Kako preprečiti, da bi vas črke preplavile

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Obstajata dve kategoriji ljudi. Nekateri imajo popoln red v vsem: črke so razvrščene, ikone na namizju so urejene. Drugi brez strahu ne morejo odpreti svojega nabiralnika, saj je cel val neprebranih pisem, ki jih je vsak dan več. Vendar je z njimi enostavno obravnavati.

Preprosto razčlenjevanje črk ne bo popravilo situacije, če je nabiralnik videti kot prepolna omara, katere vrata odprete z zaprtimi očmi, da nič ne pade ven. Spremeniti morate svoj pristop k delu s pošto. Potem lahko učinkoviteje porabite čas, ki ga običajno porabite za neskončen tok novih sporočil – za pomembnejša opravila.

Če se želite dvigniti s tal, si najprej zastavite dve vprašanji:

1. Zakaj prejemate veliko e-poštnih sporočil?
2. Kaj vam preprečuje, da bi jih hitro razstavili?

Na podlagi svojih odgovorov se lotite reševanja težave in na tej poti uporabite nekaj koristnih nasvetov.

Sprejeti odločitve

Blokada v nabiralniku lahko kaže na težave pri odločanju. Mnogi ljudje preprosto niso pripravljeni prevzeti odgovornosti. Vprašanja, na katera je treba odgovoriti, odložijo na pozneje, da bi vse rešili v bolj sproščenem vzdušju. Ali pa najdejo druge izgovore zase, samo da zdaj ne pošljejo odgovornega pisma.

Da ne bi vsako elektronsko pošto začeli z opravičilom, ker zamujate z odgovorom, da se je pismo izgubilo med drugimi ali zašlo v neželeno pošto (in v resnici ostal tihi očitek v nabiralniku, ki potrpežljivo čaka na trenutek, ko ga odprete spet), delajte na sebi: sprejemajte odločitve.

Naj bo pravilo, da odprete pismo, takoj naredite, kar od vas zahteva, in takoj napišite odgovor. In ne klikajte na križ, dokler ni poslana pošta.

Znebite se presežka

Z lahkoto se izognete prejemanju nekaterih pisem:

1. Odjavite se od nepotrebnih poštnih sporočil, na katere že dolgo niste bili pozorni. To je stvar nekaj sekund in nekaj klikov: neprebrana pisma z reklamnimi materiali se ne bodo več kopičila v nabiralniku.
2. Onemogočite obvestila družbenih omrežij in različnih spletnih storitev.
3. Preusmerite pisma, ki jih prejmete na osebno pošto strank, v drug nabiralnik, pri čemer navedite naslov na spletni strani vašega podjetja. Drug izhod je ustvariti ločen obrazec za povratne informacije.

Z eno besedo, naredite vse, da pošta ne postane črna luknja, ki neselektivno posrka vse: potrebno in nepotrebno.

Prilagodite filtre

Če potrebujete glasila, da izveste o najboljših materialih iz vaših najljubših medijev ali popuste v spletnih trgovinah, jih lahko pustite. Toda odstranite iz mape z živo mapo »Prejeto« s filtri. Poštna storitev, ki jih uporablja, bo sama pošiljala pisma v potrebne mape.

Osnova za filtriranje je lahko naslov pošiljatelja ali na primer ključne besede v telesu sporočila. Vse je odvisno od vrste črk, ki jih želite odstraniti iz glavne poštne mape.

Poiščite drugega upravitelja opravil

Nabiralnik ne sme nadomestiti vašega klasičnega seznama opravil v zvezku ali aplikacije za razporejanje. Takoj, ko prejmete pismo in skupaj z njim nov kovček, ga prenesite s pošte na seznam opravil.

Narekujte odgovore

Če so vam odgovori težki zaradi dejstva, da vam ni všeč postopek pisanja pisem, pojdite v drugo smer. Poskusite uporabiti funkcijo narekovanja: tehnika bo sama posnela, kar želite povedati. Za najmanj konservativne ljudi na vašem seznamu stikov se lahko odzovete celo s pomočjo videoposnetkov, priloženih pismu.

Odprite pošto po urniku

Nasveti niso relevantni za vse, saj morate pogosto biti v stiku 24 ur na dan. Vendar pa je morda še vedno koristno za nekatere.

Določite si časovne okvire za pošiljanje po pošti čez dan. Nato naenkrat odgovorite na vsa pisma, ki so prišla med vašo odsotnostjo.

Ne spreminjajte pošte v zvezek

Telefonske številke, gesla, naslovi - vse to ne sme biti shranjeno v drobovju nabiralnika, ampak pri roki: v zvezku, na seznamu stikov na pametnem telefonu, na nalepkah, prilepljenih na delovnem mestu. Prenesite potrebne informacije iz pošte tja, kjer jih boste lažje našli: še vedno ni zelo priročno uporabljati iskanje po črkah ves čas.

Prav tako ne pošiljajte pisem z opombami sami sebi. Mnogi ljudje to storijo tako, da po pošti zapišejo informacije, ki si jih je treba zapomniti. Dodajte slike prilogam, ki jih želite shraniti. Po pošti kopičijo pisma s povezavami do člankov, ki jih želite prebrati pozneje, ko pride čas.

Posledično je takšnih črk toliko, da izgubijo pomen. K njim se nikoli več ne vrnejo, ker se pomikajo navzdol po seznamu - in so kmalu pozabljeni.

Uporabite Tumblr ali Pinterest za shranjevanje čudovitih fotografij in pisanje zapiskov v posebnih aplikacijah.

Z upoštevanjem teh pravil boste lahko vzdrževali red v svojem nabiralniku in optimizirali čas, porabljen za delo s pošto.