Kako bolje izkoristiti sistem GTD

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Pisatelj in bloger Leo Babauta razlaga, kako še naprej načrtovati in se znebiti vsega, kar vam preprečuje, da bi bili produktivni.

Zakaj je ta sistem potreben

Getting Things Done (GTD) je dobro znan sistem za dokončanje stvari Davida Allena. Ko ga uporabljate, se absolutno vse dohodne informacije zabeležijo in razdelijo na sezname. Cilj je narediti stvari tako, da porabite več časa za tisto, kar je resnično pomembno.

S sistemom GTD lahko dosežete zelo velik uspeh. Tukaj je le nekaj izmed njih:

• Obvladate veliko nalog.
• Postanete bolj samozavestni vase.
• Manj odlašate in ste manj raztreseni.
• Bolj ti zaupajo: drugi vedo, da vedno vse pripelješ do konca.
• Pogosteje ste povabljeni na delo, ker se zahteva trden pristop k poslovanju.
• Spreminjaš se na bolje – spoznaš, kaj ti je res pomembno, postaneš radoveden, začneš se učiti, graditi močne odnose z ljudmi in se znebiti starih vzorcev dojemanja, ki te ovirajo.
• Zaslužite več.
• Sposobni ste ustvariti uspešen startup ali zgraditi odlično podjetje.
• Svoje ideje lahko delite – v knjigi, blogu ali predavanju.

Toda da bi dosegli vse te prednosti, morate razumeti, kako učinkovito uporabljati sistem in ugotoviti, kaj ga preprečuje. Leo Babauta, pisatelj in avtor priljubljenega bloga Zen Habits, pojasnjuje, kaj morate storiti za to.

Kako učinkoviteje uporabljati sistem GTD

Ugotovite, kaj vam preprečuje, da bi bili produktivni

Navada odlašanja. Oklevate s pristopom k nalogi zaradi njene zapletenosti: ali menite, da ji ne boste kos, ali pa je sploh niste razumeli. To je odlašanje.

Navada odvračanja pozornosti. Uspelo vam je začeti, a takoj preklopite na drugo nalogo. Vsi enaki dvomi in negotovosti vas nagibajo k temu, da jo odložite v korist lažje vadbe ali pa začnete ubijati čas. To stalno preklapljanje vodi do izgube koncentracije. Hkrati je videti, da boste neskončno zaposleni.

Perfekcionizem. Dolgo se ne moreš lotiti dela, saj zdaj ni pravi čas za to. Ali pa ste odložili dokončanje, ker ni bilo popolno.

Na primer, želite začeti blog, pa ga ne, saj dokler ne najdete popolne platforme in teme zanj, nimate dovolj prostega časa in še vedno nimate seznama odličnih idej. Ali pa ste napisali članek in ga ne objavite, ker je treba material še dodelati – pravzaprav si preprosto ne upate.

Okolje. Ljudje vam motijo načrte, ne naredite ničesar pravočasno, vse zakomplicirate, pokvarite, se pritožujete in jezite. In če se zanašaš na druge ljudi, je včasih težko doseči svoje cilje. Pogosteje kot ne, je to le izgovor zase.

Odvračanja pozornosti. To so ljudje, kakršni koli dogodki, težave. Motijo vaše delo. Nekaj lahko nadzorujete, nekaj ne morete.

Utrujenost. Ste utrujeni, lačni, izčrpani, zmedeni ali dolgčas. Težave, kot so te, ovirajo koncentracijo in opravljanje stvari.

V tem primeru se morate samo napolniti: zadremati, sprehoditi se, meditirati.

Ali pa se lotite nalog, ki ne zahtevajo veliko energije: razvrstite pošto, opravite administrativno rutino. Če že dolgo opazite utrujenost, preglejte svojo prehrano in spanje.

Strahovi, dvomi, občutki nemoči in dvoma vase. So v središču večine zgoraj omenjenih ovir.

Ugotovite, kaj vam manjka za učinkovitejše delo

Izbrane točke bodo rešitev za zgoraj omenjene težave.

Sposobnost določanja prioritet. Uspeh lahko dosežete, če večino svojega časa posvetite pomembnim nalogam. Ko ste zaposleni z nepomembnimi dejavnostmi ali nenehno preklapljate med dejavnostmi, ste manj učinkoviti. Izbrati morate en pomemben problem in se osredotočiti samo nanj.

Postopoma se boste naučili prepoznati, katere naloge in projekti so za vas zelo pomembni. Ali je bolj pomembno odgovoriti na sporočila kot napisati članek? Kaj je bolj koristno za vašo kariero, srečo, zdravje?

Sposobnost pravilnega začetka poslovanja. Prav nagnjenost k odlašanju je ena najpogostejših in bolečih težav, ki ovirajo doseganje cilja. Zato je najpomembnejša stvar pri dokončanju nalog, da začnete.

Osredotočite se na prvi, najmanjši korak. Čim manjše. Ustvarite okolje, ki olajša začetek. Ko je na primer Leo sam želel razviti navado teka, se je osredotočil le na to, da si je obul superge in odšel iz hiše.

