20 učinkovitih tehnik upravljanja časa

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Organizirajte svoje življenje tako, da ne izgubljate niti minute.

1. Pravilo 1-3-5

Vaše delovne ure čez dan so omejene, pravilo 1-3-5 pa vam omogoča, da ga preživite najbolj pametno. Njegovo bistvo je naslednje: v enem dnevu lahko opravite samo eno veliko nalogo, tri srednje in pet majhnih. Vseh primerov je devet, nič več in nič manj. Pravilo bo pomagalo postopoma očistiti ruševine, pravočasno in brez pretiranega dela.

2. Pravilo treh

Za tiste, ki niso v skladu s številkami ali ne zmorejo devetih stvari na dan, je Chris Bailey, avtor knjige Moje produktivno leto, pripravil pravilo treh. Pravi, da je za produktivno delo dovolj, da vsak dan počnete tri najpomembnejše stvari.

Namesto da razpršite svojo energijo in pozornost na nekaj ducatov elementov na kontrolnem seznamu, izberite tri najpomembnejše naloge dneva in se osredotočite nanje. Naslednji dan izberite še tri in tako naprej. Tako boste ostali osredotočeni. Enako pravilo je mogoče uporabiti za določanje ciljev za teden, mesec ali leto.

3. Metoda 10 minut

Imate nalogo, ki je ne želite začeti? Recite si: "To bom naredil samo 10 minut, nato pa se bom šel malo spočiti." Najverjetneje vas bo v tem času vleklo v delo in se ne boste mogli več ustaviti.

4. Pomodoro

Ta sistem je izumil Francesco Cirillo, da bi si olajšal pripravo na izpite. Pomaga osredotočiti ljudi, ki se zlahka motijo. To je tudi dober način za nadzor, koliko časa porabite za določeno delo.

Tako deluje Pomodoro: vzamete časovnik in ga nastavite na 25 minut. Po tem se osredotočite na svoje delo. Ko 25 minut poteče, počivate 5 minut in nato vse ponovite. Po štirih ciklih boste imeli pol ure velik odmor.

5. Metoda 90/30

Metodo 90/30 uporabljajo pisatelj in bloger Tony Schwartz, soustanovitelj Bufferja Leo Widrich, literarni kritik Benjamin Che Kai Wai in podjetnik Thomas Oppong.

Njegovo bistvo je naslednje: trdo delate 90 minut, nato pol ure počivate in nato ponovite cikel. V tem primeru prvih 90 minut posvetite najpomembnejši nalogi, ki jo morate opraviti v dnevu, naslednje segmente pa posvetite manj pomembnim stvarem.

Glede na raziskavo The Enchanted World of Sleep, ki jo je izvedel specialist Yale Peretz Lafee, je 90 minut optimalen čas, da se oseba učinkovito osredotoči na eno nalogo. In pol ure je dovolj za popoln počitek, kar potrjuje raziskava Sleep and Wakefulness nevrofiziologa Nathana Kleitmana.

6. Metoda 52/17

To je zasebna različica prejšnje metode. Nič drugače, razen v številkah: delaš 52 minut, nato pa počivaš 17 minut. Glede na eksperiment The Rule of 52 and 17: It's Random, but it Ups Your Productivity, ki ga je izvedla služba za zaposlovanje Muse z aplikacijo DeskTime, vam ta časovna obdobja pomagajo ostati produktivni in se izogniti prekomernemu delu. Zato uporabite metodo 52/17, če menite, da nimate moči za delo 90 minut zapored.

7. Uživanje žab

Metodo je izumil motivacijski govornik Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs in avtor za samopomoč Brian Tracy. Za "žabe" pravi neprijetne in težke naloge, ki jih morate kljub nenaklonjenosti opraviti. Naredite eno stvar že od začetka dneva - pojejte žabo. In potem vam bo lažje: ta kamen boste vrgli z duše in si zagotovili dobro razpoloženje za cel dan.

8. Časovni bloki

Ena neprijetna stvar pri seznamih opravil je, da vam ne dajejo ideje o tem, koliko časa traja naloga. »Kupite kruh« in »Končaj poročilo« zasedata eno vrstico na seznamu, vendar sta ti nalogi neprimerljivi po zahtevnosti in pomembnosti.

Koledar je veliko boljši od seznama opravil: omogoča vizualni nadzor časa. Vidite velik blok in ugotovite, da naloga ni lahka. Zato preizkusite tehniko "časovnih blokov": postavite jih na koledar in vsakemu razporedite čas glede na zahtevnost naloge. In med opravljanjem te ali one naloge naj vas drugi ne motijo.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnosti, ki ga je izumil poslovni trener David Allen. Njegova glavna načela so naslednja:

1. Vsa svoja dejanja in ideje zapišite na eno mesto, tako imenovani Inbox.
2. Občasno razvrstite vsebino mape »Prejeto« tako, da določite prednost in določite čas opravil. Postavite beležke v mape glede na njihovo vsebino - "Delo", "Dom", "Nakupovanje" in tako naprej.
3. Izvedite revizije - zavrzite nepotrebne opombe, prečrtajte zaključene primere, premaknite gradivo, ki je izgubilo svoj pomen za arhiv.
4. Ko je vse načrtovano, nadaljujte z izvedbo. Naloge, ki jih je mogoče dokončati v nekaj minutah, rešite takoj. Druge je mogoče pooblastiti ali postaviti na koledar.

