12 preprostih trikov za hitrejše delo v Excelu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-13 02:55

Kako hitro dodati podatke, ustvariti pametno tabelo ali shraniti neshranjeno datoteko.

1. Hitro dodajte nove podatke v grafikon

Če se na listu za narisani diagram pojavijo novi podatki, ki jih je treba dodati, lahko preprosto izberete obseg z novimi informacijami, ga kopirate (Ctrl + C) in nato prilepite neposredno v diagram (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Recimo, da imate seznam polnih imen (Ivanov Ivan Ivanovič), ki jih morate spremeniti v skrajšana imena (Ivanov I. I.). Če želite to narediti, morate samo začeti ročno pisati želeno besedilo v sosednji stolpec. V drugi ali tretji vrstici bo Excel poskušal predvideti naša dejanja in samodejno izvedel nadaljnjo obdelavo. Vse kar morate storiti je, da pritisnete tipko Enter za potrditev in vsa imena bodo takoj pretvorjena. Podobno lahko izvlečete imena iz e-pošte, lepite imena iz fragmentov itd.

3. Kopirajte brez prekinitve formatov

Najverjetneje se zavedate čarobnega označevalca samodokončanja. To je tanek črn križec v spodnjem desnem kotu celice, s potegom na katerega lahko kopirate vsebino celice ali formule v več celic hkrati. Vendar pa obstaja en neprijeten odtenek: takšno kopiranje pogosto krši zasnovo tabele, saj se ne kopira samo formula, temveč tudi format celice. Temu se je mogoče izogniti. Takoj po vlečenju črnega križa kliknite na pametno oznako - posebno ikono, ki se prikaže v spodnjem desnem kotu kopiranega območja.

Če izberete možnost Izpolni brez oblikovanja, bo Excel kopiral vašo formulo brez oblikovanja in ne bo pokvaril postavitve.

4. Prikaz podatkov iz Excelove preglednice na zemljevidu

V Excelu lahko svoje geopodatke hitro prikažete na interaktivnem zemljevidu, na primer prodajo po mestih. Če želite to narediti, pojdite v trgovino Office na zavihku Vstavljanje in od tam namestite vtičnik Bing Maps. To lahko storite na spletnem mestu s klikom na gumb Get It Now.

Ko dodate modul, ga lahko izberete s spustnega seznama Moje aplikacije na zavihku Vstavljanje in ga postavite na svoj delovni list. Ostaja še, da izberete svoje celice s podatki in kliknete gumb Pokaži lokacije v modulu zemljevida, da vidite naše podatke na njih. Po želji lahko v nastavitvah vtičnika izberete vrsto grafikona in barve za prikaz.

5. Hiter skok na zahtevani list

Če je število delovnih listov v datoteki preseglo 10, je krmarjenje po njih težko. Z desno tipko miške kliknite kateri koli od zavihkov lista gumbov za pomikanje v spodnjem levem kotu zaslona. Prikazalo se bo kazalo vsebine in takoj lahko skočite na kateri koli želeni list.

6. Pretvorite vrstice v stolpce in obratno

Če ste že kdaj morali ročno premikati celice iz vrstic v stolpce, boste cenili naslednji trik:

1. Označite obseg.
2. Kopirajte (Ctrl + C) ali s klikom na desni gumb miške izberite "Kopiraj" (Kopiraj).
3. Z desno tipko miške kliknite celico, kamor želite prilepiti podatke, in v kontekstnem meniju izberite eno od možnosti Posebno lepljenje – ikono Transpose. Starejše različice Excela nimajo te ikone, vendar lahko težavo odpravite tako, da uporabite posebno lepljenje (Ctrl + Alt + V) in izberete možnost Transpose.

7. Spustni seznam v celici

Če naj bi v katero koli celico vnesli strogo določene vrednosti iz dovoljenega nabora (na primer samo "da" in "ne" ali samo s seznama oddelkov podjetja in tako naprej), potem je to mogoče enostavno organizirati z uporabo spustni seznam.

1. Izberite celico (ali obseg celic), ki bi morala imeti takšno omejitev.
2. Kliknite gumb »Validation« na zavihku »Podatki« (Podatki → Validacija).
3. Na spustnem seznamu "Vrsta" (Dovoli) izberite možnost "Seznam" (Seznam).
4. V polju »Vir« določite obseg, ki vsebuje referenčne različice elementov, ki bodo pri tipkanju pozneje izpadli.

