Kako se lažje prilagoditi na novo službo

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Nasvet enega najuspešnejših kadrovskih direktorjev v CIS, Mikhaila Prytule, posebej za bralce Lifehackerja.

Tema prilagajanja zaposlenih ali, kot se imenuje na Zahodu, onboarding, je posvečena številnim raziskavam, člankom, priporočilom in celo knjig, kot je »Tvojih prvih 90 dni na novem delovnem mestu«. Ne bom vas preobremenjeval s referencami knjig, statistiko, povezavami in tako naprej, ampak se lotite posla in vam dam nekaj nasvetov iz mojih 12 let izkušenj na področju HR.

Prilagoditev se ne zgodi sama od sebe

Ne glede na to, kako kul je profesionalec. Razširjeno je prepričanje, da če najamemo super kul profesionalca, potem bo zagotovo ugotovil, kaj storiti in kako se prilagoditi. Kot, to je skoraj znak profesionalca. Neprilagajanje pomeni, da nisi profesionalec. Naslednji!

Pravzaprav se bo v najboljšem primeru prilagoditev zavlekla in bo zaposleni dosegel polno zmogljivost v 3-6 mesecih (odvisno od stopnje položaja in zahtevnosti položaja). S kakovostno prilagoditvijo se to obdobje prepolovi.

Koliko tam plačate svojemu novemu direktorju trženja? 5000 $ na mesec? In kako mislite, da je vaš trud vreden 15.000 $, s katerimi boste rešili podjetje? Škoda je plačati agencijam za iskanje kandidatov za tri plače, a jih ob adaptaciji zlahka izgubite?

Prvi dan je kritičen

Tako dobiš idejo, da je prilagajanje izjemno koristno. Kaj storiti, kam teči? Najemite nujnega HR managerja, ki bo poskrbel za prilagoditev vaših zaposlenih? Ne, najprej se pomiri. 90% uspešnosti prilagajanja je neločljivo povezanega s prvim delovnim dnevom, vodja pa je sposoben kakovostno narediti sam. Vendar se morate pripraviti.

Dokumenti

Prepričajte se, da so dokumenti do tega trenutka podpisani (zaposlenim ni všeč, če se podpisovanje dokumentov s podjetjem zamuja za več dni). Najbolje je, da to storite vnaprej, če je mogoče.

Na STO smo denimo poslali kandidatov vprašalnik, ki ga je človek izpolnil doma in nam ga poslal. V »1C« smo imeli predloge vseh pogodb, kamor smo naložili kandidatov vprašalnik in v 5 minutah natisnili vse dokumente. Zaposlenemu ni treba čakati, da vaš kadrovski vodja ročno vnaša svoje podatke.

Pri Preplyju v DocuSignu načeloma podpisujemo vse pogodbe, nimamo niti takega koncepta, da bi šli v kadrovsko službo. Oseba pošlje sken potnega lista, ga vpišemo v pogodbo, naložimo v DocuSign in pošljemo direktorju in zaposlenemu v podpis. Podpis je digitalen, daš ga lahko celo na telefon.

Delovno mesto in potrebni dostopi

Nastavljeni morajo biti vsi računi: pošta, Slack itd. To storimo takoj po podpisu pogodbe.

Preverite, ali je računalnik pripravljen, miza in stol čakata na lastnika. Češnja na torti je začetni paket: pisalo in zvezek z logotipom podjetja, majica, komplet nalepk, značka za značko, značka podjetja (proračun - 10-15 $).

Spoznavanje pisarne in zaposlenih

Zaposleni morajo biti obveščeni. Če podjetje zaposluje manj kot 100 ljudi - pišite v Slack, ki se nam je pridružil, spustite povezavo do profila na LinkedInu (v Rusiji - na Facebooku). Če ima podjetje več kot 100 ljudi, naredimo enako, vendar le znotraj oddelka (ki je tudi do 100 ljudi).

Prvi dan se dogovorite za ogled pisarne: tukaj imamo kuhinjo, tukaj stranišče, tukaj sejno sobo (ki jo rezerviramo takole), tam kadimo, tukaj je računovodstvo in tukaj je naš direktor najljubši poni.

Novinca predstavite tistim, ki sedijo poleg njega: "Kolegi, trenutek pozornosti, pridružil se nam je (…), prosim za ljubezen in naklonjenost."

Kako se obnašati, če…

Nadzornik

Čestitamo, imate privilegij vključiti novega zaposlenega. Nihče tega ne bo storil namesto vas, zagotovo pa vam bo lahko pomagal. Torej, kaj se zahteva od vas:

1. Zjutraj se srečate z zaposlenim. To takoj označite v koledarju ali prosite HR, naj vedno označi datume izdaje novih zaposlenih.
2. Pelji ga po pisarni. Pokažite delovno mesto, preverite, ali je zaposleni povsod prijavljen.
3. Preživite eno uro za pogovor z novincem. Govorite o vašem podjetju, o svojem oddelku, o glavnih nalogah (splošnih in osebnih). Pojasnite, kaj se mora zaposleni naučiti v prvem tednu, kaj se od njega pričakuje v prvih treh mesecih. Tukaj so dokumenti, ki jih potrebujete. Tukaj so imena tistih, s katerimi bi rad govoril o tem in onem. Bolje je, da z mano komunicirate na tak in drugačen način, da se na ta način dogovarjate, da me kontaktirate glede takšnih vprašanj. Naslednjič se dobimo takrat in tam.
4. Nasmehni se. To je izjemno pomembno. Tudi če je polovica vašega obraza paralizirana, se nasmehnite s preostalimi. Resno mislim, ne bodi pijanec, zaposleni pridejo v podjetje, a zapustijo menedžerja.
5. Postavite naloge in jih pisno popravite, vsaj pošljite jih v obliki pisma po pošti (to je po sestanku, ko so naloge ustno obravnavali).
6. Omogočite vse potrebne dokumente in dostop.
7. V svojo ekipo izberite izkušeno in družabno osebo ter jo dodelite mentorju zaposlenemu. Za vsa vprašanja ga bo lahko kontaktiral začetnik.

