Nadzorujte "hidrant" ali Kako se ne utopiti v toku informacij in nalog

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Mitch Kapor, ustanovitelj Lotus Corporation, je nekoč dejal, da je pridobivanje informacij iz interneta kot pitje iz požarnega hidranta. Matthew Lowry, strokovnjak za spletno komuniciranje, je to temo popeljal dlje in neprekinjen pretok informacij, ki gredo v osebni računalnik in telefon 24 ur na dan, 7 dni v tednu in se nikoli ne konča, poimenoval »gasilska cev«. Kako se ne utopiti v toku in racionalno izkoristiti svoj čas – preberite v prirejenem prevodu, ki ga je pripravil Lifehacker.

S hidrantom vaš seznam opravil ni nikoli prazen. Ker »hidrant« ni le informacija, je tovarna novih nalog. Nekateri elementi na seznamu opravil so eksplicitni, na primer e-poštna sporočila vašega šefa ali strank, ki zahtevajo pozornost. Toda mnogi niso jasno izraženi.

To je članek, ki ga je vredno prebrati in razmisliti. Objava za komentiranje. Delite, kar vam je všeč, s prijatelji in sodelavci.

Ni pomembno, koliko ur na dan ste vključeni v mala podjetja. Glavna stvar je, da ne vidijo konca in roba. To je "hidrant".

In ta koncept je veliko širši kot le seznam nalog. In na žalost je še vedno 24 ur na dan.

Lark

Če ste kot jaz, vse ustvarjalno in zahtevno delo dobro napreduje zgodaj zjutraj. Razlogov za to je veliko – psiholoških in fizioloških. Toda "hidrant" je globoko ravnodušen do vaših notranjih ritmov. Ker med spanjem količina informacij še naprej narašča.

Po zajtrku odpreš nabiralnik, tok iz »hidranta« pa razbije ekran, ki je bil pod pritiskom pisem v pošti, račune v Bitrixu, Twitterju, LinkedInu, Facebooku, Basecampu, JIRA, Trellu in podobnih. Vaš koledar vsebuje sestanke, zahteve in navodila vašega šefa, partnerjev, strank, podizvajalcev, kolegov. In kar včeraj ni bilo na seznamu nalog, danes gori in zahteva takojšnjo izvedbo.

Hidrant vas ne bo čakal. Glasno zahteva vaš čas in pozornost.

Nenadoma je ura 11 zjutraj in že ste izgubili najboljši del dneva.

Kako se odzvati na takšno stanje? Običajno sta na voljo dve možnosti: ali spremenite vedenje ali uporabite tehnologijo. Toda zakaj ne bi s tehnologijo ustvarili temelje za spremembo vedenja?

Kako učinkovito upravljate z informacijami, nalogami in idejami? Razumeti morate, da je pretok informacij neprekinjen in na splošno je več tokov: informacije prihajajo iz e-pošte, družbenih omrežij in medijev, spletnih mest, časopisov, med sestanki, od prijateljev in celo iz vaše glave. Nemogoče je zajeti vse.

Ali morate obdelati sporočila, se odločiti, kaj storiti z njimi: reagirati, uporabiti, deliti, shraniti za kasnejšo uporabo ali izbrisati? Kdaj to storiti? In kako najti čas za vse to?

Na žalost način večopravilnosti, ko poskušate narediti vse naenkrat, ne deluje. Ne nadzorujete svojega urnika, težko najdete prosti čas, odvrnete pozornost od pošte in se osredotočite na nekaj več kot 5 minut. Če je tako, si oglejte mojo metodo organiziranja časa, da bom najbolj produktiven čez dan – to je morda prava pot.

Tri tehnike in dodatna orodja

Dnevni ritual. V tem času se organiziramo in načrtujemo, osredotočamo se na pomembne in majhne naloge.

Učenje - Vrstenje - Informacije o zalogah - Distribucija. Pretok iz "hidranta" prenesemo na material, s katerim lahko delate. Oblikujemo seznam nalog, osebno knjižnico uporabnih virov, stabilen vir informacij iz družbenih omrežij in medijev.

Izvajanje stvari do konca. Upravljamo s seznamom nalog in lastnim časom.

Delajte v skladu s svojimi notranjimi ritmi

Samo vi lahko ugotovite svoj nabor izboljšav produktivnosti – vse, kar lahko storim, je, da delim svoje.

Za reševanje najpomembnejših nalog dodelim najboljši čas

Zjutraj, ko so moji možgani v najboljšem stanju, si za najpomembnejšo nalogo namenim 2-3 ure in me nič drugega ne moti. Raziskave kažejo, da si delavci, ki so raztreseni – ali so raztreseni sami – vsaj enkrat na 3 minute, vzamejo najmanj 20 minut, da se vrnejo k opravljanju naloge.

