Zakaj ni dovolj časa in energije za najpomembnejše stvari in kaj storiti glede tega

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Kriva je past nujnosti. Ugotavljamo, kako deluje in kako se vanjo ne spuščati.

Kolikokrat ste ob koncu težkega, napornega dneva ugotovili, da se vam je zdelo, da se več ur vrtite kot veverica v kolesu in ste rešili marsikatero težavo, a niste posvetili časa res pomembnim projektom? Kolikokrat ste si obljubili, da se boste lotili osebnih zadev, ki so za vas pomembne: športa, ustvarjalnosti, študija, a jih več mesecev niste mogli niti začeti? Če se vam je to zgodilo, ste se tako kot večina ljudi ujeli v past nujnosti.

Kaj je past nujnosti

Raziskave s poslovne šole Univerze Johns Hopkins so pokazale, da pogosteje opustimo zanimive in pomembne naloge v korist nujnih. In dobesedno smo nagnjeni k temu, da pomembne projekte odložimo na pozneje, najprej prevzamemo tiste, ki jih je, kot se nam zdi, treba opraviti zdaj.

Temu pravimo past nujnosti. To nas vodi v stres, čustveno izčrpanost in, nenavadno, izgubo denarja. Raziskovalci so ugotovili, da se ponavadi lotimo naloge, ki se zdi bolj nujna, tudi če zanjo plačamo manj kot za nalogo z mehkejšim rokom. To se zgodi iz več razlogov.

Zakaj se ujamemo v past nujnosti

1. Trpimo, če naloge ne moremo dokončati

To so ugotovili že leta 1927, nato pa se je večkrat potrdilo: ljudje se počutijo neprijetno, če nad njimi visi nedokončan posel. Ta lastnost razmišljanja se je imenovala Zeigarnikov učinek. In ker so nujna opravila praviloma dovolj majhna in ne vzamejo veliko časa, jih ne moremo odlagati, saj potem naslednja postavka na seznamu opravil ne bo prečrtana. In zgrabimo te majhne naloge, jih rešimo eno za drugo in se ne moremo ustaviti. Kot pri paketu čipsa: dokler ne poješ vsega, se ne boš umiril.

2. Obtičali smo v tunelu in ne vidimo ničesar okoli

Se pravi, da smo tako preobremenjeni s kratkoročnimi zadevami, da dobesedno ne moremo izdihniti, pogledati na svoj urnik od zunaj in oceniti, kaj je res pomembno in kaj ne. To situacijo lahko primerjamo s predorskim vidom: ne vidimo celotne slike, ampak le delček, ki je trenutno v središču naše pozornosti.

3. Delovnika ne moremo pravilno organizirati

Če procesi niso odpravljeni po vaši krivdi ali po krivdi vodstva, začnejo rutinska opravila dobesedno vzeti čas in trud. Recimo, da ste preleni za ustvarjanje predlog za dokumente in pisma – in vsakič porabite veliko dragocenih ur za delo z dokumentacijo ali dohodno pošto. Ali pa se vaš vodja projekta ni dogovoril s stranko, da opravi vse spremembe naenkrat, in vas morajo neštetokrat motiti novi komentarji.

4. Zdi se nam, da se bo, če zanemarimo nujno nalogo, zgodila katastrofa

Prišel bo zlobni vodja ali stranka in bo veliko prisegal, prikrajšan vam bo denar, nebo bo padlo na tla, vsi bomo umrli.

Vsa ta obvestila o novih sporočilih, klicih, popravkih, dodatnih majhnih naročilih ustvarjajo iluzijo, da jih ni mogoče odložiti. Čeprav v resnici ni toliko res perečih nalog.

Kako se izogniti ujetosti v nuji

1. Začnite dan s pomembnimi in nenujnimi opravili

Klasične knjige o upravljanju časa pravijo, da je prva stvar "pojesti žabo". Se pravi, odpraviti majhno in ne preveč prijetno nalogo. V tem pristopu je logika: po težkem klicu ali odgovoru na dolgočasna pisma se počutimo kot zmagovalci in v vzponu se lotimo drugih stvari.

A obstaja tveganje, da bo prvi "žabi" sledila druga, nato tretja, četrta … In zdaj je večer, "žabe" so bile neizmerno pojedene, a roke niso dosegle zares pomembnega naloge. Zato lahko poskusite nasprotno: začnite dan s tem, kar je pomembnejše, vendar ne nujnega, in šele nato nadaljujte z vsem tem kupom majhnih opravil.

2. Naučite se vzeti odmor

Ne hitite, da se takoj odzovete na nova sporočila in opravite majhne naloge in zahteve. Vdihnite in izdihnite in cenite, kako nujno je to v resnici. Če naloga trpi, jo odložite tako, da dajte prednost večjemu in vrednejšemu projektu.

3. Poskusite delati v blokih

Recimo 40 minut za pomembne naloge in 15 minut za nujna opravila. Nastavite časovnik, da vas majhna rutina ne bo preveč zaničila, in takoj, ko zapiska, se vrnite k velikim stvarem. Najverjetneje bo klic ali pismo lahko počakalo naslednjih 40 minut.

4. Kombinirajte stvari

Veliko malenkosti je mogoče narediti, medtem ko se vozite s podzemno železnico, stojite v vrsti na pošti, čakate na otroka z ure risanja. Malo verjetno je, da se bo v takih trenutkih mogoče ukvarjati z disertacijo, knjigo, poročilom ali načrtom, je pa povsem mogoče hitro odgovoriti na sporočila, izpolniti nekaj obrazcev, narediti manjše popravke.

5. Ne pozabite, da se nujne naloge nikoli ne končajo

Zelo velika napaka je misliti, da boste zdaj hitro pospravili vso to rutino: naročite se pri zdravniku, odgovorite na pisma, naročite otroku nove superge, izpolnite izkaznico - in potem z lahkotnim srcem se bo lotil pomembnih delovnih in osebnih projektov: posodobite svoj portfelj in življenjepis, preberite knjigo v tujem jeziku, poiščite informacije za raziskovanje. Aja, temu ne bo tako. Majhne stvari bodo še naprej padale na vas, dokler ne prevzamete nadzora nad njimi.