7 napak na seznamu opravil, ki ovirajo vašo produktivnost

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Po mnenju strokovnjakov se je treba tem dejavnostim izogibati, da bi kar najbolje izkoristili seznam opravil.

1. Zjutraj naredite seznam

Zdi se naravno, da zjutraj najprej zapišete načrte za dan. Vendar je že prepozno. Tako pravi Eileen Roth, avtorica knjige Organisation for Dummies. "Če zjutraj sestavite seznam opravil in imate ob 8.00 sestanek na drugi strani mesta, potem verjetno ne boste imeli časa za to," pravi.

Na koncu dneva naredite seznam. To vam bo omogočilo, da svoje službene zadeve pustite za sabo in počivate v miru. »Greš domov iz službe in ne razmišljaš več o seznamu opravil, saj si ga že sestavil in veš, kaj boš moral narediti jutri. Vaš um lahko končno počiva, «pravi Eileen.

2. Preveč nalog, da bi jih bilo mogoče našteti

Če lahko vaš seznam opravil traja tedne ali mesece, se že vnaprej pripravljate na neuspeh. Zaradi tega se boste počutili preobremenjeni.

Po mnenju Kyre Bobinet, avtorice knjige Živeti dobro organizirano: 10 lekcij iz kognitivne psihologije in oblikovalskega razmišljanja za zavestno, zdravo in smiselno življenje, so tri naloge idealno število za seznam. "Naši možgani zaznavajo informacije, ki so združene v tri dele," pravi. "Torej začnite z naštevanjem treh najboljših stvari, ki jih morate storiti."

Večina ljudi se niti ne zaveda, kako malo je resnično produktivnih ur v enem dnevu.

»Naša duševna moč je veliko bolj omejen vir kot čas. Vsak dan imamo le 3-6 ur, ko lahko trdo delamo, «pravi Christina Willner, ustvarjalka seznama opravil Amazing Marvin, aplikacij za produktivnost.

Poleg tega se mnogi ne zavedajo, kako dolgo lahko traja dokončanje določenih nalog. Zato so predolgi seznami opravil neučinkoviti. Vilner svetuje, da si ob vsaki nalogi zapišete predviden čas za dokončanje. Sledite temu času, da boste v prihodnosti naredili natančnejše izračune.

3. Vključite sanje ali zelo velike cilje na svoj seznam opravil

Ambiciozni cilji, kot je pisanje knjige ali plezanje na Mount Everest, ne bi smeli biti na vašem seznamu opravil. Namesto tega jih postavite na ločen seznam želja.

Seznam opravil mora vsebovati jasne načrte.

Če morate dokončati velik projekt, ga morate razdeliti na več majhnih in dosegljivih nalog in jih šele nato zapisati na seznam. To svetuje Paula Rizzo, avtorica knjige Razmišljanje s seznami: Kako uporabiti sezname, da bomo bolj produktivni, uspešni in manj anksiozni.

Če pogledate obsežen seznam vseh vaših ciljev, se boste počutili preobremenjeni. Poleg tega boste nezadovoljni s tem, da ne morete dokončati vseh napisanih načrtov. Dejansko nekateri od njih zahtevajo precej časa in truda.

4. Vsako nalogo enakovredno ocenite

Produktivna trenerka Nancy Gaines trdi, da bi moral biti seznam opravkov prednostni seznam. »Vnesite samo tiste stvari, ki pomikajo vašo kariero ali posel naprej,« pravi Gaines. - Če to ni prednostna naloga, potem ne bi smelo biti na seznamu. To vas bo samo zmotilo."

Pri sestavljanju seznama priporoča, da sledite sistemu »3-3-3«: prečrtajte tri najmanj pomembne naloge s seznama, delegirajte tri naloge, ki niso vredne vašega časa, in dokončajte prve tri naloge.

5. Postavite nejasne cilje

Če so naloge na seznamu nejasno oblikovane, boste morali v prihodnosti razmišljati o tem, kako jih izvesti, in se celo spomniti, kaj pomenijo. Zato je treba sestavi seznama posvetiti ustrezno pozornost.

»Preživite malo več časa za načrtovanje in naredite svoj seznam opravil čim bolj natančen,« svetuje Maura Thomas, avtorica knjige Secrets of Personal Productivity. Na primer, namesto da bi napisali »poročilo o stroških«, napišite »vnesite podatke v preglednico«.

Izogibajte se nejasnim besedam, kot so »načrtovati«, »izvajati« ali »razvijati«. »Če vam primanjkuje časa in pogledate besedo »razviti« na seznamu, boste to točko verjetno želeli preskočiti,« pravi Mora. "Shrani te besede za svoj velik seznam projektov."

6. Uporabljajte isti seznam, dokler niso dokončana vsa opravila

»Težava je v tem, da vsak dan prinese nekaj novega. Zato tega, kar ste počeli danes, ne bo nujno potrebno narediti jutri. In vaši načrti za jutri se lahko spremenijo, še preden se ta konča, «pravi Eileen Roth. Zato morate vsak dan narediti nov seznam opravil.

7. Ne vežite seznama s svojim koledarjem

Če seznam in koledar nista vezana drug na drugega in vsebujeta različne naloge, potem skoraj ne boste uspeli opraviti vseh. »V tem primeru ne boste imeli časa za dokončanje nalog s seznama. Razen če morate žrtvovati spanje, vikende, počitnice ali čas, ki bi ga radi preživeli s svojo družino,« opozarja Katie Mazzocco, avtorica knjige Revolucionarna produktivnost: Kako povečati čas, vpliv in dohodek pri vodenju malega podjetja.

Poskusite si v koledarju vedno nameniti čas za dokončanje opravil s seznama.