako da čakam ob 9:00 in brez zamude!" Zaupanje lahko poskušate graditi s svojimi uspehi in doslednimi, pravočasnimi komunikacijami, v katerih ste pobudnik, ali pa takoj zapustite mesto, kjer vam tako nezaupljivo.

Hrup in pogovori kolegov

Bolj kot so vaši sodelavci odprti in dobrodušni, bolj z vami delijo svoje izkušnje. Pogovor o delu jih zavzema manjši delež. Priznam, da to res ovira moje delo. Nekdo je neverjetno jezen. Vprašal sem.

Kaj storiti. Pripeljite priložnostne razprave v skupinski klepet, kot je Telegram, Skype ali Slack. Onemogočite obvestila za vsa sporočila in jih omogočite samo za primere, ko je omenjeno vaše ime (vsi messengerji, ki sem jih navedel, vam to omogočajo). Navadite se na odloženo interakcijo z vami in vse razprave prenesite na skupno kosilo ali večer po službi (če nimate bolj zanimivih ur). To ni samo naročanje povezav, ampak tudi še en korak k delu na daljavo v prihodnosti.

Kosilo ali poslovno kosilo

Kljub temu, da se večerja svetuje več kot eni osebi, to raje naredim na ta način. Razlog ni v tem, da me ne zanima, o čem govorijo moji kolegi, ampak zato, ker moram res razmišljati o prvi polovici dneva in se odločiti, kaj bom naredil v drugi. To uro vedno zadržim zase. Včasih naredim izjeme, ko je želja razpravljati o novem filmu ali o čem drugem. Toda glavna težava pri pisarniških poslovnih kosilih je to, kar jeste, najverjetneje nekaj, česar v restavraciji včeraj še kdo ni pojedel, danes pa so vam ga prinesli v obliki kotletov ali žganja. Ne verjameš mi? Vprašajte restavratorja, ki ga poznate, ali nekoga, ki je delal v javni gostinstvu.:) Pa tudi pisarniško kosilo se le redko ujema v predvideno uro, pot naprej in nazaj, čakanje na hrano, plačilo in samo kolektivno zbiranje zanjo pa vzamejo preveč časa.

Kaj storiti. Če ste še vedno ves čas v pisarni, potem razvijajte svoje navade in jim sledite. In tudi vedite, da kosilo pri delu doma običajno vedno traja manj kot eno uro, tudi če si to kosilo pripravite sami. Špageti kuhamo 15-20 minut, zelenjavna juha 20 minut, piščančji sendvič 10 minut. In vse to je današnja sveža hrana, ki je 2-3 krat cenejša in okusnejša.

Neprijetno pohištvo, aparati in vse to

Samo resna podjetja si lahko privoščijo nakup ergonomskega stola, udobne mize in dobre tehnologije. V večini mojih del so bili to pokvarjeni stoli, ki jih dobi vsak novinec (najboljše vedno vzamejo starodobniki, preden prideš), računalniki, ki so me razjezili s svojo grdoto in prisotnostjo Windows na njih …

Kaj storiti. Za svoj denar kupite udoben stol za svojo pisarno. Zakaj že leta trpite zaradi groznega pohištva, če je to vaš hrbet in vaše telo? Kako si razlagate to muko? Ponudite svoj udoben prenosni računalnik kot pisarniški računalnik: VPN, HDD/SSD šifriranje in drugo poskrbite, da bo podjetje varno vzelo domov. S tem boste dokazali vašo zvestobo in vam zagotovili tudi že pripravljeno orodje za delo od doma – še en korak k delu na daljavo. In ne varčujte pri domači pisarni in tam kupite najboljše. To vedno počnem.

Obiskovalci in čas, porabljen za njihovo sprejem

Če ste kot izvajalec delali z velikim podjetjem in ste obiskali te pošastne poslovne zgradbe, potem veste, koliko časa traja. Ponavadi gre takole:

1. Do poslovnega centra pridete po zastojih.
2. Iščem parkirišče še 15–20 minut.
3. V avli poslovnega centra čakate, dokler ne prejmete prepustnice ali pokličete osebo, ki vas je povabila.
4. Nato počakate, da pride dol po vas. Včasih lahko traja 10-20 minut ali več.
5. Sedite v sejni sobi, vam ponudijo kavo/čaj/viski in v tem času so vsi vpleteni zbrani. In niso vedno na mestu. Zgodi se, da je prišel čas za sestanek in je nekdo na drugem sestanku ali na kosilu in vsi ga čakajo.
6. Samo srečanje.
7. Pomikanje.
8. Točki 1 in 2 sta v obratnem vrstnem redu.

Takšna srečanja lahko dejansko trajajo pol dneva!

Kaj storiti. S strankami se vnaprej dogovorite o urniku tovrstnih srečanj. Poskusite obdržati stranko v procesu in je ne pustite, da nervozno čaka na rok. Sam te potegne noter in ven. Povabite ga v svoj sistem vodenja projektov kot opazovalca. To lahko na primer storijo Bitrix24, Basecamp ali preprosto skupni in redno posodobljen dokument Google Dokumentov, v katerem lahko omogočite e-poštna opozorila. Naj nanj pade tok pisem, kar kaže, da so vsi maksimalno zbrano zaposleni s svojim projektom. Naj gre v Dropbox, naj živi z vami virtualno. In ne pozabite, če lahko vi in vaša ekipa pravilno vzpostavite delo z nervozno oddaljeno stranko, potem je to v vašem podjetju nepomembna zadeva.