Vse podrobnosti GTD lahko izveste v našem vodniku.

10. ZTD

Leo Babauta, avtor bloga o produktivnosti Zenhabits, meni, da je GTD sistem Davida Allena zelo zapleten in zahteva preveč truda. Ponuja svoj sistem Zen to Done. Če ga želite slediti, morate razviti 10 preprostih navad.

1. Zberite vse podatke v mapi Prejeto.
2. Obdelajte vse zapise, ne da bi jih pustili na zadnji strani.
3. Načrtujte svoje glavne cilje za vsak dan in svoje največje cilje za teden.
4. Osredotočite se samo na eno stvar naenkrat, ne da bi razpršili svojo pozornost.
5. Ustvarite preproste, kratke sezname opravil.
6. Organizirajte svoje zapiske v kategorije glede na njihovo vsebino, tako kot v izvirnem GTD.
7. Redno pregledujte svoje zapiske in se znebite nepotrebnih stvari.
8. Poenostavite. Zmanjšajte seznam svojih nalog in ciljev, pišite kratko in jasno.
9. Če se želite vključiti v delo, ves čas vzdržujte določeno dnevno rutino.
10. Naredite, kar resnično želite.

11. Kanban

Japonska metoda produktivnosti, ki vam pomaga spremljati, kaj počnete, kaj ste že naredili in kaj morate storiti v prihodnosti. Kanban vizualno vizualizira potek dela.

Vzameš tablo z nalepkami (ali se prijaviš za upravitelja opravil, kot je Trello) in nanjo narišeš tri stolpce: Opraviti, Doing, Done. Nato zapišite svoje zadeve na samolepilne liste in jih postavite v ustrezen stolpec, odvisno od tega, kaj počnete in kaj ste že naredili.

12. Pravilo dveh minut

To pravilo je sestavni del GTD, vendar ga lahko uporabite tudi, če niste ljubitelj Allenove tehnike. Če naloga traja manj kot dve minuti, jo opravite takoj. Tako si razbremeniš možgane, ker se ti ni treba več spominjati tega primera.

13. Ničelo prejeto

Zero Inbox je izumil pisatelj in strokovnjak za performanse Merlin Mann in dobro deluje z GTD. Mann ga je uporabil za e-pošto, vendar lahko na enak način ravnate s primeri, dokumenti, zapiski in drugimi informacijami. Kot že ime pove, je cilj te tehnike ohraniti vaš nabiralnik prazen.

V prvotnem sistemu GTD je mapa Prejeto kopičila kopice vnosov. Morate si vzeti čas, da jih razvrstite, in v napolnjeni mapi Prejeto je enostavno spregledati nekaj pomembnega. Mann priporoča, da vsebino razstavite takoj, ko prispe. Odprete mapo »Prejeto« in se odločite, kaj boste storili z vsakim elementom: izbrisati, pooblastiti, odgovoriti, odložiti ali dokončati. Ne zaprite ga, dokler ne izvedete enega od navedenih dejanj z vsemi elementi.

Poleg tega vam bodo pri prihranili čas pomagali samodejni filtri v pošti, pametne mape in programi za razvrščanje dokumentov.

14. Sveže ali ocvrte

Fresh or Fried se prevaja kot "sveže ali ocvrto". To filozofijo je ustvarila blogerka Stephanie Lee. Ko se zjutraj zbudite, so po njenih besedah možgani »sveži«, ko pa dan napreduje, se »cvrejo«. To pomeni, da morate določiti čas svojega vrhunca produktivnosti in imeti čas, da v tem obdobju opravite vse najpomembnejše stvari v dnevu. Takole deluje.

1. Na koncu dneva, ko ste že utrujeni, si vzemite 15 minut, da ustvarite seznam opravil za jutri.
2. Najpomembnejše naloge premaknite na začetek dneva, v razdelek Sveže. Tja se pošljejo stvari, ki vam niso všeč - same "žabe". Opraviti jih je treba, dokler imate še moč.
3. Manj nujne, manj težke in bolj prijetne stvari gredo v razdelek Ocvrte - torej popoldne, odvisno od vašega urnika. Manj bodo obremenili vaše možgane.
4. Sledite svojemu seznamu naslednje jutro. Nato zvečer sestavite novo.

Stephanie priporoča FoF ljudem, ki vsak večer ugotovijo, da so popolnoma izčrpani, a niso imeli časa, čeprav so delali cel dan.

