Kako narediti, kar se vam je zdelo nemogoče

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Skrivnosti produktivnosti Scotta Hanselmana, enega najbolj znanih Microsoftovih programerjev.

Scott Hanselman ni le eden najbolj cenjenih Microsoftovih spletnih strokovnjakov na svetu. Je odličen govornik. Na svojem blogu, podcastu in videoposnetkih govori o pripomočkih, IT in osebni učinkovitosti. Evo, kaj Scott Hanselman meni o produktivnosti.

Ne bojte se narediti napak

»Včasih je koristno narediti zmoto. Ne bojte se prebiti gozda, «je celo čudno slišati ta nasvet od tako super učinkovite osebe, kot je Hanselman. Na vrhuncu svoje kariere se zdi, da je pravočasno za vse: bloganje in Twitter, snemanje podcastov, redno nastopanje na konferencah. V zadnjih letih je soavtor več kot pol ducata knjig. Kljub temu, da ima ženo in dva otroka.

Kako mu to uspe? Odgovor ne zanima samo vas. Mnogi so zmedeni: »Scott, zakaj tako burna dejavnost? Ali sploh spiš?" Hanselman odgovori: »Ker moram plesati! Kadar koli začnem razmišljati, da bi moral nehati, se spomnim tega mema in tega navdihnjenega fanta."

»Manj ko narediš, več lahko narediš. To je tipičen zakon o skaliranju, «pravi Hanselman. Skaliranje spreminja vaše meje s spreminjanjem pristopa k produktivnosti.

Hanselman je v 42-minutnem pogovoru razkril svoje skrivnosti produktivnosti. Vsi njegovi nasveti, od pravila ene črke do iskanja lastnega Roberta Scobla, so izvedljivi.

Po njegovem mnenju je preprosto prilagodil produktivne tehnike Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveyja (""), JD Meierja (Getting Results the Agile Way), Francesca Cirilla (Tehnika Pomodoro) in Katie Sierra.

Sledi povzetek Hanselmanovega govora GOTO 2012 in povzetek njegove predstavitve na Webstocku 2014.

Poiščite opozorilne znake za nevarnost

Ni bilo vedno težko ostati osredotočen. Internet ni bil vedno poln na stotine strani sveže, še ne prebrane vsebine. Pretok informacij, ki vas je motil, ni bil vedno stalen. Hanselman se spominja, da je bilo vse znanje, ki ga je potreboval, vsebovano v dveh knjigah, ko se je šele učil programirati.

Scott Hanselman

Na internetu nastajajo eksabajti informacij, od tega polovica smeti. Motnje požrejo tretjino dneva. Preobremenjeni smo, a si rečemo, da zmoremo vse, le delati moramo pozno.

Ustavi se! To je opozorilni znak za nevarnost. Če se ujamete, da mislite, da morate ostati pozno, da dohitite svoj urnik, imate težavo. Velik problem in rešitev ni tako preprosta kot "Upam, da bom počistil vse naloge na svojem seznamu opravil."

"Upanje ni načrt," pravi Hanselman. "Upanje čaka, ko greste s tokom."

Razumeti razliko med produktivnostjo in učinkovitostjo

Kaj torej storite, ko vidite znak, ki opozarja na nevarnost? Hanselman ima rešitev. Toda preden jo razkrije, Scott definira in nasprotuje produktivnosti in učinkovitosti.

• Produktivnost pomeni doseganje cilja. Pomembno je, da se odločite, kaj storiti. Produktivnost je izbira pravih ciljev in ciljev ter njihovo doseganje.
• Učinkovitost pomeni dokončanje nalog na najbolj ergonomski, procesno usmerjen način.

Scott Hanselman

Produktivnost pomeni početje prave stvari. Učinkovitost je delati stvari pravilno. Z drugimi besedami, produktivnost pomeni izbiro smeri, učinkovitost pa pomeni hiter tek v tej smeri.

Ko boste razumeli, da sta to dve različni stvari, boste razumeli, kako močna orodja sta.

Določite, kaj pomeni delo

Hanselman se osredotoča tudi na trojnost opisanega koncepta »dela«.

1. Vnaprej določeno delo je tisto, ki je načrtovano vnaprej.
2. Delo, ki se pojavi, je tisto, ki vas odvrne od načrta.
3. Določeno delo je, ko se usedete in razmislite, kaj morate narediti.

Po Hanselmanu je treba tretji točki posvetiti več časa. Kako pogosto si v urniku vzamete eno uro, da dobro premislite, kaj narediti naprej? Namesto tega ob pogledu na seznam opravil paničimo, preoblikujemo seznam opravil v upanju, da bomo zakrpali luknje. A v resnici seznam le raste iz tega.

