Kako mi je 7 funkcij enega organizatorja pomagalo urediti stvari

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

MyLifeOrganized (MLO) lahko dramatično spremeni kakovost vašega življenja in vam pomaga urediti stvari. Ponuja učinkovito metodologijo za upravljanje poslovanja in časa.

Vsi ljudje, ki načrtujejo ali šele načrtujejo svoje življenje, nenehno iščejo najučinkovitejši način upravljanja poslovanja in časa. In to iskanje lahko traja leta. Težko je oporekati pregovoru "ali načrtuješ svoje življenje, ali pa se ti zgodi."

Ali veste, kako načrtujejo v vojski? Enkrat mesečno vsi častniki sedijo v razredu, kjer morajo v poseben zvezek zapisati značilne naloge meseca, načrt za mesec in načrt za vsak teden. Vse to je pobarvano z barvnimi svinčniki in odobreno s strani poveljnika enote. Potem je načrt pozabljen do naslednjega meseca in, po pravici povedano, je bil samo za predstavo. In če je še bolj preprosto, potem na FIG nihče ne potrebuje tega. To načrtujem že 13 let …

Po odhodu iz vojske sva bila z ženo povabljena na usposabljanje »Strateško načrtovanje za naslednje leto«. In največje odkritje je bilo, da je bilo vse, kar sem načrtoval za leto, končano v treh mesecih. Načrtovanje, ki je zdaj "resnično dosegljivo", je postalo sestavni del mojega življenja.

Sprva je bilo vse na papirju. Z razvojem tehnologije je začel iskati alternativne možnosti za računalnik, kasneje pa tudi za mobilne pripomočke.

David Allen je v knjigi "Kako spraviti stvari v red" dejal, da ni takšne programske opreme, ki bi popolnoma nadzorovala vse procese življenja, poslovanja itd. Morda je v času pisanja knjige tako tudi bilo. Ampak ne zdaj…

To iskanje učinkovitih metod sem prekinil od trenutka, ko sem se seznanil MyLifeOrganized (MLO). To je močno vplivalo na kakovost mojega življenja, zdaj pa sem osredotočen le na dokončanje načrtovanih aktivnosti.

V čem se MLO razlikuje od drugih organizatorjev?

Tukaj je seznam prvih sedmih točk, ki bi jih danes rad delil z vami.

1. Hierarhija

Videz glavnega okna organizatorja ni omejen s predlogami ali pravili. Ustvarite svoj strukturni diagram ciljev, projektov in drugih nalog, ki so prikazani shematično v hierarhiji in so organizirani v drevesu.

V treh letih uporabe MLO sem opravil veliko načrtov za sestavljanje seznama opravil in se na koncu ustalil na hierarhiji kolesa življenja. "Kolo življenja" je zelo močna psihološka tehnika, vsestranski razvoj človeka na vseh področjih življenja, ki poslovnežu ne omogoča, da bi bil nesrečen v osebnih odnosih, dobremu družinskemu človeku in očetu pa, da ostane doma brez denarja.. Se pravi, moj diagram se začne z življenjskimi smermi (seveda je vse pobarvano v različnih barvah):

• Delo;
• posel;
• Hiša;
• družina in odnosi;
• zdravje in šport;
• svetlost življenja;
• osebni razvoj itd.

To mi omogoča, da vidim, v katerem sektorju, kakšne cilje sem si zadal, katere je treba zaostriti in kje je surova sila z letno obremenitvijo. In kljub temu je zelo priročno, če se morate osredotočiti na kateri koli določen sektor.

Mimogrede, v takšni hierarhiji naloga ne bo aktivna na seznamu opravil, dokler ne bodo dokončane vse njene podnaloge, za to pa gre posebna zahvala notranjemu algoritmu za izdelavo seznama opravil, ki je vgrajen v MyLifeOrganized.

2. Samodejno razporejanje vaših zadev

Najbolj kul funkcija MLO, ki je nisem videl v nobenem organizatorju, je samodejno razvrščanje vašega seznama opravil, ob upoštevanju prioritete naloge, ki jo določijo začetni datum, rok, pomembnost in nujnost opravila. V "Shemi" nastavite parametre naloge in to je to! Program nato za vas sestavi urejen seznam opravil.

Če ste privrženec ročnega razvrščanja opravil, obstaja nekaj takega za vas …

3. Prilagodljivost. Deluje tako, kot želite: filtri, pogledi, fokus, samodejno oblikovanje

Prilagodljivost nastavitev in funkcij tega organizatorja je preprosto neverjetna. V primerjavi z borilnimi veščinami je MLO »osmerokotnik brez pravil«, kjer je dovoljeno dobesedno vse. Glavna stvar je, da je vse to učinkovito in vodi do želenega rezultata!

Kakršno koli načrtovanje (GTD, Covey, "Autofocus" in drugi)! Vodenje tekočih zadev! Dosežki ciljev!

Ti lahko:

• Ustvarite svoje vrste nalog in seznamov, ki vam jih lahko nariše le vaša domišljija.
• Obarvajte svoj sistem s samodejnim oblikovanjem (ikone, barve, polnjenje v skladu s pravili, ki jih določite).
• S pomočjo fokusa se osredotočite na eno določeno smer, cilj, projekt.
• S filtri prilagodite seznam aktivnih nalog vsem potrebnim pogojem (konteksti, roki, čas izvedbe, zahtevani napor, skladnost z drugimi parametri).
• Vse, kar lahko storite s funkcijami tega programa. Toda glavna stvar je, da je vse to mogoče uporabiti le, kadar je to potrebno. Potrebujete preprost seznam opravil - prosim. Program ni preobremenjen z nastavitvami, ki so trenutno nepotrebne.

