Kako načrtovati sestanke, da bodo učinkoviti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Ne izgubljajte časa.

Morda ne marate sestankov, vendar jih morate vseeno organizirati. To je bistveni del poteka dela v vsakem podjetju. Eden od načinov, kako narediti sestanke bolj uporabne in hitrejše, je, da jih natančno razporedite. Knjiga doktorice ekonomskih znanosti Olge Demyanove "Hitra in učinkovita srečanja. Od priprave do želenega rezultata."

Z dovoljenjem založbe "Alpina PRO" Lifehacker objavlja odlomek iz drugega poglavja.

Sama srečanja niso problem. So celo nujni in so vodstveni atribut moči. Znebiti se morate dolgotrajnih neuporabnih in neučinkovitih srečanj.

Najpogostejše vrste srečanj:

• tedensko;
• strateško;
• delavci;
• poročanje;
• načrtovanje sestankov;
• brainstorming;
• poslovni pogovori in sestanki;
• brifinge.

Vse te vrste lahko razvrstimo v štiri glavne skupine:

1. po trajanju: hitro (do 30 minut) in dolgotrajno (več kot eno uro);
2. po številu udeležencev: do 10 oseb ali več;
3. po namenu: delovni, politični in informacijski;
4. po času: načrtovano in nenačrtovano.

Zahtevani atributi za načrtovanje srečanj

Kaj načrtovati:

• cilji;
• dnevni red;
• seznam povabljenih;
• urnik;
• informativni materiali;
• odgovoren za vodenje protokola;
• časovna omejitev za govore.

V prvi vrsti mora vodja upoštevati cilje srečanja. To je izhodišče za dnevni red in seznam udeležencev, čas in pravilnik.

Glavni cilji srečanj:

1. Nove informacije - za informativni sestanek:

• pomembne novice in spremembe politike;
• razprava o načrtih in strategijah;
• kratkoročno napovedovanje;
• predstavitev novih izdelkov in pristopov;
• razprava o proračunu;
• kadrovske težave.

2. Spremljanje dogodkov in sprejemanje operativnih odločitev - za redne seje:

• glavna tveganja in težave;
• parametri za ocenjevanje napredka;
• ocena ključnih procesov in potrebnih sprememb;
• razprava o tem, kaj se dogaja: kaj gre dobro, kaj je treba izboljšati;
• ključne lekcije in rezultati ukrepov;
• usklajevanje prizadevanj;
• komunikacije.

3. Motivacija – kreativna srečanja, razvoj novih pristopov in team building:

• motivacija za delovanje;
• kolektivno odločanje;
• počastitev individualnega in kolektivnega uspeha.

Tako namen vpliva na vrsto srečanja in model za njegovo organizacijo. Na primer, informativne seje se razlikujejo po številu udeležencev in dolžini časa. Redni so načrtovane narave, so časovno hitrejši in z omejenim številom udeležencev. Ustvarjalna srečanja zahtevajo posebno pripravo: organiziranje pohištva (običajno ločene mize), čaj, kava in neformalna postavitev; ne zahtevajo spoštovanja kodeksa oblačenja.

Eisenhowerjeva matrika za razvrščanje vprašanj sestanka

Ne smemo pozabiti, da je sestanek platforma, kjer se sprejemajo pomembne odločitve in se premagujejo težave. Eisenhowerjeva matrika je polje, kjer so zbrani vsi problemi in vprašanja. Razvrščeni so po pomembnosti in nujnosti.

	Nujno	Ne hitite
Pomembno	A	B
Ni pomembno	C	D

Kvadrat A: pomembne in nujne zadeve

Kvadrat pomembnih in nujnih zadev naj bo prazen ali majhen. To bo pomenilo, da izpolnjujete rok. Če je takšnih primerov veliko, je to znak neorganiziranosti. Primeri primerov, ki jih je mogoče kvadrirati:

• primeri, ki so neposredno povezani z vašimi funkcionalnimi nalogami in vplivajo na vašo uspešnost;
• primeri, katerih neuspeh lahko povzroči težave;
• zadeve v zvezi z zdravjem in psihološko klimo v timu;
• zadeve, ki vplivajo na varnost ekipe;
• primerih, katerih rezultate je treba uskladiti ali predstaviti vašemu vodstvu.

Kvadrat B: pomembne, a ne nujne zadeve

Kadar naloge ali zadeve niso nujne in ni določeno, kdaj morajo biti opravljene, izvajalec sam določi čas. Ta kvadrat vključuje vse stvari, ki se nanašajo na vašo funkcionalnost v podjetju, stvari, ki jih redno opravljate, njihova izvedba pa je praviloma vezana na splošni urnik v podjetju (npr. priprava končnega poročanje). Takšnim primerom lahko pripišemo tudi raziskovalne naloge, ki zahtevajo določen čas, vendar je višina stroškov dela do zaključka nejasna. Naloge prvega in drugega kvadrata je treba nenehno spremljati, zato jih je priporočljivo vključiti na dnevni red sestankov.

Kvadrat C: nujen, a nepomemben posel

To so motnje. Pogosto preprosto ovirajo osredotočanje na pomembne naloge in zmanjšujejo učinkovitost. Vedno se spomnite svojih ciljev in se naučite razlikovati med pomembnim in drugotnim.