Srečanja in možganske nevihte

Ljudje so kot podjetja – imajo kup prebojnih idej, a iz nekega razloga vse ležijo v omari. Toda tako ljudje kot podjetja so obsedeni z ustvarjanjem vedno več novih idej, namesto da bi izvajali tiste, ki so bile izumljene že zdavnaj. Da bi to naredili, vodje nenehno organizirajo sestanke in razprave, nenehno se želijo z vami o nečem pogovarjati in o nečem razpravljati v različnih konfiguracijah. Nisem videl nič bolj neumnega in bolj neučinkovitega kot srečanje s celotnim podjetjem ali celim oddelkom, da bi »izumili nekaj novega« ali »izmenili izkušnje«. To je res prava katastrofa. Nered, umazanija in neumnosti.

Kaj storiti. Izmenjava idej nima nobene zveze s temi srečanji. Zelo drago, mimogrede, če štejete ure, ki jih porabijo vsi prisotni. Na primer, v oglaševalskih agencijah obstaja taka stvar kot "kreativni par". To je takrat, ko 2-3 osebe (običajno je konfiguracija: "dolgočasen vodja in kreativec" ali "dolgočasen vodja in nekaj kreativcev") sedejo in ustvarjajo ideje. To je natančno nastavljen proces, ki ne prenaša nepotrebnih ljudi ali, ne daj, celotnega podjetja ali oddelka. Ideje je mogoče generirati tudi med klicem v Skypu, parom pa ni treba, da se dobijo v pisarni. Na splošno spremljajte izumljene in izvedene ideje. Postavite vprašanja o izvajanju prav teh idej in se lotite njihovega izvajanja. To je neodvisno delo, ki zahteva popolno osredotočenost, in najslabše mesto na svetu za to je pisarna s svojim gibanjem.

Delo z drugimi celinami

Če delate z evropskimi partnerji, potem je vse nekoliko bolj preprosto - časovna razlika ni pomembna in ne prinaša prilagoditev vašemu delu. Če delate z ZDA, Avstralijo ali azijskimi državami, potem je razlika lahko kar nekaj ur ali "mi imamo dan, oni noč." To bo zahtevalo, da komunicirate z ljudmi zgodaj zjutraj ali pozno zvečer.

Kaj storiti. Spet ni jasno, zakaj morate hiteti v pisarno ali zapustiti pisarno ob 7:00 zjutraj ali jo zapustiti ob 23:00 ali pozneje. Takšne klice sem opravil zjutraj od doma in tam nadaljeval svoje poslovanje – podnevi nisem hotel izgubljati časa na cesti. Če imate večerni klic, načrtujte, da ga opravite od doma in ko bo konec, boste že doma in vam ne bo treba do njega ponoči. Če je argument vašega šefa "telefon je v pisarni!", mu povejte o SIP telefoniji ali poiščite drugo sprejemljivo rešitev. Večina komunikacijskih sistemov danes ima spletne prehode, odprte protokole in do njih lahko dostopate prek računalnika ali pametnega telefona. Zahodni kolegi so voljno skočili na Skype, Google Hangout ali WebEx, če sem jih prosil. Varnostna politika je kul, vendar imajo vsi pametne telefone.:) In če vam bodo morali kaj prodati ali rešiti problem, bodo tam, kjer jih boste prosili.

Sistem osebnih datotek GTD

Noben kaos ne ustvarja reda. Če želite stvari opraviti in pospraviti, potem ni nič boljšega od sistema GTD. Naj naokoli divja orkan, a na vaši fronti bo popoln red in prazna glava ob večerih ter samozavest, da imate vse pod nadzorom.

Kaj storiti. Namestite Todoist ali Omni Focus zase, če vaš delovni zvezek ne izpolnjuje zahtev GTD. Razumite ta sistem in poskrbite, da bo deloval za vas. Razmišljanje in pogovor o delu na daljavo se mora začeti z zaupanjem med vami in vašim šefom. Če se ne kopaš vase, če imaš vedno vse pod nadzorom, potem ne potrebuješ nadzora. To pomeni, da lahko delate kjer koli.

Skupaj

Upam, da sem vas uspel prepričati, da se splača poskusiti delati na daljavo – pa čeprav ne vseh 5 dni na teden, ampak le 1-2 dni. Če ste pastirski vodja, začnite spoštovati zaposlene, od katerih se zahteva, da delajo od doma. Z njimi ustvarite načrt za prehod. Če ste podrejeni, potem bodite potrpežljivi in začnite osebne preobrazbe.

Sprejmite, da je to dolga pot.

Morate biti sposobni delati na daljavo. Nihče ne zna narediti kar tako. Kako brati, plavati ali voziti avto - se morate naučiti!

Če vam je tema dela na daljavo blizu ali so vaše sanje, če ste polni dvomov, potem želim deliti svoje izkušnje in številne praktične nasvete. In če vam tema pisarne in dela na daljavo ni ravnodušna ali pa želite temo razširiti še naprej, delite to objavo na Twitterju ali Facebooku.