Kako učinkovito uporabiti GTD sistem v življenju

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Načrt po korakih, po katerem lahko preprosto implementirate to tehniko produktivnosti v svoje življenje, določite prioritete in vedno lahko najdete čas za pomembne stvari.

To gradivo je nadaljevanje članka "". Najprej se je vredno seznaniti z njim, saj so številni uporabljeni koncepti tam podrobno razloženi.

Ta članek je vodnik po korakih, kako uporabiti GTD v resničnem življenju. Pri pisanju sem se držal naslednjih načel:

• Vsestranskost. Tukaj opisane ideje so univerzalne in z njihovo pomočjo bo vsak zase zgradil GTD sistem, ki bo deloval točno s storitvami, ki jih je vajen.
• Preprostost. Sistem mora biti intuitivno enostaven za uporabo. Za vnos in obdelavo informacij ter načrtovanje naslednjih korakov je treba porabiti najmanj časa in energije. Le tako bo sistem deloval na dolgi rok in tudi po dolgih premorih: na primer, če greste na dopust za en mesec, potem boste ob vrnitvi lahko obnovili svoj pristop k vodenju poslovanja.
• Zanesljivost. Najpomembneje je, da ste prepričani v svoj sistem, namreč, da ne boste pozabili ničesar načrtovanega, saj boste ob pravem času videli opomnik.
• Osredotočenost na tisto, kar je pomembno. Sistem bi vam moral pomagati, da se osredotočite tako na to, kar počnete v tem trenutku, kot na tiste stvari, ki so pomembne na dolgi rok.
• Užitek. Sistem upravljanja zadev in nalog vam mora prinesti zadovoljstvo. Na primer, ko po napornem delovnem dnevu ležite na kavču s telefonom v rokah, prekrižate opravljene naloge s seznama in od tega dobite pravi užitek. Še posebej, če je to še vedno vidno z rastjo vašega grafa produktivnosti.

5 glavnih stopenj sistema GTD

Faza 1. Zbiranje informacij

Zbrati je treba absolutno vse primere, tudi najmanjše, potem bo naša zavest čista in bomo delovali čim bolj produktivno.

Zato standardni seznami opravil ne delujejo, saj večina ljudi pogosto beleži le najpomembnejše stvari, na stotine opravil, ki niso tako pomembni, pa se sploh ne upoštevajo. Toda prav tako majhne naloge, ki redno opozarjajo nase, porabijo pomemben del možganskih virov in ustvarjajo dodatne izkušnje, ki vodijo v utrujenost in stres.

Eno od pomembnih načel sistema GTD je, da vse naloge popolnoma razbremeniš iz glave in jih postaviš v zanesljiv sistem, ki vam bo pomagal, da se boste ob pravem času spomnili pomembnih stvari.

Upoštevati morate tudi, da mora obstajati minimalno število košaric za zbiranje vhodnih informacij. V idealnem primeru ena. Potem bo z njim najlažje ravnati.

Faza 2. Obdelava informacij

Na tej stopnji obdelamo informacije, ki so v naši mapi Prejeto.

Obstajajo tri možnosti, kako lahko nadaljujemo na tej stopnji:

• Označite nalogo kot "Dejanje", navedite naslednji korak za njegovo dokončanje in rok. Določanje roka lahko preskočite, če še nimate jasnega razumevanja, kdaj morate dokončati nalogo.
• Podatke premaknite v »Imenik«, če vam z njim ni treba storiti ničesar, vendar vam bodo morda koristili v prihodnosti.
• Izbrišite podatke in ugotovite, da so "Smetnjak": to pomeni, da vam z njimi ni treba storiti ničesar in v prihodnosti ne bodo uporabni.

Faza 3. Organizacija dejavnosti

Vsa dejanja gredo skozi naslednji tok.

Filter 1 - "Izrezek"

Postavite si vprašanje: ali naj res naredim to dejanje? Če ste v dvomih, ga izbrišite.

Filter 2 - "Delegacija"

Zastavite si vprašanje: če je to treba storiti, ali moram to res storiti osebno? Če ne, delegiramo in navedemo odgovorno osebo, končni rezultat, vmesne faze kontrole (vozlišča) in rok.

Če želite dejanje izvesti vi, pojdite na naslednji filter.

Filter 3 - "Dejanje"

Postavite si vprašanje: ali bo to dejanje trajalo več kot 2-5 minut? Če ne, naredite to zdaj in osvobodite glavo. Če je odgovor pritrdilen, se registrirajte.

Dejanja v sistemu so lahko naslednjih vrst.

"Naslednja dejanja" - preprosta opravila, ki so sestavljena iz enega dejanja (pokliči, piši, pojdi itd.). Akcija "Zamenjaj zimske gume na kolesih" bo na primer sestavljena iz naslednjih preprostih dejanj: pokličite in se prijavite na avtoservis, določite uro v koledarju in se ob pravem času pripeljete do avtoservisa.

Takšna dejanja je primerno zbrati v sezname glede na kraj in okoliščine (kontekstualni seznami). To bi lahko bil seznam V trgovini, kjer navedete vse, kar morate kupiti, ko ste v trgovini, ali seznam In the Chair, kjer dodate stvari in opravila, ki jih lahko opravite zvečer po službi na svojem najljubšem stolu.. Ali pa seznam "šefovih vprašanj", kamor zapišete vsa vprašanja, ki jih imate za svojega šefa, da jih nato rešite naenkrat.