Sprint delo. Ta pristop vam pomaga pri soočanju z večopravilnostjo in motnjami. Ta tehnika se imenuje tudi Pomodoro. Temelji na razdelitvi dela na kratke intervale po 15-25 minut (šprinti), med katerimi se morate osredotočiti samo na eno nalogo, ne da bi vas motilo kaj drugega.

Sledi kratek odmor, po katerem začnete nov šprint. Če še nikoli niste uporabljali te metode, lahko uredite nekaj takšnih delovnih segmentov na dan in po enem tednu začnite postopoma povečevati njihovo število.

Upravljanje seznama opravil. Pomaga pri koncentraciji in obvladovanju vsega načrtovanega. Toda poskusite ne komplicirati preveč. Poiščite preprost program za načrtovanje, napišite vse, kar morate narediti v bližnji prihodnosti, in vsak dan izberite, na katere naloge se boste osredotočili danes.

Načrtujte tri pomembne in tri manjše naloge za dan – ta številka se lahko spremeni glede na dolžino vašega delovnega dne, zahtevnost nalog in hitrost njihovega dokončanja.

Sposobnost sprejemanja napak. Perfekcionizem ovira, da bi stvari naredili. Zato ne skrbite toliko za popolnost svojega dela, kot za njegovo dokončanje. Držite se pravila »ušnega prvega osnutka« pisateljice Ann Lamotte.

Prepričana je, da je edini način, da začneš dobro pisati (in da to sploh začneš) skicirati šibek in neuporaben osnutek. Čez nekaj časa se boste vrnili k rezultatu in ga polirali.

Delo v načinu negotovosti. Strahovi in težave vas bodo pogosto preganjali. Zato se je zelo koristno naučiti delati v stanju te negotovosti: obdržati se pod nadzorom, se ne skrivati pred nalogami in notranjimi izkušnjami in se ne pritoževati.

Če želite to narediti, vsakič, ko opazite kaj takega za seboj, odložite vse in poskusite začutiti svoje stanje. Sprejmi. Bodite pozorni na svoje fizične občutke. Prepričajte se, da sta negotovost in nelagodje v redu. Naučite se ceniti trenutke takšne, kot so.

Sposobnost videti veliko sliko. Eno je biti popolnoma osredotočen na eno samo nalogo, povsem drugo pa je videti situacijo kot celoto. Splošno analizo situacije je treba opraviti zjutraj in zvečer, pa tudi nekajkrat čez dan - v primeru, da morate prilagoditi akcijski načrt.

Vsi smo včasih raztreseni, prekinjeni in soočeni z nepredvidenimi težavami. Če želite ostati produktivni, se morate naučiti spreminjati fokus, ko je to potrebno.

Sposobnost biti odgovoren. Prvič, to pomeni, da ne krivite drugih ljudi za vse težave, s katerimi se soočate na poti do cilja. Prevzemite polno odgovornost za svoj del dela.

Bodite vodja – pokažite pobudo, sledite uspehu celotne ekipe, tudi če ste v njej preprost podrejeni.

Odprta komunikacija. Takšne, da vsak jasno razume svoje odgovornosti in meje ter posledice neupoštevanja. To bo pomagalo ustvariti strukturo, v kateri bodo lahko vsi vpleteni delali lažje in učinkoviteje. Poskusite z ljudmi ravnati iskreno in pozitivno, kljub vsem njihovim pomanjkljivostim.

Sposobnost načrtovanja. Obilica nalog v dnevniku nikakor ne pripomore k doseganju cilja. Namesto tega je najbolje, da sestavite minimalen seznam, tako da odgovorite na preprosta vprašanja. Kako začeti dan za dokončanje pomembnih nalog? Kako teči šprinte, da te nihče ne zmoti? Za kaj morate prevzeti odgovornost? Kdaj se splača prevzeti pošto? Ob kateri uri naj načrtujem sestanke? Kako boste ocenili svoj dan?

Odgovori vam bodo pomagali načrtovati svoj dan. Ne stremi k temu, da bi bilo popolno. Z analizo dogajanja boste sčasoma našli najboljšo možnost.

Kje začeti izboljšati

Naredite preprost načrt. Sploh ni treba poskušati obvladati vseh manjkajočih veščin naenkrat. Za začetek se je najbolje osredotočiti na prve štiri, ki jih boste vadili vsak dan:

• Določanje prioritet in nalog za dan.
• Sprint delo.
• Meditacija – ko čutite strah, negotovost ali negotovost.
• Analiza ob koncu dneva in revizija načrta.

Upoštevajte, kaj boste storili in kako. Nastali načrt pokažite nekomu, ki ga poznate, in mu poročajte vsak dan teden dni. Vsak teden obljubite, da boste delili svoje uspehe, izzive in kako se boste pripravili na začetek novega sedemdnevnega obdobja.

Vsak večer si vzemite 10 minut, da preverite, kako je potekal vaš dan in ali ste izpolnili vse točke svojega načrta. Zapišite, kaj se je zgodilo, kaj je preprečilo, kako lahko pospešite gibanje naprej.

Sčasoma vam bodo šprinti, meditacija in druge veščine postali lažji. Nato se začnite učiti novih in učinkovitih pristopov, ko postopoma izboljšujete svoj sistem. Glavna stvar je, da se spomnite na vadbo.