5 alternativ klasičnemu seznamu opravil

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Vodite seznam opravil, a še vedno ne počnete ničesar? Potem je ta članek za vas! Pokazal vam bo pet alternativnih načinov za vzdrževanje seznamov opravil.

Seznam opravil je nujen element učinkovitega dela. V teoriji. V praksi seznami opravil pogosto ne vodijo do produktivnosti. Zakaj? Razlogov je veliko.

Včasih sedimo in oklevamo pri dokončanju preprostih nalog, včasih odlašamo in odlagamo reševanje težkih na pozneje. Seznam opravil bi moral motivirati, vendar nas pogosto, nasprotno, razočara. Še posebej, če na koncu dneva vidite, da večina načrtovanega ni narejena.

Ko se vse to naloži drug na drugega, se zdi, da izdelava seznamov traja dlje kot izvajanje nalog, ki so na njih navedene. V članku o sistemu seznamov Benjamina Franklina smo govorili o nekaterih skrivnostih sestavljanja učinkovitih seznamov opravil (opravljanje stvari, določanje prioritet, prilagajanje seznamov opravil spreminjajočim se okoliščinam itd.). V tem članku vam bo Lifehacker predstavil pet novih in izvirnih načinov vzdrževanja seznamov.

1–3–5

Kaj je običajen seznam opravil? Tako je, to je oštevilčen seznam nalog za dan (ali mesec/leto, če govorimo o dolgoročnem načrtovanju). Pozabi.

Poskusite sestaviti svoj seznam opravil po načelu 1-3-5.

Kako deluje?

Zapišite eno glavno nalogo, tri srednje velike in pomembne naloge ter pet manjših, ki jih v primeru pomanjkanja časa lahko prestavite na jutri. To naredite zvečer, da boste zjutraj imeli jasno predstavo o tem, kaj je danes na vašem dnevnem redu.

Če je vaše področje delovanja tako dinamično, da ne morete predvideti (ne)postajanja novih nujnih primerov, potem pustite nekaj trojk ali petic prostih. To vam bo omogočilo, da bo vaš seznam opravil čim bolj prilagodljiv.

Bodite pripravljeni na dejstvo, da pri sestavljanju seznama opravil po principu 1-3-5 morda ne boste vedno mogli prečrtati vseh elementov z njega. Na primer, okoliščine se lahko spremenijo in glavna naloga na trenutni dan bo postala nemogoča. Lahko pa naredite nabor treh nalog srednje pomembnosti ali petih majhnih.

Glavna prednost tega pristopa je, da ni treba dati prednost. Predhodno navedete, kaj mislite, da je pomembno za naslednji dan.

Bullet Journal

Kaj je glavna težava pri načrtovanju papirja? Ko nalogo prečrtate s seznama, nanjo pozabite in nikoli ne boste uganili, kdaj bodo podrobnosti njene izvedbe (telefonske številke, datumi, zapiski itd.) morda spet potrebne. Elektronski načrtovalci so to težavo delno rešili – večina omogoča povezovanje s preteklimi opravili, jih združiti v skupine itd. Kaj pa tisti, ki imajo raje prijetno šelestenje papirja kot zaslon na dotik? Spletni oblikovalec je pripravil sistem, ki poenostavi načrtovanje papirja. Njeno ime je Bullet Journal.

Kako deluje?

Lifehacker je v eni od svojih preteklih publikacij že govoril o sistemu hitrih zapiskov, ki ga je izumil Carroll. Spomnimo se osnovnih načel.

Najprej oštevilčite strani svojega dnevnika. Na prvi strani ustvarite kazalo vsebine - pomagalo vam bo najti informacije, ki jih potrebujete. Nato ustvarite koledar za mesec: dnevi in dnevi v tednu, ampak ravno nasprotno - naloge in dogodki, ki se zagotovo ne bodo spremenili. Na drugi strani ustvarite seznam opravil za teh 30 dni. V tem primeru je pomembno, da uporabite opombe (potrditvena polja, kroge itd.) za lažje vizualno branje informacij. Na ta način lahko naredite seznam opravil tako za dan kot za teden. Glavna stvar je, da ne pozabite vključiti številk strani v kazalo vsebine.