Vzemite si čas za razmišljanje o naslednjem delu. Za profesionalce to v povprečju ne traja več kot eno uro na dan.

Naredi, Vrzi, Delegiraj, Odloži

Hanselman izpostavlja še eno Allenovo tehniko iz njegove znamenite Getting Things Done: Do, Drop, Delegate ali Procrastinate.

To je odlična rešitev za e-pošto. Naredite opravilo iz e-pošte, če traja minuto in je načrtovano. V nasprotnem primeru ga opustite, pooblastite ali preložite – naredite to pozneje ali prenesite na nekoga drugega.

“Ne bojte se prebiti gozda” zveni nenaravno. Pravzaprav vam ta pristop omogoča, da se bolje osredotočite na delo kot na situacijo, ko breme odgovornosti trajno pritiska na psiho.

Težko je reči ne. Toda občutek krivde, povezan z besedo "da", je veliko hujši kot nelagodje ob odrekanju. Povsod, vključno z internetom, lahko nadzirate in razvrščate svoje tokove podatkov.

Za filtriranje informacij in načrtovanje stvari, Hanselman priporoča matriko za upravljanje časa.

	Nujno	Ni nujno
Pomembno	jaz Kritične situacije. Nujne težave. Projekti in naloge z rokom.	II Vzpostavljanje povezav. Iščite nove priložnosti. Načrtovanje. Obnova sil.
Nepomembno	III Tuji pogovori in telefonski klici. Nekakšna korespondenca. Nekaj sestankov. Rutinske zadeve.	IV Malenkosti, ki zapravljajo čas. Korespondenca. Telefonski klici. Brezčasna zabava.

Kadar je nekaj hkrati nujno in pomembno, na primer žena rojeva ali se pojavi napad slepiča, morate ukrepati bliskovito. Če zadeva ni nujna in nepomembna, je bolje, da je sploh ne počnete. In, žal, pogosto izgubljamo čas za stvari, ki so nujne, a nepomembne. Nujno ukrepanje je za mnoge od nas slaba navada.

Razumeti e-pošto

Scott Hanselman vsak dan prejme na stotine e-poštnih sporočil in deli svoj pristop do Inboxa.

Uporabite pravilo ene črke

Sprememba nastavitev za dohodna pisma korenito spremeni pristop k delu z e-pošto. Ustvarite mapo za pisma, v kateri ste v kopiji, in ločeno mapo za sporočila, kjer ste edini prejemnik. Črke, ki sodijo v prvo mapo, so a priori nepomembne.

Kaj pa, če vam šef pošlje kopijo naloge in nato vpraša: "Zakaj nisi opravil moje naloge?" Odgovor je preprost: "Bil sem v kopiji, mislil sem, da me samo obveščaš." Šef tega nikoli več ne bi storil.

Kot arhitekt skupnosti pri Microsoftu Hanselman uporablja drugo mapo v svojem nabiralniku, zunanjo. »To so ljudje, ki ne delajo v podjetju, so pa zame pomembni. Odgovorim na vsa njihova e-poštna sporočila, «je pojasnil Scott.

Ne preverjajte pošte zjutraj ali zvečer

Preprosto je: zjutraj ste odgovorili na pismo, prejeli takojšen odgovor, ponovno odgovorili … Posledično lahko korespondenca, za katero ste nameravali porabiti manj kot eno uro, traja pol dneva.

Scott Hanselman

Preverjanje pošte zjutraj je kot potovanje v času. 9:00 - vstani, preveri pošto. Zbudili smo se – večerja je že, čas je, da gremo na malico. In zdaj je ura že 14:30, čas je za delo … Kako se je to zgodilo? Pravkar ste zjutraj odprli e-poštni odjemalec.

Poleg tega z odgovarjanjem na e-pošto zjutraj (ali zvečer) ljudi navadite na ta čas. Z enkratnim odgovorom na e-poštno sporočilo ob 2. uri zjutraj ste si ustvarili sloves pisanja e-pošte ob 2. uri zjutraj in pokazali svojo navado nujnosti.

Opoldne preverite svojo pošto glede na vašo dnevno rutino in bodite presenečeni, koliko lahko naredite v enem dnevu.

Poiščite svojega Roberta Scobla

Ne bi smeli vsake toliko časa preverjati svoje pošte, ker se bojite, da bi kaj zamudili. »Ponavadi imam prazen nabiralnik, a ko sem na dopustu, je morda 500 e-poštnih sporočil,« pojasnjuje Hanselman.

Na konferencah lahko pogosto vidite govorce, ki bodo, ko so komaj končali svoj govor, bolj verjetno stekli do svojega prenosnika, da bi pogledali v svoj e-poštni račun. Človek dobi vtis, da je njihova naloga pravočasno brisanje črk.