Dan je vredno začeti s težko nalogo, čeprav je v človeški naravi, da začnemo z nečim lažjim. Čez dan se bodo zagotovo pojavile nepredvidene okoliščine, dodatna srečanja - in naloge izjemnega pomena ne bodo dokončane.

Nakazujem pavze

Kakor koli že, običajno po 60-90 minutah koncentracija pade, zato jutranji čas dela razdelim na dva dela, pri čemer si vzamem kratek odmor, med katerim moram zapustiti delovno mesto.

Znanstveniki trdijo, da sedeči način življenja vodi do težav s srcem, slabe drže in nekaterih vrst raka.

Tudi če sedite na enem mestu le 30 minut, se bo vaš metabolizem upočasnil za 90%.

Zvečer

Raven energije po kosilu močno pade, zato mnogi ljudje v tem času raje spijo. Po kosilu poskusim:

• srečanje z ljudmi: prepričan sem, da v takem trenutku težko opravljam svoje delo, komunikacija pa daje dodaten zagon;
• spopadati z majhnimi, preprostimi in organizacijskimi nalogami.

Jutranji in večerni ritual

Odločiti se morate, kaj točno boste počeli v teh urah. To pomeni, da morate odpreti pošto, nekatera sporočila prevesti v seznam opravil in med drugimi projekti najti čas zanje.

Težava je v tem, da so sporočila, ki preplavijo vašo pošto, pravi vampirji, ki se hranijo z vašim časom. Njihovo razstavljanje zahteva več časa in truda, kot si mislite. In najslabše je, da ne glede na to, kako nadležno je, del vas vedno želi preveriti vaš nabiralnik.

Rešitev je v tem, da je treba tiste, ki vstopijo, obravnavati kot nevarne živali, ki jih je največkrat treba imeti v kletki, a vseeno občasno, da ne pobegnejo same.

S prihodnjim delom se ukvarjam dvakrat na dan – med jutranjimi in večernimi rituali. Tako sem se navadil na tak red, da je delo z dohodnim postalo za um ista avtomatska naloga kot potreba po jedi in pijači za telo.

Med tema dvema obdobjema me ne skrbi, ali je kaj prispelo po pošti in ali sem kaj pomembnega pozabil - zaupam svojemu sistemu. Zato, ko zaprem poštni predal, grem na delo s svežo glavo.

In ker je jutranji ritual običajno kratkotrajen (večino organizacijskih vprašanj prepustimo večernemu obredu), sem bolj pozoren na Najpomembnejšo nalogo.

Seznam opravil

Če želite organizirati svoj dan in ustaviti tok nabiralnika, ki izsesava vse sokove iz vašega življenja, morate uporabiti tehnike in orodja.

Ena od teh učinkovitih tehnik je "učenje - čakalna vrsta - zaloga informacij - distribucija", ki naključni tok prevede v:

• seznam nalog, ki je enostaven za uporabo,
• osebna knjižnica uporabnega gradiva, ki se shrani za kasnejše delo z njim,
• zbirka materialov, ki jih lahko delite s sodelavci.

V idealnem primeru je treba to storiti med jutranjimi in večernimi rituali. Oglejmo si ta postopek podrobneje.

Študija vhodnih

Vaš nabiralnik je vse od e-pošte in sporočil Twitterja do vaših posnetkov.

Najprej ne pozabite, da noben dohodni klic ne zahteva takojšnjega odziva. Vsi smo se naučili pošiljati in prejemati hitre odgovore na e-pošto, vendar je to narobe: vsak, ki to pričakuje, vam nalaga dodatne obveznosti.

Drugič, absolutno neučinkovito je odpreti vsako e-pošto in nanjo odgovoriti. Bolj produktivni boste, če boste naredili eno stvar. Oglejte si na primer svojo mapo »Prejeto«. Naši možgani niso zelo dobri pri povezovanju več nalog. Ko ljudje mislijo, da lahko z lahkoto opravljajo večopravilnost, v resnici hitro preklapljajo z ene naloge na drugo. Toda to negativno vpliva na zaznavanje in koncentracijo.

Ko torej odprete svojo mapo »Prejeto«, jo le poglejte. To je klasičen model z enojno nalogo "Opravite":

• če si lahko svoj nabiralnik ogledate v manj kot dveh minutah, to storite;
• če ne morete, ga dodajte na seznam opravil, na katere se morate vrniti pozneje;
• datoteko lahko preprosto prezrete.

Tudi če odprete svoj nabiralnik v čakalni vrsti takoj po ogledu sporočil, imate še vedno čas za obnovo.

Zjutraj si oglejte svojo mapo »Prejeto« le, če je to nujno potrebno.

Ko zjutraj pogledate sporočila, si zastavite vprašanje: ali so nujna? Prava nujna sporočila so vaš sovražnik številka ena, saj vzamejo dragocen čas, ki bi ga radi porabili za najpomembnejšo nalogo.

V nasprotnem primeru morate na seznam opravil samo vključiti postavko »Preverjanje sporočil zvečer«.