15. Metoda ledene gore

Ramita Sethi, avtorica I Will Teach You to Be Rich, uporablja to metodo za shranjevanje informacij za pozneje. Deluje tako: vsa e-poštna sporočila, zapiske, članke, sezname shranite na enem mestu – na primer v storitvi za beleženje, kot sta Evernote ali Notion, ali kot dokumente. Nato razporedite ta gradiva z oznakami, mapami in kategorijami – kot želite.

Preglejte te informacije vsakih 4-6 tednov in razmislite, ali jih je mogoče uporabiti v praksi. Če je nekaj neuporabno, ga zavrzite ali arhivirajte. To vam omogoča ustvarjanje lastne baze znanja.

16. Samodejno ostrenje

Samodejno ostrenje je izumil The Autofocus Time Management System, ki ga je izumil strokovnjak za zmogljivost Mark Forster. Ta sistem načrtovanja je primeren za ustvarjalne ljudi, ki težko sledijo GTD.

Vse svoje dejavnosti zapišite v zvezek brez reda. Nato preglejte seznam, izberite tiste, ki jih je treba opraviti čim prej, in jih razvrstite. Ko so nujne naloge rešene, nadaljujte s tistimi, ki so vam najbolj všeč. Če nečesa niste dokončali - premaknite na konec seznama, na to se boste vrnili pozneje. In te korake ponavljajte dan za dnem.

17. Eisenhowerjeva matrika

To shemo je ustvaril ameriški predsednik Dwight D. Eisenhower. Matrika ima štiri razdelke za naloge: Nenujne in nepomembne, Nujne, vendar ne pomembne, Pomembno in nenujne ter Nujne in pomembne. Razdelite svoje naloge na odseke in ugotovite, čemu porabite največ časa in katerim nalogam je treba posvetiti več pozornosti.

18. 4D metoda

4D je izumil Edward Ray, motivacijski pisatelj in svetovalec. Metoda je namenjena pomoči ljudem, ki se zgrozijo ob pogledu na svoj seznam opravil in ne vedo, kako pristopiti do vseh nabranih predmetov.

Ray trdi, da si morate zapomniti le štiri besede za črko D, in potem ne boste izgubili srca pred gorami dela. Tukaj so:

• Naredite – če vam je bila dodeljena naloga, je najbolje, da jo opravite zdaj in jo prečrtate s seznama.
• Pooblaščenec - ko ne morete ali nimate časa za izvedbo nečesa, imate pa relativno prostega pomočnika, nalogo prenesite nanj.
• Izbriši – nekatere stvari niso tako pomembne. Zavrzite jih tako, da jih trajno odstranite s seznama opravil. Če vam poskušajo naložiti nepotrebne odgovornosti, se naučite vljudno reči »ne«.
• Zamuda – če je naloga prevelika ali ne zahteva takojšnje izvedbe, jo je mogoče preložiti. Vsekakor pa ji morate postaviti jasne roke, sicer bo ostala mrtva teža.

Izberite opravilo, naredite eno 4D dejanje z njim in nato nadaljujte z naslednjim.

19. Čas

Običajno ljudje, ki poskušajo biti produktivni, spremljajo čas, ki ga porabijo za pomembne stvari, in popolnoma pozabijo upoštevati obdobja, v katerih počnejo neumnosti. Ta problem rešuje tehnika "Timing", ki jo je izumil strokovnjak na področju upravljanja s časom Gleb Arkhangelsky. Omogoča vam, da razumete, kje preživite svoj čas, nauči vas, da ste bolj pozorni na to, kar počnete, in manj motenj.

Vzemite zvezek in zapišite vsa svoja dejanja in koliko ste jih naredili, z natančnostjo 5-10 minut. Posnemite delovne trenutke, pogajanja, sestanke in celo čas, preživet na YouTubu in v igrah. Za to si vzemite nekaj tednov. Nato prelistajte zvezek, prepoznajte svoje »kronofage« na pogled in naredite zaključke. Morda morate gledati manj smešne videoposnetke ali porabiti manj časa za kavo, ali pa so vaš sovražnik telefonski klici.

20. Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss je guru produktivnosti, ki je pripravil svojo metodo organiziranja dela z dvema praviloma. Prvo je pravilo 80/20 ali Paretovo načelo, ki pravi, da lahko 80 % našega dela opravimo v 20 % časa. Preostalih 20% bo vzelo 80% časa. Drugi je Parkinsonov zakon: delo zapolni ves čas, ki mu je namenjen.

Posledica tega, pravi Ferriss, je, da vam ni treba več delati, da bi naredili vse – bolje se morate osredotočiti. Naj delate s polno predanostjo le 20 % delovnega časa, vendar lahko ponovite vse res pomembne stvari. Preostalih 80 % pa je lahko namenjenih preprosti rutini, tako da se lahko osredotočite na prednostne naloge in se izognete preobremenitvi.