Za izkoreninjenje te navade Hanselman svetuje uporabo tako imenovanih zaupanja vrednih agregatorjev. To so kolegi, ki so vedno seznanjeni s trenutnim stanjem. Pri Microsoftu je bil to Robert Scoble.

Scott Hanselman

Naročen sem bil na tisoče blogov. Ampak zakaj? Kdo je najboljši bralec blogov na svetu? Robert Scoble! Zase sem se odločil: nisem Scoble, branje toliko blogov je nenaravno. In veš kaj sem naredil? Začel sem brati njegov blog. Od tisoče blogov, ki sem jih spremljal, sem jih pustil pet, ki mi služijo kot zbiralnik novic. To je enako, kot če gledate vse informativne oddaje čez dan ali samo gledate končni program zvečer.

Poiščite svojega "zaupanja vrednega agregatorja" v podjetju. Če želite to narediti, se preprosto vprašajte, kdo je oseba, ki se vedno zaveda, kaj se dogaja in bo to z veseljem delila z vami?

Ostanite v toku

Karkoli pomembnega se dogaja na svetu in v vašem življenju, boste zagotovo vedeli za to. Če se zgodi naslednji 11. september, boste obveščeni.

Zato poskusite kot v kokonu. Ne pustite, da vaša pozornost odteče tako, da v Gmailu ves čas pritiskate Alt + Tab.

Shranite pritiske na tipke

Po zgledu novinarja in Microsoftovega evangelista Johna Adelle Hanselman poziva k »varčevanju s tipkovnicami«. Naslednji primer bo razložil, kaj to pomeni.

Scott Hanselman

Če mi Brian pošlje pismo z res zanimivim vprašanjem o ASP. NET in odgovorim dolgo in navdihnjeno (pet odstavkov s primeri kode itd.), potem mu ne dam le podrobnega pisnega odgovora, ki je rešil njegovo težavo., dam mu 10 tisoč njihovih pritiskov na tipke. A življenje je kratko, število takšnih klikov je omejeno – nikoli jih ne bom dobil nazaj, samo Brianu sem jih dal. Hkrati pa niti ne vem, ali bo prebral moje sporočilo. Kako potem biti? Kako ne porabiti, ampak pomnožiti pritiske na tipke? Pišem objavo na blogu in Brianu pošiljam povezavo. Potem se bodo moji kliki množili tudi potem, ko bom umrl – kadar koli si bo kdo ogledal mojo stran spletnega dnevnika.

Napišite kratke črke: tri do štiri stavke. Vse, kar je več, mora biti na spletnem dnevniku, Wikipediji, pogostih vprašanjih, bazi znanja ali katerem koli drugem dokumentu. E-pošta ni prostor za shranjevanje znanja; vaši pritiski na tipke tam umirajo.

Razumeti mapo »Prejeto« v svojem življenju

Razvrščanje pomeni ločevanje, presejanje ali izločanje nečesa.

Neprekinjen tok informacij ne gre samo v vašo e-pošto, ampak tudi v pogojno mapo »Prejeto« v vašem življenju. Obvestila o sporočilih na družbenih omrežjih, o izidu nove epizode vaše najljubše TV serije in podobno - vsem tem majhnim dogodkom posvetimo čas. To pomeni, da jih je treba tudi razvrstiti.

Hanselman ponuja nekoliko grozljivo analogijo: na parkirišču je prišlo do izrednih razmer, veliko ljudi je bilo poškodovanih. Moramo ukrepati! Vaša naloga je, da vsakemu nataknete nalepko: mrtev ali živ in kako je treba z njimi ravnati. Z Inboxom smo v življenju vedno humani: bolniku z rakom nataknemo povoje, nekdo drug pa bo kmalu izgubil roko. Delamo stvari, ki izgubljajo čas, a nimajo vrednosti.

Razvrstite tokove informacijskega hrupa (Twitter, Facebook, e-pošta, SMS, instant messengerji itd.) glede na vrednost. Če je mogoče nekaj varno zavreči, to storite.

Znebite se nepotrebnega duševnega stresa

Predstavljajte si, da se naročite na Netflix in ste veseli, da lahko gledate drugo sezono House of Cards, kadar koli želite. Na primer, nocoj, potem ko ste otroke spravili v posteljo.

Resnica je, ko ste se prijavili, ste opustili proaktivno vedenje. Ne odločate se več, kaj in kdaj boste storili. Potiski in različne naročnine vas podvržejo zunanjim okoliščinam in vas prisilijo v izvajanje nalog od zunaj. Je kakšna nova epizoda? Morate gledati - ne izgine ista naročnina!

Vse to pritiska na psiho. Nosite nepotrebno duševno breme, ki vam zamaši um in ovira produktivnost.