Običajno vsa taka dejanja beležim bodisi v "Google Koledar" (sestanki in dogodki) ali v Todoist, storitev v oblaku, kjer je priročno organizirati opravila.

"Projekti" - naloge, ki zahtevajo več kot en korak za dokončanje. Če želite projekt zagnati, morate opisati prve korake za njegovo izvedbo in pustiti opomnik na to v zanesljivem sistemu. Posledično se projekt spremeni v verigo preprostih dejanj, od katerih lahko vsako izvedete v naslednjih petih minutah in dobite rezultat.

Projekte objavljam na karticah Trello. Kartica je idealen zabojnik za projekte, kjer lahko postavite:

• opis in namen projekta;
• povezave do drugih dokumentov o projektu;
• imena odgovornih;
• rok;
• kontrolni seznami z naslednjimi koraki;
• pripombe na projekt;
• potrebne datoteke in tako naprej.

Zamujena dejanja … Če ne moremo načrtovati naslednjih akcij brez dodatnih dogodkov ali informacij (na primer čakamo, da prijatelj pošlje telefonsko številko avtoservisa, kjer je mogoče donosno zamenjati pnevmatike), takšne akcije uvrstimo v »Preloženo«. seznam. Po želji lahko nastavite opomnik, da nekaj preverite.

Takšne sezname opravil je mogoče strukturirati tudi kot kontekstne sezname. Na primer, naredite seznam z nalogami, ki ste jih dodelili svojemu pomočniku.

Seznam "Nekega dne" vsebuje naloge, ki trenutno ne zahtevajo aktivnega delovanja, a bi jih radi uresničili v prihodnosti.

Lahko je:

• knjige, video treningi in tečaji, ki jih želite kupiti;
• uporabne veščine, ki jih želite obvladati;
• kraji, ki jih želite obiskati;
• stvari, ki jih želite kupiti.

Občasno si morate ogledati ta seznam, si zapisovati in jih spremeniti v cilje, za dosego katerih si boste prizadevali.

Faza 4. Redni pregled

Za delovanje sistema je treba redno pregledovati glavne naloge in projekte, da izbrišemo tiste, ki niso več relevantni, nove pa razvrstimo po prioritetah in jih pošljemo v delo.

Če želite, da bo pregled redno, upoštevajte te nasvete:

• V urniku za pregled pustite 30-60 minut (sprva bo dovolj enkrat na teden).
• Naredite kontrolni seznam ali načrt za takšen pregled, kjer je zapisano zaporedje, kaj sledi za čim. Ta načrt ne bi smel biti preveč zapleten in pregled vam ne bi smel vzeti predolgo ali pa ga preprosto ne boste izvajali redno.

Spodaj je primer mojega kontrolnega seznama tedenskega pregleda. Naredil sem ga v obliki goljufije z zaporedjem dejanj, ki prikazuje storitve/dokumente, ki jih preučujem. Lahko ga uredite z običajnim seznamom ali narišete prostoročno diagram, ki vam ustreza.

Natisnite štiri od teh kontrolnih seznamov na mesec. Med tedenskim pregledom vzemite enega od njih v roko in prekrižajte zaključene predmete s seznama. Ta preprosta vaja vas bo motivirala, da nadaljujete s temi pregledi.

Faza 5. Dejanja

Ko je načrt za teden sestavljen, je treba še ukrepati. Izogibajte se eni največjih začetniških napak GTD, ko porabite preveč časa za organizacijo nalog, namesto da bi jih dejansko dokončali.

Tukaj je nekaj nasvetov za učinkovitejša dejanja.

1. Naredite načrt za dan na podlagi načrta za teden. Razdelite svoj dan na bloke, tako da naredite 2-3 bloke za pomembne naloge in nekaj blokov za druga opravila. Povprečno trajanje blokov je 60–120 minut. Vstavite prosti čas med bloki za nepredvidena opravila.
2. Delajte na sistemu Pomodoro, za to lahko nastavite časovnik na telefonu. Njegovo bistvo je preprosto: vsakih 25-30 minut dela si vzemite odmor za pet minut, po tretjem delovnem bloku pa daljši odmor (15-30 minut). Skupno so trije bloki po 30 minut, s petminutnimi odmori, ki jim sledi dolg odmor 15-30 minut. Na dan lahko naredite 2-4 takšne cikle, odvisno od tega, kako pogosto ste moteni.
3. Med bloki s pomembnimi stvarmi poskusite, da vas ne motijo drugi ljudje in tuji zvoki (za to lahko v slušalkah vklopite posebno glasbo za koncentracijo).
4. Ugotovite, kdaj je vaša energijska raven najvišja (na primer od 7. do 9. ure zjutraj), in v tem času počnite najpomembnejše stvari, ki vas približajo vašim osebnim ciljem.
5. Ne načrtujte preveč pomembnih stvari za dan: 1-3 je dovolj. Pomembno je, da ste na koncu dneva, potem ko pogledate prečrtane naloge v vašem načrtu, zadovoljni in naredite enak realen načrt za jutri.