Anti-to-do

Seznam opravil bi moral biti motivator, ki vam dvigne razpoloženje: »Toliko stvari imam za postoriti in kako lepo je prečrtati še eno muho!«. Toda v resnici mnogi, ko ob koncu dneva odprejo svoj seznam opravil, zapadejo v malodušje: »Lenuh sem! 6 nalog od 10! Neizpolnjene naloge vlečejo dušo kot kamen na dno.

Toda obstaja izhod - vzporedno s seznamom opravil shranite trak proti opravilom.

Kako deluje?

Po besedah soustanovitelja Netscapea Marca Andreessena je anti-to-do proces, kjer ne zapišete, kaj morate storiti, ampak tisto, kar ste že naredili, svoje dosežke.

Vsakič, ko čez dan naredite nekaj koristnega, si to zapišite na svoj seznam neopravilnih opravil na drugi strani kartice. Vsakič, ko boste zapisali svoj dosežek, boste prejeli odmerek endorfina, kot je miška, ki pritisne gumb v kletki in za to dobi kos hrane. In na koncu dneva, preden pripravite novo kartico za jutri, si oglejte današnjo izkaznico, svoj seznam proti-to-do in se razveselite, koliko stvari ste dejansko naredili tisti dan. Nato kartico raztrgajte in zavrzite. Še en dan ni zapravljen.

Tako se lahko dodatno motivirate, da dokončate ta seznam opravil.

Mimogrede, aplikacija iDoneThis deluje na podoben način. Pomaga tudi razumeti, za kaj porabiš svoj čas in kaj koristnega si naredil v dnevu, tednu, mesecu.

Zen sistem produktivnosti

GTD je odličen način za izboljšanje osebne uspešnosti. Vendar metoda Davida Allena ni primerna za vsakogar. Tako se je drugi slavni guru produktivnosti, Leo Babauta, odločil poenostaviti ta sistem in pripravil Zen to Done (ZTD).

Kako deluje?

ZTD je vse o preprostosti in osredotočenosti na početje in delati tukaj in zdaj. Babauta je opredelil pet glavnih problemov GTD in predlagal rešitve. Za sezname opravil to pomeni naslednje:

1. Naredite preproste tematske sezname. Na primer, na kartico z imenom »Delo« zapišite samo naloge, povezane z vašo poklicno dejavnostjo.

2. Seznam posodabljajte. Vedno imejte s seboj pripomoček ali zvezek, kamor lahko zapišete nenadne ideje ali naloge.

3. Bodite relevantni. Navedite le tiste naloge, ki so resnično pomembne za seznam opravil.

Stop seznami

Na prvi pogled je izraz »seznam nehaj opravljati« popolnoma v nasprotju z načrtovanjem opravil. Ampak samo na začetku.

Kako deluje?

Na seznam stop doing zapišete tudi svoje zadeve, vendar ne tiste, ki jih potrebujete in morate opraviti, temveč tiste, ki se jih želite znebiti. Na primer, želite prenehati kaditi, prenehati uporabljati družbena omrežja in nehati jesti sladkarije ponoči. To so točke vašega nehanega dela. Pravzaprav je to eden od načinov za boj proti kronofagom.

Chris Guillebeau v svoji knjigi Umetnost neskladnosti piše:

Najboljši način, da nehate izgubljati čas za neumnosti, je ustvariti stop list. Stop seznam je seznam stvari, ki jih ne želite več početi. Je celo boljši od seznama opravil, saj vam omogoča, da razumete, kaj vas vleče navzdol.

Sam Chris vsako leto ob novoletnih praznikih naredi stop-liste. To mu omogoča, da oceni, kakšen napredek je naredil v zadnjih 12 mesecih.

Da bi prenehanje izvajanja dela delovalo, je pomembno, da se spomnite časa. Preštejte, kako dolgo je navada, ki se je želite znebiti. Nato si nastavite časovno omejitev (ne več kot 20 minut na dan na YouTubu) in jo postopoma nižajte.

Povzetek

Torej, če vam klasično načrtovanje opravil ne deluje, poskusite z eno od zgornjih možnosti. Bolje jih je kombinirati: ne naredite dolgih seznamov, ampak kratke z eno glavno in več sekundarnimi nalogami; voditi priročne in razumljive evidence; motivirajte se s seznamom svojih dosežkov in si vzemite čas, da naredite seznam navad, ki jih morate opustiti.

Če imate svoje pristope k sestavljanju seznamov nalog, jih delite v komentarjih.