8. Pametna miza

Če izberete obseg s podatki in na zavihku »Domov« kliknete »Oblikovanje kot tabelo« (Domov → Oblikuj kot tabelo), se bo naš seznam pretvoril v pametno tabelo, ki lahko naredi veliko uporabnih stvari:

1. Samodejno se raztegne, ko so mu dodane nove vrstice ali stolpci.
2. Vnesene formule bodo samodejno kopirane v celoten stolpec.
3. Glava takšne tabele se pri pomikanju samodejno fiksira in vključuje filtrske gumbe za filtriranje in razvrščanje.
4. Na prikazanem zavihku "Oblikovanje" v takšni tabeli lahko dodate vrstico seštevkov s samodejnim izračunom.

9. Sparklines

Sparklines so miniaturne karte, narisane v celicah, ki vizualizirajo dinamiko naših podatkov. Če jih želite ustvariti, kliknite gumb Line ali Columns v skupini Sparklines na zavihku Vstavljanje. V oknu, ki se odpre, določite obseg z izvirnimi številskimi podatki in celicami, kjer želite prikazati iskrice.

Po kliku na gumb »V redu« jih bo Microsoft Excel ustvaril v določenih celicah. Na zavihku »Oblikovanje«, ki se prikaže, lahko dodatno prilagodite njihovo barvo, vrsto, omogočite prikaz minimalnih in največjih vrednosti itd.

10. Obnovite neshranjene datoteke

Predstavljajte si: zaprete poročilo, s katerim ste se ukvarjali z zadnjo polovico dneva, in v pogovornem oknu, ki se prikaže "Shrani spremembe v datoteko?" nenadoma iz nekega razloga pritisnete "Ne". Pisarna naznani vaš srčni krik, vendar je prepozno: zadnjih nekaj ur dela je šlo ven.

Pravzaprav obstaja možnost, da se stanje popravi. Če imate Excel 2010, kliknite »Datoteka« → »Nedavno« (Datoteka → Nedavno) in v spodnjem desnem kotu zaslona poiščite gumb »Obnovi neshranjene delovne zvezke«.

V Excelu 2013 je pot nekoliko drugačna: Datoteka → Podrobnosti → Nadzor različic → Datoteka - Lastnosti - Obnovi neshranjene delovne zvezke.

V naslednjih različicah Excela odprite Datoteka → Informacije → Upravljanje delovnega zvezka.

Odpre se posebna mapa iz drobovja Microsoft Officea, kamor se v takem primeru shranijo začasne kopije vseh ustvarjenih ali spremenjenih, a neshranjenih knjig.

11. Primerjava dveh razponov za razlike in naključja

Včasih morate pri delu v Excelu primerjati dva seznama in hitro najti elemente, ki so na njih enaki ali različni. Tukaj je najhitrejši in najbolj intuitiven način za to:

1. Izberite oba primerjana stolpca (pridržite tipko Ctrl).
2. Izberite zavihek Domov → Pogojno oblikovanje → Označite pravila celic → Podvojene vrednosti.
3. Na spustnem seznamu izberite možnost Edinstveno.

12. Izbira (prilagoditev) rezultatov izračuna za zahtevane vrednosti

Ste že kdaj prilagodili vhodne vrednosti v izračunu v Excelu, da bi dobili želeni rezultat? V takih trenutkih se počutite kot izkušeni topničar: le nekaj deset ponovitev "podstrel - preleti" - in tukaj je, dolgo pričakovani zadetek!

Microsoft Excel lahko to naredi namesto vas, hitreje in natančneje. Če želite to narediti, kliknite gumb »Kaj, če« na zavihku »Podatki« in izberite ukaz »Izbira parametrov« (Vstavi → Analiza, kaj če → Iskanje cilja). V oknu, ki se prikaže, določite celico, v kateri želite izbrati želeno vrednost, želeni rezultat in vhodno celico, ki jo želite spremeniti. Po kliku na "V redu" bo Excel izvedel do 100 "posnetkov", da bi našel zahtevano vsoto z natančnostjo 0,001.