Novi zaposleni

1. Pomislite, katere informacije vam manjkajo in kje jih boste dobili. Zastavite vprašanja.
2. Razumite svoje cilje za prvi teden, mesec, tri mesece. Če se vodja ni oglasil, se vprašajte.
3. Zapišite imena vseh, ki jih srečate. Na splošno priporočam, da najprej zapišete vse: količina informacij je velika, zagotovo bo pozabljena.
4. Povejte nam zelo na kratko o sebi vsakič, ko se srečate, na primer: sem Misha, 12 let v kadrovskih službah, delal v Alfa-Bank, STB, Wargaming, naredil najuspešnejše spletne kadrovske tečaje v Labi, avtor članka o življenjskih hakih za življenjepise, ki je bil prebran 1 milijon krat. V zagonskem okolju se to imenuje pitching ali govor dvigala. Pripravite se vnaprej. Za nove zaposlene ste nihče, dokler ne poveste o sebi. Ne zamudite priložnosti, da takoj naredite dober vtis.
5. Če na delovnem mestu gre za uvedbo sprememb v podjetju, jih je najlažje izvesti v prvih 60 dneh, potem bo težje. Še posebej, če morate sprejeti nepriljubljene ali preprosto težke odločitve: zaposlovanje, odpuščanje zaposlenih, premestitev na drugo delovno mesto, prehod na novo programsko opremo, novo obliko poročanja, prenovo procesa, vlaganje v nekaj novega.
6. Načrtujte majhne zmage, pomagale bodo graditi zaupanje vame. Na primer izberite majhne naloge, ki bi jih lahko rešili v prvih 60 dneh, in se osredotočite nanje. Za zdaj odložite opravila, ki zahtevajo več kot 60 dni vašega dela. Tukaj bi navedel analogijo z Agile pristopom v programiranju, ko ne poskušamo narediti zelo velikega in zelo kompleksnega izdelka naenkrat, ampak ga razdelimo na dele in razvijamo po fazah.
7. Z vsemi, s katerimi delate, se dogovorite za 30-minutne sestanke. Vnaprej pripravite seznam vprašanj in zapišite odgovore.
8. Vprašajte, kaj deluje dobro, kaj je slabo, kaj je treba spremeniti. Zberite veliko informacij in zgradite zaupanje.
9. Izvedite revizijo in predstavite rezultate, če ste vodja ali strokovnjak.
10. Nastavite redni sestanek ena na ena s svojim upraviteljem, da delite rezultate in dobite povratne informacije.
11. Nasmehnite se svojim kolegom. Nihče ne želi delati z nagnjenimi zaposlenimi, tudi če ste pod stresom.

HR

Lahko bi napisal celo knjigo, toda tukaj je nekaj najpomembnejših nasvetov:

1. Naredite dneve novincev: sestavite jih pred stare zaposlene in jih prosite, da se na kratko predstavijo (5 minut). To počnemo v Preplyju in deluje zelo dobro.
2. S posebno programsko opremo nastavite obvestila za zaposlenega in vse vpletene, da ne pozabijo, kaj storiti, ko zaposleni odide. Uporabljamo BambooHR, ki ima razdelek Onboarding, ki omogoča prilagajanje obvestil za vsakega zaposlenega s kakršnimi koli nalogami in roki. Na primer, tri dni pred odhodom zaposlenega skrbnik prejme obvestilo o ustvarjanju računa, na dan sprostitve pa vodja prejme obvestilo o potrebi po nastavitvi nalog.
3. Redno klepetajte z novinci. Če nimate HR poslovnega partnerja, naj vaši kadroborci enkrat tedensko komunicirajo z novimi kadri.

Sodelavec

Seveda kot kolega nimaš nikakršne odgovornosti za prilagajanje novincev, vsekakor pa lahko koristiš. Ljudje se dobro spominjajo, kdo jim je pomagal v težkih trenutkih (čeprav o tem ne govorijo vedno javno), zato imate vse možnosti, da z novincem zgradite dober odnos in nato računate na njegovo pomoč. Tukaj je nekaj nasvetov:

1. Bodite prvi, ki se srečate. Pridite in recite: »Živjo, ime mi je Misha, tukaj sem vodja kadrovske službe. Vidim, da si nov, da se spoznava."
2. Povejte mu, naj vas kontaktira z morebitnimi vprašanji.
3. Povejte nam, kaj se vam zdi pomembno in potrebno.
4. Povabi na večerjo.
5. Novinca vprašajte o preteklih izkušnjah, načrtih in ciljih. Zagotovite informacije, koristne za njihovo doseganje.

Zaključek

Prilagoditev v številnih podjetjih bodisi ni izvedena bodisi je zelo slabo izvedena, zaradi česar trpijo tako podjetje kot zaposleni. Razlog je nerazumevanje procesa na obeh straneh. Zgornji preprosti nasveti vam bodo pomagali dramatično izboljšati proces vključitve v vaše podjetje, tudi če nimate kadrovskih delavcev.