Jaz sem močan vizual! Zato je zame za zaznavanje zelo pomembno vse, kar je povezano z »videnjem«. In tu ne gre niti za lepoto vašega sistema, ampak za to, da mi vse to očitno pomaga, da sem bolj učinkovit.

V MLO je vse to na voljo prek funkcij samodejnega oblikovanja. In kar je najpomembneje, ni strogih pravil, samo moje fantazije:

• Vse pomembne naloge so označene z rdečo in krepko.
• S pomočjo zastavic delegiram naloge in jih v celoti nadziram (nastavim nalogo, jo držim pod nadzorom, čakam na dokončanje) ter izvajam in nadziram naloge, ki mi jih je dodelilo vodstvo (pričakovano, da jih dokončam jaz).
• Mape različnih razdelkov imajo zame različne barve in lahko vidite, ali so v tej mapi opravila ali ne. To je zelo priročno in prihrani čas pri delu z opravili in mapami.
• Svoje ikone sem dodelil določenim skupinam opravil (klici, tiskanje) itd.

Kot pravijo, je bolje enkrat videti kot stokrat slišati, zato je tukaj zaslon mojega osebnega delovnega diagrama v vsem svojem sijaju:

4. Odvisnosti

Obstajajo naloge, ki jih ni mogoče izvesti, dokler ni dokončana kakšna druga naloga:

• Slike ne moremo obesiti, dokler ne kupimo vijaka z moznikom in dokler si ne izposodimo perforatorja pri sosedu.
• Kaše ne moremo kuhati, dokler ne kupimo žitaric in drugih sestavin.

In podobnih primerov je veliko. MyLifeOrganized upošteva vse te odvisnosti, organizira in jasno prikazuje.

Poleg tega ne morete samo konfigurirati odvisnosti ene naloge od druge, temveč tudi določiti časovni interval, po katerem bo naslednja naloga postala aktivna.

5. Pregled

Obstajajo naloge in ideje, ki jih trenutno ni mogoče izvesti. Te težave v GTD so kategorizirane kot Nekega dne / Morda in jih priporočamo, da jih pregledate v tedenskem pregledu, da ne boste zamudili pomembne ideje ob pravem času.

Za taka opravila v MyLifeOrganized obstaja ločen pogled "Pregled", kjer lahko nastavite pogostost, s katero si jih želite ogledati (osvežite v spominu, da se odločite za ukrepanje ali odložite več).

Strinjam se, da vse ideje, sanje in naloge za prihodnost ne zahtevajo tedenskega opomnika nase.

• Kaj želim nekoč kupiti, sem v programu nastavil ogled enkrat mesečno pred plačo.
• Kraje, kjer želim obiskati / sprostiti / potovati, nastavim za letni ali polletni ogled.

6. Razčlenitev

Za udobje hitrega vnosa opravil hkrati z določenimi lastnostmi ima program razčlenitev vnosa besedila.

Kaj je to?

Dovolj je, da ob vpisu naloge napišete "Zaženi nalogo jutri ob 10:00, opomni-ob 5 @ Delo" in pritisnete Alt + Enter, program pa bo nalogi "Zaženi nalogo" sam dodelil datum začetka in rok. datum, nastavite opomnik, dodelite najvišjo stopnjo pomembnosti in potreben kontekst.

In to je le en primer in v MLO je ogromno takšnih možnosti.

Tu so primeri iz referenčnega priročnika MyLifeOrganized pravilnega vnosa, ki ga je mogoče pretvoriti v dano število in čas:

• jutri ob 15.00;
• v 5 dneh;
• petek (najbližji petek);
• tor 11:20;
• 26. januar;
• po 3 tednih 14:00;
• po 30 minutah;
• 2 meseca kasneje;
• danes v 1 uri 25 minut;
• v enem letu.

7. Opomnik na mestu

Opomniki v napravah Android in iOS so lahko ne le časovno omejeni, ampak tudi lokacijsko specifični.

Se spomnite primera baterij za svetilko Davida Allena? Dobro je, pravijo, da sistem spomni na izpraznjene baterije v trgovini in ne doma, ko potrebuješ svetilko.

Tako vas bo MyLifeOrganized natančno opomnil v trgovini.

Izhod

Tega organizatorja lahko primerjamo z osebno tajnico, ki je nenehno z vami, popolnoma popravi vsa vprašanja vašega življenja in vas na vse pravočasno opomni.

V tem članku sem se osredotočil le na sedem najpomembnejših točk tega organizatorja zame. Prepričan sem, da boste, ko boste obvladali funkcionalnost tega programa, čim bolj učinkoviti in učinkoviti in ne boste nikoli ničesar pozabili.

Če nenadoma ne morete rešiti nobenih vprašanj glede načrtovanja z vašim rabljenim organizatorjem ali imate kakršne koli individualne zahteve za svoj planer, o tem napišite v komentarjih k temu članku.

Dokazal vam bom, da v tej smeri ni nič nemogoče!

Vso srečo in maksimalne rezultate.

moje življenje organizirano