Čakalna vrsta

Postavite nenujna opravila, ki trajajo več kot 2 minuti, v enega od dveh razdelkov čakalne vrste:

1. Stvari za branje: lahko dodate spletne vire za branje in razmišljanje. K tem gradivom se lahko vrnete pozneje in iz katere koli naprave.
2. Kaj je treba storiti: dohodna sporočila se s pomočjo pomoči preusmerijo neposredno na seznam opravil.

Seveda lahko seznam opravil ustvarite tudi ročno, vendar se mi zdijo aplikacije bolj priročne.

Branje in razdeljevanje gradiva v osebni knjižnici

Med večernim ritualom se vrnem na seznam opravil in preverim gradivo v čakalni vrsti za branje. Ker uporabljam Pocket, si jih lahko ogledam med potovanjem v podzemni železnici, med čakanjem na sestanek ali v katerem koli drugem prostem trenutku. Zato s tem seznamom ponavadi hitro opravim.

Če je gradivo res vredno, ga dodajte v mojo spletno knjižnico uporabnega gradiva. Lahko ga označite, tako da je zapiske enostavno najti naslednji dan, mesec ali celo leto pozneje. In posebna zahvala Diiogu za priložnost.

Oznaka l8r (torej pozneje - iz angleščine. "Pozneje") postavi vir v drugo čakalno vrsto, ki jo pokličem med nočnim preverjanjem seznama opravil.

Poleg tega Diigo samodejno shrani kopijo katerega koli besedila, ki ga dodam v polje za opombe. To beležko lahko urejam, vstavljam opombe, ideje, ki pridejo prav, ko želim z nekom deliti gradivo.

Deliti to

Nekatere oznake v Diigu vam omogočajo, da svoje sredstvo objavite kjer koli. Za kar zahvaljujoč magiji:

• z oznako »Všeč mi je« je gradivo poslano na moj Tumblr kot citirana objava,
• če izberete naslovno oznako Tweet in je povezava objave poslana na Twitter,
• lahko prilagodite oznake za druge račune: LinkedIn, Facebook …

Zahvaljujoč tej metodi se celoten tok iz "hidranta" pošlje na seznam opravil in osebno knjižnico, izbrani viri pa se lahko delijo. In vse to brez izgube pozornosti.

Večerni ritual

Ker se želim zjutraj osredotočiti na svoje ustvarjalno delo, je večerni ritual temelj načrtovanja dneva.

Kako začnem večerni ritual

Po času po kosilu:

• Zjutraj sem že opravil svojo najpomembnejšo nalogo;
• v mojem nabiralniku so se nabrala neprebrana sporočila, ki sem jih prejela, ko sem bila zaposlena pri najpomembnejši nalogi;
• Čakalna vrsta na seznamu opravil vsebuje naloge, ki jih tja postavim zjutraj, in standardne naloge, ki jih opravljam vsak dan med večernim ritualom.

Trenutna dnevna opravila

Kot smo že omenili, večerni ritual vključuje naloge, kot so:

1. Ogled. To je popoln pregled vsega: ukvarjam se z vsem, kar je mogoče, tudi s tistimi materiali, s katerimi bo delo trajalo več kot 2 minuti.
2. Berite, distribuirajte, delite. Delam z vsemi kul stvarmi, ki sem jih dodal v zadnjih 24 urah.
3. Spremljajte seznam opravil. Odprem svoj krog nalog in glede na napredek pri delu na najpomembnejši nalogi:

• Odločim se, kaj bom počel danes zvečer in kaj bom preložil na jutri,
• odločite, katera naloga bo najpomembnejša naloga jutrišnjega jutra, in določite, koliko časa ji bo treba posvetiti,
• V urnik vključim čas za počitek (ali ga prestavim na pozneje ali kdaj).

V teku je še nekaj stvari, na primer odgovarjanje na včeraj prejeta e-poštna sporočila ali spremljanje financ in drugo. Nekateri se pojavijo le na poseben dan. Vsako sredo in soboto na primer preverjam prej omenjeni Diigo.

Tedenski pregled

Vsak ponedeljek morate na seznam nalog vključiti postavko "Naredite seznam ciljev za teden". Zato si vsak večer med tednom držim v mislih te cilje: prav mi bo prišel, ko se bom moral odločiti, kaj naj počnem danes in kaj pustim za pozneje.

Vsak petek zvečer miselno premislim o teh ciljih in jih kritično ocenim.

In šele potem pride čas počitka

Ker je zvečer lažje upravljati urnik in težje delati težke naloge, se bom čez dan verjetno ukvarjal s pregledovanjem in dodajanjem nalog in gradiva v čakalno vrsto. Kljub temu bo vaš nabiralnik zaprt vsaj pol dneva.

Moj dan se zaključi z nalogo "Študij - Čakalna vrsta - Zaloga informacij - Razdeljevanje", tako da lahko začnem nov dan brez bremena nedokončanih poslov.