V ta kvadrat je vredno vstopiti:

• srečanja ali pogajanja, ki jih vsiljuje nekdo s strani;
• razprava o vprašanjih, ki jih lahko rešijo podrejeni;
• razprava o neposlovnih vprašanjih;
• razprava o abstraktnih temah.

Kvadrat D: nenujne in nepomembne zadeve

Primeri v tej kategoriji vas pri projektih ne promovirajo, ampak vas odvrnejo od dela na njih.

• sploh ne prinašajo koristi;
• koristno je, da se z njimi sploh ne ukvarjamo;
• Jedci časa.

Za vsak cilj vodja postavi naslednja vprašanja:

• Kdo ima informacije in znanje o obravnavanem vprašanju?
• Čigave interese zadeva to vprašanje?
• Od koga je odločitev odvisna?
• Kdo mora poznati informacije, o katerih je treba razpravljati?
• Kdo bo izvajal sprejete odločitve?

Pri načrtovanju projektnih sestankov lahko uporabite metodologijo 99/50/1.

Vodja organizira sestanke na treh pomembnih točkah projekta:

• na začetku - potopiti vse udeležence v tempo projekta in za team building skupine;
• v vmesni fazi - razpravljati o rezultatih opravljenega dela in po potrebi nadaljnjih prilagoditvah;
• na cilju, ko je treba realizirati še 1 % celotne količine - za predhodno seštevanje.

Ta čas vam bo pomagal bolje izkoristiti svoj čas na sestankih.

Dnevni red

Dnevni red je načrt nalog, ki jih je treba reševati na seji. Treba je jasno določiti čas vsakega govora, dodeliti ločen čas za razpravo in povratne informacije vseh udeležencev.

Pri načrtovanju časa vašega sestanka je pomembno upoštevati naslednje:

• pomembnost točke dnevnega reda;
• časovna omejitev za vsako predstavo;
• po potrebi zlomi;
• 20 % časa za dodatne pomembne informacije.

Dnevni red se pošlje vsem udeležencem sestanka.

Dnevni red z določitvijo časa in posebnosti govorov

1. Rezultati dela pri sklepanju pogodb. Poročilo I. Ivanova (15 minut).
2. Težave pri transportu zalog. Poročilo I. Petrova (15 minut).
3. Rezultati in načrti projektnega dela. Poročilo T. Sidorova (20 minut).

Začetek ob 11.00.

Konec ob 12.15.

Morate se usposobiti za hitre in učinkovite sestanke!

Vaše časovne smernice:

Pomembno in nujno	12 minut
Pomembno in nenujno	24-36 minut Nujno in pomembno: 12 minut - tukaj deluje Paretov princip: 20 % časa ustvari 80 % rezultata, s povprečnim srečanjem ene ure (60 minut), najbolj produktiven čas je 12 minut (20 % od 60 minut). Pomembno in nenujno: običajno načrtovano. Učinkovit čas za takšna srečanja je 24–36 minut. Tukaj deluje metoda 60/40, po kateri je treba pri sestavljanju načrta za dan pustiti 40% časa prostega, 60% nameniti za načrtovano delo, vključno z 20% za "nepredvidljivo" in 20 % za tiste, ki nastanejo spontano ali postanejo spremljevalni. Pri povprečnem času sestanka ene ure (60 minut) je čas za načrtovane pomembne, a nenujne zadeve 24–36 minut (40–60 % od 60 minut).
Nepomembno in nujno	Delegiranje in nadzor po telefonu in drugih komunikacijskih sredstvih, ne več kot tri minute za nadzor.
Nepomembno in nenujno	Delegacija in nadzor s strani vodstva, največ ena minuta na delegacijo.

Seznam povabljenih

Optimalno število udeležencev hitrih sestankov je 5-7 oseb. Sprejemljivo je od 8 do 12 oseb, če ima vodja srečanja veščine moderatorja.

Za ustvarjanje idej, zastavljanje ciljev in letenje je idealna sestava največ 15 ljudi.

Pri Googlu velja neizrečeno pravilo - največje število udeležencev ni več kot 10.

Amazon ima pravilo dveh pizz: na sestanku mora biti toliko ljudi, kot lahko nahranite dve pici.

Obstaja pravilo 8-18-1800:

• ne več kot 8 ljudi - reševanje delovnih vprašanj;
• ne več kot 18 - brainstorming, kolektivno reševanje problemov;
• do 1800 ljudi - informacije in priložnost za komunikacijo.

Študija podjetja Bain and Company pravi, da v skupinah za odločanje dodajanje več kot sedmih udeležencev povzroči približno 10 % manjšo učinkovitost.

Neposredno odgovorne osebe so dolžne sodelovati na sestankih.

Apple poleg vsakega predmeta sestanka navede ime odgovorne osebe. Tako ima vsak zaposleni jasno področje odgovornosti v okviru dodeljene naloge.

Če pogosto organizirate sestanke, vam bo ta knjiga zagotovo prišla prav: Olga Demyanova ponuja 16 metod in štiri orodja za študij, ki bodo pripomogla k povečanju učinkovitosti vseh udeležencev takšnih srečanj.