Kako se odmakniti od »rutine« in se končno lotiti strateških nalog

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

"Kdo, če ne jaz?" - tipična misel, ki te vleče v rutino. Prava priprava vam bo pomagala najti čas za res pomembne stvari.

Organizacijsko vodenje tekočih dogodkov ali operativno vodenje je nujen del projektnega dela. To vključuje na primer vsakodnevno interakcijo s podrejenimi ali takojšen odziv na vse prejete naloge. Toda to prinaša prave koristi le, če je delo zgrajeno na podlagi premišljene in potrjene strategije, ki bi jo moral izvajati lastnik podjetja. V nasprotnem primeru gre za neskončen, kaotičen proces, ki porabi vse vire.

V vsakem učbeniku o upravljavskih dejavnostih piše, kako pravilno organizirati delo: načrtovati, implementirati in nato prenesti sistem operativnega vodenja podjetja na najvišje vodstvo. Toda v praksi se vse izkaže za veliko bolj zapleteno. Pred uvedbo novega sistema upravljanja je pomembno ustvariti potrebne pogoje.

Usposobiti osebje

Da bi se izognili "rutini", je treba naloge delegirati. In to storiti tako, da vas nadzor ne bi nenehno motil.

Da bi podjetje cvetelo in se lastnik lahko ukvarjal s strateškimi nalogami, mora ekipa imeti proaktivne vodje in vestne izvajalce.

Sistemov tipologije zaposlenih je veliko, a vsi se tako ali drugače spuščajo v to, da bi morali v podjetju delati motivirani in zainteresirani ljudje. Zato je v tej fazi zelo pomembno izvesti kakovostno oceno osebja. Najboljši načini za rešitev tega problema so načini, pri katerih je glavno merilo uspešnost in ne kompetenca. Na primer, lahko uporabite metodo "360 stopinj" - to je ocena zaposlenega s strani njegovih sodelavcev, podrejenih, vodstva, strank in njega samega.

Kaj storiti s tistimi, ki so se izkazali za neučinkovite zaposlene? Za začetek jih bomo poskušali »popraviti«, torej motivirati. Tukaj morate identificirati tiste, ki jih navdihujejo dosežki: delali bodo bolj zabavno, če jim bodo obljubili nagrado. Toda tiste, ki jih motivira kaznovanje, in tiste, ki se na stimulacijo sploh ne odzivajo (to je še huje), se je treba znebiti. Pomembno je, da ta proces naredite korak za korakom in ni očiten ekipi. V nasprotnem primeru imate vse možnosti, da uničite podjetje.

Preostalim morate jasno povedati, kaj od njih pričakujete, oziroma za kaj dajete svojo plačo. Zaposleni mora razumeti, da njegova dejanja podjetju prinašajo takšen dobiček, zato prejema takšno plačo in takšen bonus. Z drugimi besedami, implementirajte pregleden sistem materialne motivacije, ki temelji na kazalcih uspešnosti – KPI (Key Performance Indicator).

Ukvarjajte se s financami

Tako je bila ekipa urejena. Preidimo na najbolj perečo temo za vsakega poslovneža – finance podjetja.

Včasih, zlasti v času hitre rasti, lastnik in najvišji menedžment pozabita na najpomembnejšo stvar – ekonomičnost projekta. Da boste jasno razumeli, kako denar prihaja in odhaja, morate izvesti številne postopke.

• Izračunajte ekonomičnost enote projekta - donosnost ali izgubo ene enote blaga ali storitev na stranko. Tako boste razumeli, katere izdelke je treba okrepiti in katere popolnoma opustiti, da bo podjetje kot celota ostalo dobičkonosno.
• Prepoznajte in promovirajte najbolj obrobni izdelek. Vodite se po načelu: krepiti močne, da bi razvili šibke. Če ni dobička, preprosto ne boste imeli sredstev za nove usmeritve.
• Preverite ustreznost plačilne liste (plačilne liste). Presenečeni boste, a ob pravilnem izračunu ekonomike projekta se lahko izkaže, da vam bosta "dva bagra in pol" dovolj. Včasih je namesto, da bi obdržali tri zaposlene, bolje (za doplačilo) razdeliti dodaten del nalog med dva zaposlena – to bo bistveno prihranilo plačilno listo.