Pustite petek za premislek

Ko razmišljate o prihodnjih stvareh, si vedno zastavite vprašanje: Katere tri stvari lahko storim danes, katere ta teden in katere letos? To je tako imenovano pravilo treh. Hanselman ga je dobil od svojega kolega programskega vodje Microsofta Jaya Deeja Meierja.

Napišite tri naloge za danes, za teden in za leto.

V ponedeljek, na začetku novega tedna, boste imeli jasno predstavo o prihajajočih dneh. V petek bi se morali ustaviti, ozreti nazaj na pretekli delovni teden in razmisliti. Vprašajte se: »Ali je bil teden uspešen? Ali bi lahko naredil kaj drugače? Kaj lahko spremenim? Pomembno je, da vsak dan končate brez občutka krivde zaradi izgubljenega časa.

Preizkusite tehniko Pomodoro

To tehniko upravljanja s časom je predlagal Francesco Cirillo v poznih osemdesetih letih. Bistvo je, da se 25 minut osredotočite na nalogo in nato vzamete kratek odmor.

Hanselman priporoča to tehniko. Hkrati svetuje, da v 25 minutah sledite vsem motnjam, ki so se vam pojavile. V beležnici označite, ko pomislite na tujca (notranja motnja) ali vas je nekdo, na primer kolega, zmotil (zunanji dejavniki).

Najprej boste imeli približno šest motenj, nato eno, nato pa izginejo. Posledično boste svojo produktivnost merili s številom opravljenih "paradižnikov" na dan.

Zavedajte se, da je zaposlenost oblika lenobe

Timothy Ferriss

Biti zaposlen je oblika lenobe, lenega razmišljanja in promiskuitetnih dejanj.

Zaseden, produktiven. Nekateri noro zaposleni ljudje bodo presenečeni, a biti ustvarjalen in nekaj ustvariti je nasprotje zgolj druženja.

Hanselman navaja naslednji primer: oseba aktivno "tvita" - zdi se, da je zelo zaposlena, nato pa izgine za en mesec, ko se pojavi res pomemben projekt. Ko ste zaposleni, preprosto ni časa za Twitter in druge neumnosti.

Vzemite to za samoumevno: večopravilnost je mit

Po Hanselmanu je optimalno število nalog naenkrat ena. Če mislite, da lahko opravljate več nalog hkrati, se motite.

- gre samo za preklapljanje med nalogami, kar zahteva spremembo konteksta. Naj razložimo s primerom. Se vam je že kdaj zgodilo, da nekaj delate in nenadoma zazvoni telefon? jezen si. To je tvoj oče, a si še vedno jezen, ker te pokliče v službo ob treh popoldne, ko si popolnoma osredotočen. Dvignete telefon in rečete nekaj takega, kot je "Oprosti, ampak zdi se, da delam tukaj …" Nato ste žalostni še 10-15 minut. Potem se morate vrniti na delo: "Kaj sem torej tam razmišljal?"

Preklapljanje konteksta ne deluje. Vendar pa je sprejemljiva večopravilnost. Stvari, ki jih lahko počnete hkrati:

1. Hodite in žvečite gumi.
2. Vadite in poslušajte podcaste.
3. Vozite in poslušajte glasovno pošto.
4. Peljite se v službo in beri (v javnem prevozu).
5. Pelji se v službo in razmišljaj.
6. Dobro izkoristite izpad.

Znebite se duševnega hrupa

Christopher Hawkins

Če mi nekaj ne pomaga zaslužiti, na nek način ne izboljša mojega življenja, je to duševni hrup, ki ga je treba odstraniti.

Hanselman svetuje, da spremenite prvi del tega citata Christopherja Hawkinsa."Če mi to ne pomaga razširiti mojega poslovanja (odplačevanje hipoteke, preživljanje časa z družino - nadomestite tisto, kar je vaš glavni cilj), je to duševni hrup."

Za Scotta je ta prioriteta družina: "Vse, kar počnem, vsako odločitev, ki jo sprejmem, je, da se hitro vrnem domov k otrokom."

Domača naloga

Hanselmanov govor se konča z naslednjo domačo nalogo:

1. Razvrstite svoje tokove informacij.
2. Načrtujte delovne šprinte.
3. Odpravite motnje.
4. Razmislite: ste učinkoviti ali produktivni pri delu s svojim življenjskim nabiralnikom?
5. Upoštevajte svoj osebni seznam orodij.

Upoštevajte, da Hanselman ni rekel niti besede o Evernoteu ali drugih sistemih. "Lahko porabite več časa za branje knjig o produktivnosti in gradnjo sistema, čeprav je morda vse, kar potrebujete, seznam opravil." Morda morate le razumeti razliko med tem, ko ste »zasedeni« in ko opravljate želeno delo.