Vse to je treba narediti, da pripravimo okolje za prenos zgrajenih procesov na najvišje vodstvo podjetja.

Standardizirajte procese

Preidimo na taktična dejanja. Ste se kdaj vprašali, zakaj so zaposleni v restavracijah s hitro prehrano tako hitri? Ker imajo jasno opredeljene postopke: vedo, v kakšnem vrstnem redu postaviti hamburgerje, kako se gibati po kuhinji, da ne bi poškodoval kolega, koliko gramov omake dodati določeni jedi. Enako je treba storiti s katerim koli procesom v vašem podjetju.

Začnete lahko z istim osebjem: napišite opise delovnih mest. Samo ne prenašajte z interneta, ampak natančno napišite, kaj naj počne določen zaposleni v vašem podjetju. Izračunajte tudi sistem KPI - o potrebi po uporabi te tehnike smo že govorili. Bolje je, če je odobreno za vse zaposlene.

Pri prodaji obvezno implementirajte sistem CRM (Customer Relationship Management), da ne boste zamudili niti ene stranke in da ne boste delali mimo standardov in kontrolnih seznamov.

Treba je regulirati vse procese: od najpreprostejših nalog do zapletenih vodstvenih odločitev. Seveda se včasih pravila lahko kršijo, a zahvaljujoč jasnemu koordinatnemu sistemu ne morete skrbeti, kaj se dogaja na tej ali tisti ravni podjetja.

Izvedite avtomatizacijo

Med postopkom standardizacije boste identificirali tiste cone, ki jih je mogoče in bi bilo treba avtomatizirati, torej odpraviti potrebo po ponavljanju enakih dejanj. Na primer, ob prejemu dohodne zahteve upravitelj vnese podatke o strankah v sistem CRM, nato podatke za strokovnjaka za storitve za stranke kopira v Excel, za trženje pa podatke prenese v Google Preglednice. Vsem tem manipulacijam se je mogoče izogniti in s tem bistveno povečati učinkovitost zaposlenih in proizvodnega procesa kot celote.

Presenečeni boste, koliko časa in truda lahko prihranite, če dela managerja ne uporabite za standardne izračune, ampak enkrat porabite za pametno operativno rešitev. Takšni sistemi zdaj obstajajo za CRM v prodaji, za računovodske naloge in celo za zaposlovanje.

Avtomatizirajte, kar lahko. Tako se boste izognili neskončnim napakam zaradi človeškega faktorja, optimizirali procese in po možnosti prihranili pri plačah.

Vzpostavite operativno upravljanje

Torej ste obkroženi z motiviranimi zaposlenimi, ki vedo, kaj morajo narediti, da bi dosegli dostojen rezultat. Imate jasen finančni model in imate idejo, kam se premakniti, da bi nenehno povečevali dobiček. Procesi znotraj podjetja so standardizirani in avtomatizirani.

Zdaj morate prenesti operativni nadzor. Pomembno: procesov ne vežite na eno osebo, da se ne postavite v položaj, ko je vaše podjetje popolnoma odvisno od najetega menedžerja. Ko od sebe odstranite operativno vodenje, ne ustvarjajte drugega pola, ampak poskusite razdeliti naloge na več različnih področij: na primer zaupajte vsa denarna vprašanja finančnemu oddelku, delo s strankami pa servisnemu oddelku.

Zdaj se lahko mirno ukvarjate s strateškim upravljanjem. Vsekakor pa vsaj enkrat na četrtletje preverite, ali taktični del vodenja projektov sovpada s strategijo, ki jo izvajate. Navsezadnje je razumen nadzor ključ do stabilnega in dolgoročnega dela podjetja.